Zgodnie z brzmieniem art. 24 ust. 1 pkt 21 PZP z postępowania o udzielenie zamówienia, wyklucza się wykonawcę będącego podmiotem zbiorowym, wobec którego sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne na podstawie ustawy z 28.10.2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Definicję podmiotu zbiorowego zawiera art. 2 ww. ustawy. W świetle tego przepisu podmiotem zbiorowym będzie między innymi podmiot, któremu przysługuje status przedsiębiorcy (lecz niebędący osobą fizyczna), osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną.
W celu potwierdzenia braku tej przesłanki wykluczenia wykonawca składa informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 21 PZP. Natomiast jeżeli wykonawca ma siedzibę zagranicą, zamiast informacji z KRK będzie zobowiązany złożyć analogiczną informację z odpowiedniego rejestru funkcjonującego w kraju swojej siedziby bądź, gdy taki rejestr nie funkcjonuje, inny równoważny dokument, lecz wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny.
Jak natomiast powinien postąpić wykonawca, jeżeli w kraju, w którym ma siedzibę nie funkcjonuje odpowiednik rejestru karnego ani nie istnieje możliwość uzyskania dokumentu sądowego lub administracyjnego poświadczającego brak okoliczności opisanych w art. 24 ust. 1 pkt 21 PZP?
Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w § 7 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, który stanowi, że w takiej sytuacji zasadne jest złożenie przez wykonawcę oświadczenia własnego. Oświadczenie takie, zgodnie z dyspozycją powyższego przepisu powinno być złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy.
Oświadczenia własnego złożonego przed notariuszem nie należy utożsamiać z oświadczeniem złożonym w formie aktu notarialnego. W orzecznictwie wskazuje się bowiem, że zamawiający nie ma prawa wymagać od wykonawcy złożenia oświadczenia w formie aktu notarialnego. Dla wykazania braku przesłanki wykluczenia, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 21 wystarczające jest poświadczenie przez notariusza tożsamości osoby składającej oświadczenie w imieniu danego podmiotu zbiorowego, przy czym notariusz nie bada prawdziwości oświadczenia.
Jak wskazała Izba w wyroku z dnia 3 października 2017 r., sygn. akt KIO 1816/17: Pojęcie “Oświadczenie złożone przed notariuszem” należy rozumieć w ten sposób, iż notariusz winien poświadczyć tożsamość osoby składającej oświadczenie – bez konieczności badania prawdziwości tego oświadczenia, jak również konieczności nadawania mu jakiejkolwiek szczególnej formy. Istotą tego rodzaju oświadczenia jest bowiem złożenie jego przez osobę uprawnioną, w tym wypadku do reprezentowania podmiotu zbiorowego, zaś odpowiedzialność za jego treść oraz prawdziwość obciąża osobę, która składa to oświadczenie.”
Izba podkreśliła przy tym, że systemy prawne niektórych krajów mogą w ogóle nie przewidywać odpowiedzialności karnej podmiotów zbiorowych, które to rozwiązanie jest właściwe dla systemu prawnego UE. Stąd konieczność złożenia oświadczenia własnego, a nie dokumentu urzędowego.
