Próbka, której złożenia wymaga zamawiający wraz z ofertą, może pełnić w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dwojaką rolę. Z jednej strony może stanowić część oferty, z drugiej natomiast, dokument o charakterze przedmiotowym, potwierdzający zgodność zaoferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami zamawiającego określonymi w SIWZ. Od prawidłowej kwalifikacji próbki zależą czynności jakie powinien podjąć zamawiający w toku badania i oceny ofert.
W wyroku z dnia 22 października 2019 r., sygn. akt 2002/19, KIO rozpatrywała sprawę, w której wykonawca składając ofertę zaoferował przedmiot zamówienia w postaci opraw oświetleniowych pochodzących od konkretnego producenta, natomiast przedłożona przez niego próbka oraz inne dokumenty przedmiotowe zostały przedstawione dla innego produktu.
Uzupełnienie próbki – czy jest możliwe?
Na gruncie powyższego powstało pytanie, czy w takiej sytuacji należy zastosować treść art. 26 ust. 3 PZP i wezwać wykonawcę do złożenia próbki dla prawidłowego produktu, czy jednak działanie taki byłoby niedopuszczalne i stanowiło niedozwolone negocjowanie treści oferty. W ocenie odwołującego, w tym stanie faktycznym zamawiający nie był uprawniony do wezwania do uzupełnienia lecz powinien odrzucić ofertę konkurenta z uwagi na to, że jej treść nie odpowiada treści SIWZ. Odwołujący argumentował także, że złożenie przez konkurenta dokumentów, w tym próbek dla asortymentu innego producenta niż wskazany w ofercie stanowiło faktycznie oświadczenie o zaoferowaniu innych produktów, a w sprawie miały miejsce niedopuszczalne negocjacje treści oferty.
Próbka jako dokument przedmiotowy albo treść oferty
Różnica pomiędzy dokumentami składającymi się na treść oferty, które konkretyzują świadczenie wykonawcy, a dokumentami przedmiotowymi, które jedynie potwierdzają zgodność świadczenia z wymogami zamawiającego, ma istotne znaczenie. W przypadku uznania próbki za dokument przedmiotowy, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 PZP zamawiający zobowiązany jest bowiem do zastosowania wezwania do jej uzupełnienia w przypadku jej braku. Dokumenty przedmiotowe, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 PZP mogą być bowiem uzupełniane, w przeciwieństwie do dokumentów, które tworzą merytoryczną treść oferty. Zatem w sytuacji, gdy próbka traktowana jest w kategorii treści oferty, nie podlega uzupełnieniu.
Izba uznała, że z uwagi na to, iż w treści SIWZ, zamawiający jednoznacznie wskazał, że certyfikaty CE, deklaracje zgodności oraz próbki zaoferowanego asortymentu są wymagane w celu potwierdzenia, że oferowany przedmiot zamówienia odpowiada wymaganiom zamawiającego i składane na wezwanie, przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, nie ma wątpliwości, iż miały one charakter tzw. dokumentów przedmiotowych. W konsekwencji zamawiający był uprawniony wezwać wykonawcę do uzupełnienia próbki. Co ważne, to treść oferty determinowała jakie produkty oferował wykonawca, a nie treść składanych dokumentów przedmiotowych.
