Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego należy sporządzić ją w postaci elektronicznej i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym pod rygorem nieważności. Po elektronizacji zamówień również pełnomocnictwo składane wraz z ofertą powinno zostać złożone w formie elektronicznej. Wymóg ten wynika z treści art. 99 § 1 KC, który stanowi, że: jeżeli do ważności czynności prawnej jest potrzebna szczególna forma, pełnomocnictwo do jej dokonania powinno być udzielone w tej samej formie. Co w sytuacji, gdy wykonawca pełnomocnictwa takiego nie złoży, albo gdy złożone przez niego pełnomocnictwo jest nieprawidłowe? Wówczas zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do złożenia poprawnego pełnomocnictwa, zgodnie treścią z art. 26 ust. 3a PZP.
Pełnomocnictwo uzupełnione na podstawie art. 26 ust. 3a PZP
Co ważne, prawidłowe pełnomocnictwo przedłożone na wezwanie zamawiającego powinno potwierdzać istnienie umocowania do dokonania danej czynności na dzień jej dokonania. Nie chodzi tutaj jednak o to, aby pełnomocnictwo miało datę wsteczną, lecz aby z jego treści wynikało, że pełnomocnik był uprawniony do dokonania określonej czynności w imieniu mocodawcy. Gdy takiej informacji brak, to może pojawić się problem dotyczący oceny, czy aby na pewno osoba, która złożyła ofertę w imieniu wykonawcy, była do tego umocowana już w momencie jej składania, a nie dopiero w późniejszym terminie.
Takiego zagadnienia dotyczyła sprawa rozpatrywana przez KIO pod sygn. akt KIO 2366/19, gdzie konsorcjum składające się z trzech podmiotów, umocowało jednego z nich – lidera, do złożenia oferty w postępowaniu. Wraz z ofertą złożono pełnomocnictwo podpisane elektronicznie, jednak w toku procedury walidacji okazało się, iż podpisy jednego z członka konsorcjum są niepoprawne. Widząc powyższy brak, zamawiający wezwał konsorcjum na podstawie art. 26 ust. 3a PZP do uzupełnienia pełnomocnictwa zawierającego prawidłowe podpisy.
W odpowiedzi na wezwanie wykonawca złożył pełnomocnictwo o identycznej treści jak uprzednio, jednak opatrzone kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi wszystkich trzech konsorcjantów w dacie uzupełniania dokumentu. Zamawiający uznał jednak, iż takie pełnomocnictwo nie potwierdza umocowania do sporządzenia i złożenia oferty w imieniu konsorcjum i ofertę wykonawcy odrzucił.
Interpretacja treści pełnomocnictwa
Przedmiotem sporu między stronami było m.in. to, czy zamawiający oceniając nowe pełnomocnictwo przedstawione w wyniku wezwania do uzupełnienia przez konsorcjum, miał prawo przyjąć, że nie wykazuje ono umocowania na dzień składania oferty, tylko dlatego, że wprost nie wynika to z jego treści. Czy może jednak zamawiający powinien wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności towarzyszące sprawie, takie choćby jak zawarcie stosownego umocowania w pisemnej umowie konsorcjum czy identyczną treść nowego i starego pełnomocnictwa.
KIO analizując sprawę wskazała, że do oceny pełnomocnictw składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia, znajduje zastosowanie art. 65 § 1 KC, który określa zasady wykładni oświadczeń woli. Zgodnie z tym przepisem oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje. Powyższe powoduje, że zamawiający oceniając pełnomocnictwo przedstawione przez wykonawcę do złożenia oferty w jego imieniu nie może abstrahować od okoliczności, w jakich pełnomocnictwo to zostało udzielone i opierać się wyłącznie na jego literalnej treści.
Podejście Izby należy ocenić jako słuszne. Zbytni formalizm postępowania o udzielenie zamówienia nie powinien bowiem być celem samym w sobie.
