Zgodnie z utrwalonym w doktrynie i orzecznictwie poglądem, w odniesieniu do wezwań do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, obowiązuje zasada jednokrotności, która ma zapobiec nadmiernemu przedłużaniu postępowania. Zamawiający nie może więc wielokrotnie wzywać wykonawcy do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia dokumentów, co oznacza że wezwanie kierowane do wykonawcy powinno być maksymalnie konkretne, jasne, precyzyjne i nie budzące wątpliwości.
Uzupełnianie dokumentów
W przypadku gdy wykonawca nie złoży wymaganych w postępowaniu podmiotowych środków dowodowych lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Stosowne wezwanie zamawiającego jest obligatoryjne, chyba że wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
Precyzyjne wezwanie
W kontekście zasady jednokrotności, istotny jest obowiązek zamawiającego do maksymalnie konkretnego i jednoznacznego sformułowania wezwania. Wykonawca powinien dokładnie wiedzieć jakie dokumenty ma obowiązek złożyć, uzupełnić lub poprawić.
Złożenie, uzupełnienie lub poprawienie dokumentów a złożenie wyjaśnień
Ważne jest również odróżnienie:
- wezwania do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych, których podstawą jest art. 128 ust. 1 PZP;
- od wezwania do żądania wyjaśnienia treści tych środków na podstawie art. 128 ust. 4 PZP.
Co ważne, wyjaśnienie treści nie może powodować powstania treści wcześniej niezawartych w podmiotowych środkach dowodowych, a tym samym służyć obejściu zasady do jednokrotnego wezwania do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia.
Zasada jednokrotności w najnowszym orzecznictwie KIO
Krajowa Izba Odwoławcza restrykcyjnie podchodzi do zasady jednokrotności. W opublikowanym ostatnio uzasadnieniu wyroku z 18 maja 2021 r., wydanego w sprawie o sygn. 939/21, Izba zaprzeczyła możliwości ponownego wezwania do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych nawet w sytuacji, w której braki w tych środkach wynikały ze zmiany okoliczności.
Zmiany po stronie podmiotu trzeciego
W przedmiotowej sprawie wykonawca złożył stosowne oświadczenia podmiotu trzeciego, które jednak zostało ono wycofane przez ten podmiot po terminie złożenia oferty. Zamawiający wezwał wykonawcę aby w razie zamiaru korzystania z zasobów podmiotu trzeciego, przedłożył wszystkie dokumenty wymagane w SWZ dotyczące tego podmiotu. Wykonawca złożył oświadczenie innego podmiotu trzeciego, jednak również ono zostało cofnięte. Zamawiający nie wzywał już wykonawcy do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych. Wykonawca z własnej inicjatywy, po wycofaniu oświadczenia przez drugi podmiot, przedłożył oświadczenie trzeciego podmiotu o udostępnieniu zasobów. Zamawiający odrzucił jednak ofertę wykonawcy z uwagi na niespełnienie przez ofertę warunków udziału w postępowaniu, ponieważ nie wykazał on, że spełnia te warunki lub że w celu spełnienia tych warunków dysponuje zasobami podmiotu trzeciego.
Zamawiający wzywa tylko raz
W ocenie KIO postępowanie zamawiającego było słuszne, ponieważ podmiotowe środki dowodowe ulegają uzupełnieniu tylko raz. Nie ma przy tym znaczenia, że w wyniku wezwanie do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych wykonawca składa inny dokument niż poprzednio. Nie oznacza to, że w przypadku niekompletności lub błędów w tym dokumencie zamawiający będzie uprawniony do wystosowania do wykonawcy ponownego wezwania. Izba wskazała dodatkowo, że w przypadku posłużenia się zasobami podmiotów trzecich, to na wykonawcy spoczywa obowiązek wyboru podmiotu, z należytą starannością i dbałością o pewność kontrahenta. Dlatego też przygotowując ofertę i wybierając partnerów biznesowych do jej realizacji, warto postawić na podmioty godne zaufania, z którymi wykonawca współpracował w przeszłości.
