HomeAktualności

Dokument elektroniczny czy elektroniczna kopia dokumentu?

W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, od dnia 18 października 2018 r. obowiązuje tzw. pełna elektronizacja postępowań o udzielenie zamówienia. Powyższe skutkuje tym, że wykonawcy są zobowiązani, pod rygorem nieważności, składać w postaci elektronicznej i dodatkowo opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokumenty i oświadczenia wymienione w art. 10a ust. 5 PZP.

Wymóg ten obejmuje zatem oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczenie z art. 25a PZP, w tym JEDZ. Warto przy tym pamiętać, że kwalifikowany podpis elektroniczny to nie to samo co podpis zaufany EPUAP.

W związku ze zmianami, pojawia się pytanie, w jakiej formie powinny być składane inne dokumenty i oświadczenia niż te, o którym mowa wyżej. Chodzi przede wszystkim o dokumenty dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz niepodlegania wykluczeniu.

Poszukując odpowiedzi na tak postanowione pytanie, należy sięgnąć do znowelizowanych rozporządzeń wykonawczych tj. rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu[1] oraz rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawców[2].

Rozporządzenia te przewidują, iż inne dokumenty i oświadczenia należy składać w oryginałach w postaci dokumentu elektronicznego (będą to choćby zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek z ZUS, które mają formę dokumentu elektronicznego). Natomiast jeżeli oryginał takiego dokumentu lub oświadczenia nie został sporządzony w postaci dokumentu elektronicznego, to wykonawca ma możliwość sporządzenia i złożenia jego elektronicznej kopii.

Co ważne, taka elektroniczna kopia oświadczenia lub dokumentu, musi być poświadczona za zgodność z oryginałem przy pomocy kwalifikowanego podpisu. Podpisem takim powinien dysponować nie tylko wykonawca, ale również  podwykonawcy i podmioty, na których zasoby wykonawca się powołuje w postępowaniu. Poświadczenie polega bowiem na tym, że odpowiednio wykonawca, podmiot trzeci na którego zasoby się powołuje lub podwykonawca, opatrzy elektroniczną kopię dokumentu lub oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce polegać to będzie na poświadczeniu skanu danego dokumentu czy oświadczenia.

Co ciekawe, przewidziano ułatwienie dla tych wykonawców, którzy przekazują pliki skompresowane. Wówczas wystarczy raz opatrzyć plik zawierający skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co jest równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku. Nie dotyczy to jednak kopii poświadczonych odpowiednio przez inne podmioty.

 

[1] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U.2017.1320 z dnia 2017.07.04 z późn. zm.).

[2] Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U.2016.1126 z dnia 2016.07.27 z późn. zm.)