Audit von öffentlichen Aufträgen und Beschaffungsverfahren

Die Kanzlei GJW Gramza i Wspólnicy führt umfassende Audits öffentlicher Aufträge sowie von Beschaffungsverfahren durch, die sowohl von Einrichtungen durchgeführt werden, die zur Anwendung der Vorschriften des Vergaberechts verpflichtet sind, als auch von Organisationen, die auf der Grundlage interner Regelwerke, Projektleitlinien oder Finanzierungsbedingungen handeln.

Unsere Tätigkeit umfasst die Prüfung öffentlicher Aufträge in praktischer Hinsicht – wir konzentrieren uns nicht nur auf die formale Übereinstimmung mit den Vorschriften, sondern auch auf die Identifizierung von Risiken, die zur Beanstandung von Verfahrensergebnissen oder Ausgaben führen können. Im Rahmen unserer Beratungsleistungen im Bereich des öffentlichen Vergaberechts schlagen wir Lösungen vor, die den Beschaffungsprozess strukturieren und die Sicherheit seiner Durchführung erhöhen.

Bei kofinanzierten Projekten berücksichtigt das Audit auch Aspekte im Zusammenhang mit der Abrechnung öffentlicher Mittel, darunter den Einfluss der Verfahren auf die Förderfähigkeit der Ausgaben, die Wirtschaftlichkeit der Kosten sowie die Vereinbarkeit mit den Regeln des Beihilferechts. Wir analysieren, ob die Art der Verfahrensdurchführung nicht zur Entstehung eines selektiven Vorteils führt und ob die gewählten Lösungen marktgerecht und im Rahmen einer Kontrolle vertretbar sind.

Umfassender Umfang des Audits und der Kontrolle öffentlicher Aufträge

Der Umfang unserer Leistungen umfasst insbesondere:

• die Analyse von Beschaffungsordnungen und internen Verfahren zur Vergabe von Aufträgen, einschließlich Entscheidungs- und Kontrollmechanismen,
• eine sorgfältige Prüfung der Vereinbarkeit mit dem Vergaberecht: Wahl der Verfahrensart, Schätzung des Auftragswerts, Beschreibung des Auftragsgegenstands, Teilnahmebedingungen, Zuschlagskriterien, Kommunikation und Fristen,
• die Analyse der Verfahrensunterlagen: Bekanntmachungen, SWZ/OPZ, Erläuterungen, Protokolle, Angebotsbewertung, Auswahl des Auftragnehmers, Ausschlüsse und Zurückweisungen,
• die Analyse von Verträgen und Vertragsänderungen, die infolge von Verfahren geschlossen werden, einschließlich der Vereinbarkeit von Änderungen mit den Anforderungen des Vergaberechts und den Finanzierungsbedingungen,
• die Bewertung von Mechanismen zur Sicherstellung von Unparteilichkeit und Transparenz des Verfahrens, einschließlich der Identifizierung und Handhabung von Interessenkonflikten,
• die Prüfung der ordnungsgemäßen Anwendung qualitativer und nichtpreislicher Kriterien sowie der Art und Weise der Dokumentation der Bewertung,
• das Audit öffentlicher Aufträge in aus öffentlichen Mitteln finanzierten Projekten, einschließlich des Audits eines EU-Projekts hinsichtlich der Vereinbarkeit mit den Leitlinien, dem Wettbewerbsgrundsatz und den Dokumentationsanforderungen,
• die Analyse des Einflusses von Beschaffungsverfahren auf die Projektabrechnung und die Möglichkeit der Beanstandung von Ausgaben, einschließlich des Risikos finanzieller Korrekturen,
• die Berücksichtigung beihilferechtlicher Aspekte: Bewertung, ob die Art der Auswahl des Auftragnehmers und die Ausgestaltung der Leistungen keinen selektiven Vorteil erzeugen und ob die Kosten marktgerecht und überprüfbar bleiben,
• die Konzeption von Abhilfemaßnahmen: Änderungen von Regelwerken, Dokumentvorlagen, Checklisten, Standards für Begründungen und Archivierung,
• spezialisierte Schulungen für Teams, die am Beschaffungsprozess beteiligt sind, mit dem Ziel eines einheitlichen Standards für Verfahren und die Dokumentation von Entscheidungen.

Ergebnis des Audits

Das Ergebnis des Audits ist ein praxisnahes Material zur Umsetzung: eine Beschreibung der identifizierten Bereiche, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen, Hinweise auf Korrekturmaßnahmen sowie Vorschläge für Änderungen von Dokumenten und Verfahren. Wir formulieren unsere Empfehlungen so, dass sie unmittelbar in laufenden Verfahren sowie bei der Vorbereitung der Organisation auf Kontrollen öffentlicher Aufträge und im Prozess der Projektabrechnung, einschließlich von aus Mitteln der Europäischen Union kofinanzierten Projekten, angewendet werden können.

Unser Ansatz

Wir führen Audits in einem Umfang durch, der der Größe der Tätigkeit und den identifizierten Risiken angemessen ist. Unsere Juristen nutzen ihre langjährige Erfahrung bei der Umsetzung komplexer Projekte im Bereich des öffentlichen Vergaberechts und konzentrieren sich auf den wirksamen Schutz der Interessen unserer Mandanten sowie auf die Sicherheit der geführten Verfahren. Das von uns durchgeführte Audit öffentlicher Aufträge beschränkt sich nicht auf die formale Prüfung der Dokumentation, sondern umfasst auch die Bewertung von Risiken und den praktischen Folgen der gewählten Lösungen.

Unsere rechtliche Beratung im Bereich des öffentlichen Vergaberechts ist praxisorientiert und auf Umsetzung ausgerichtet. Wir unterstützen Mandanten bei Entscheidungen, die rechtskonform, zugleich aber auch wirtschaftlich begründet und im Rahmen von Kontrollen vertretbar sind. Im Fall des Audits eines EU-Projekts prüfen wir unter anderem die Schätzung des Auftragswerts nach dem Vergaberecht, einschließlich ihrer ordnungsgemäßen Dokumentation, sowie den Einfluss der Verfahren auf die Förderfähigkeit der Ausgaben.