Nie tak rzadką sytuacją jest to, że wykonawcy wraz z ofertą składają dokumenty niewymagane przez zamawiającego.
Zagadnienie dotyczące oceniania tego typu dokumentów pojawiło się w jednej z kontroli przeprowadzanych przez Prezesa UZP. W kontrolowanym postępowaniu zainteresowani oferenci mieli wykazać, iż dysponują osobami spełniającymi kryteria zamawiającego, w tym kierownikiem robót posiadającym uprawnienia budowlane do kierowania robotami bez ograniczeń w specjalności instalacyjnej w zakresie instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych.
Jeden z wykonawców biorących udział w rzeczonym postępowaniu przedstawił w wykazie osób, iż dysponuje kierownikiem robót, oświadczając, przy tym, że posiada on niezbędne uprawnienia budowlane bez ograniczeń. Jednocześnie wykonawca załączył do oferty dokument w postaci decyzji nadającej uprawnienia budowlane na potwierdzenie spełniania ww. warunku. Co istotne, zamawiający nie żądał od wykonawców składania dokumentów potwierdzających wymagane uprawnienia, a wykonawca przedstawił decyzję nadającą uprawnienia wyłącznie z własnej inicjatywy.
Składanie przez wykonawców tego typu dokumentów, jak i dokumentów stanowiących potwierdzenie przynależności danej osoby do samorządu zawodowego jest dość powszechne.
Z powyższego dokumentu wynikało, iż zakres uprawnień kierownika robót jest ograniczony do powszechnie znanych rozwiązaniach konstrukcyjnych. Jak w tej sytuacji postąpił zamawiający? Stwierdził, iż nie był uprawniony do badania załączonej przez oferenta decyzji, gdyż nie było obowiązku jej składania. Wskazał przy tym na zasadę równego traktowania wykonawców. W ocenie zamawiającego skoro inni oferenci nie załączyli takiego dokumentu, to jego weryfikacja doprowadziłaby do naruszenia zasady konkurencyjności postępowania. W konsekwencji zamawiający nie wezwał oferenta do uzupełnienia wykazu osób w trybie art. 26 ust. 3 PZP.
Prezes UZP stwierdził (co następnie potwierdziła Izba w uchwale KIO/KD 19/17), że załączony do oferty dokument, jakkolwiek nie było obowiązku jego przedkładania, jako zawierający istotne informacje mające znaczenie w przy ocenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu i ewentualny wpływ na wynik, powinien być poddany badaniu i uwzględniony przy ocenie spełniania warunków udziału. Dokument ten stanowi bowiem dowód istotny przy podejmowaniu decyzji przez zamawiającego, w tym także o wyniku postępowania. Pomijanie treści decyzji o zakresie uprawnień z powołaniem przez zamawiającego zasady równego traktowania uczestników doprowadziłoby do aprobowania oferty jednoznacznie niezgodnej z postanowieniami SIWZ.
W takim stanie rzeczy zamawiający powinien był wezwać wykonawcę do złożenia stosownego wykazu osób na potwierdzenie spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.
