Na gruncie dotychczasowych przepisów Prawa zamówień publicznych otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
W związku z elektronizacją postępowań o udzielenie zamówienia publicznego samej czynności otwarcia ofert towarzyszyło wiele problemów natury technicznej. Zamawiający napotykali choćby problemy z pobraniem oferty, jej odszyfrowaniem czy z otwarciem samych plików, na skutek czego niejednokrotnie dochodziło do unieważnienia postępowania bądź uznania, że oferta danego wykonawcy nie została złożona. Czy nowe PZP znalazło remedium na pojawiające się problemy?
Otwarcie ofert w nowym PZP 2021
Kwestie związane z otwarciem ofert nowe Prawo zamówień publicznych reguluje w art. 221 oraz 222 nPZP. Kluczową zmianą w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego jest rezygnacja ustawodawcy z publicznego otwarcia ofert oraz uregulowanie sytuacji dotyczących awarii systemu teleinformatycznego. Należy pamiętać, że mimo, iż ustawa nie wymaga od zamawiającego, tak jak ma to miejsce w dotychczas, publicznego otwarcia ofert, to również nie wyłącza takiej możliwości.
Nadal zamawiający ma obowiązek zapewnić, aby z zawartością ofert nie można było się zapoznać przed upływem terminu ich otwarcia. Przy czym w myśl art. 222 ust. 1 nPZP:
Otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy takie rozwiązanie ma pozwolić na wyeliminowanie ewentualnych problemów związanych z błędami systemowymi i pomijania tych ofert, które zostały zarejestrowane w systemie teleinformatycznym zamawiającego w terminie składania ofert, ale z przyczyn nieleżących po stronie wykonawcy nie mogły być odczytane lub zlokalizowane przez zamawiającego w tym terminie.
Awaria systemu
Ważną zmianą jest wyraźne uregulowanie skutków potencjalnych awarii systemu i ich wpływu na czynność otwarcia ofert. Nowe PZP 2021 przewiduje, że w sytuacji gdy otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego i nastąpi awaria tego systemu powodująca brak możliwości otwarcia ofert, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii. Zamawiający informuje przy tym o zmianie terminu otwarcia na stronie internetowej w myśl zasady przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Zgodnie z treścią art. 222 ust. 4 nPZP zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, będzie podawał na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Natomiast niezwłocznie po otwarciu ofert będzie udostępniał na stronie internetowej także informacje o firmach albo imionach i nazwiskach oraz odpowiednio siedzibach w przypadku firm, miejscach prowadzenia działalności w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte oraz o cenach lub kosztach zawartych w ofertach. Przy czym nie podaje się informacji o cenach albo kosztach ofertowych, w przypadku ofert, które nie są ofertami ostatecznymi. W przypadku takich ofert, które podlegają negocjacjom, zamawiający udostępnia ww. informacje dopiero po otwarciu ofert ostatecznych albo unieważnieniu postępowania.
