Zgodnie z art. 180 ust. 5 PZP przed upływem terminu do wniesienia odwołania odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu.
Przesłanie kopii powinno nastąpić w taki sposób, aby zamawiający mógł zapoznać się z jego treścią jeszcze przed upływem tego terminu. Wystarczające jest tutaj przesłanie kopii odwołania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a zatem e-mailem.
Jednak co w praktyce znaczy przekazać „kopię odwołania”? Czy należy każdorazowo przesłać zamawiającemu skan podpisanego pisma? Czy może wystarczające będzie przekazanie jedynie pliku w formacie Word lub PDF bez podpisu odwołującego? Niedochowanie powyższego wymogu przekazania kopii odwołania zamawiającemu, ma o tyle istotne znaczenie, że skutkuje odrzuceniem odwołania przez Izbę, zgodnie z art. 180 ust. 2 pkt 7 PZP.
W orzecznictwie Izby podkreśla się, że kopia odwołania przekazywana zamawiającemu ma umożliwić mu zapoznanie się z jego treścią, a zatem kwestia samego podpisu pozostaje obojętna dla ustalenia, czy zamawiający miał możliwość poznania całości zarzutów i żądań kierowanych przez odwołującego. Powyższe powoduje, że sam brak podpisu pod plikiem Word czy PDF nie ma znaczenia dla skutecznego przekazania kopii odwołania zamawiającemu.
Stanowisko takie potwierdza wiele orzeczeń Izby np. wyrok z dnia 6 marca 2017 r. sygn. akt: KIO 283/17, KIO 291/17, KIO 298/17; wyrok z dnia 11 czerwca 2014 r., sygn. akt KIO 1060/14; czy też postanowienie KIO z dnia 28 sierpnia 2017 r., sygn. akt KIO 1704/17. W tym ostatnim orzeczeniu Izba słusznie wskazała, iż przesłanie kopii odwołania mailem, w pliku PDF, bez podpisu nie stanowi podstawy do odrzucenia odwołania. W ocenie Izby odwołujący prawidłowo wypełnił dyspozycję art. 180 ust. 5 PZP, przesyłając zamawiający kopię odwołania, a to dlatego, że przepisy PZP nie przewidują dla “kopii odwołania” jakiejkolwiek formy. Kluczowe jest jedynie zapoznanie zamawiającego z kompletną treścią odwołania, aby mógł przygotować stanowisko procesowe.
Wprawdzie w starszym orzecznictwie Izby znaleźć można też przeciwne stanowisko, np. zaprezentowane w postanowieniu z dnia 26 stycznia 2015 r., sygn. akt KIO 2815/14, gdzie Izba podkreśliła, że obowiązek przekazania kopii odwołania, dotyczy „przekazania pełnej kopii odwołania, a więc zarówno jego treści, jak i statuującego go podpisu. Innymi słowy – podpisanego odwołania”. Jednak postanowienie to zostało zaskarżone do Sądu Okręgowego, który nie podzielił stanowiska wyrażonego wówczas przez Izbę. Sąd Okręgowy w Łodzi w postanowieniu z dnia 23 kwietnia 2015 r., sygn. akt III Ca 302/15, wskazał, iż brak podpisu na kopii odwołania nie stanowi wady skutkującej odrzuceniem przez odwołania.
