Czas to dobro rzadkie. Warto je szanować i rozsądnie nim gospodarować. Jest nieodnawialne i marnotrawienie go oznacza wzrost kosztów inwestycji. W zarządzaniu projektami jest to jeden z czynników decydujących o sukcesie przedsięwzięcia. Wszelkie zmiany i opóźnienia terminu są kosztowne, bo czas to pieniądz.
Dobry harmonogram projektu to podstawa
Inwestycja wiąże się z dużym przedsięwzięciem, zaangażowane są zazwyczaj znaczne środki finansowe i ludzkie. Aby rozsądnie gospodarować czasem i wiedzieć, co i kiedy mamy zrobić, potrzebny jest plan. Szczegółowe rozpisanie zadań daje możliwość uporządkowania całego projektu. Określa z góry potrzebne zasoby, jest punktem odniesienia do kontrolowania przebiegu inwestycji i oceny stopnia realizacji działań oraz sprawności działania członków zespołu. Dodanie do niego elementu czasu przekształca go w harmonogram, który jest podstawą każdej inwestycji.
Harmonogram projektu spełnia następujące funkcje:
-
- porządkuje działania całego zespołu,
- jest narzędziem kontroli stopnia realizacji zadań,
- określa, w którym miejscu inwestycji się znajdujemy.
Pozwala on uniknąć przestojów i bezproduktywnego marnowania czasu. Istnieją nadzwyczajne okoliczności, które mogą spowodować opóźnienia lub zmianę terminu realizacji. Jednakże, nawet w takich sytuacjach, dobrze skonstruowany harmonogram projektu dopasuje się do nowych warunków, a realizacja inwestycji nie będzie zagrożona.
Jak przygotować harmonogram projektu?
Aby powstał harmonogram, musimy określić i spisać działania niezbędne do realizacji inwestycji. Im bardziej szczegółowo i konkretnie to zrobimy, tym mniej wątpliwości, co do zakresu i charakteru konkretnego działania, będą mieli uczestnicy projektu.
Mając opis działań, możemy przystąpić do określenia kolejności ich wykonywania. Istotą projektu jest to, że pomiędzy jego poszczególnymi elementami zachodzą interakcje. Nie zawsze jest to prosta zależność – jak się skończy jedno, to zaczyna się drugie. Czasami działania są prowadzone równolegle, a czasami niektóre powinny się zaczynać tuż przed ukończeniem innych. Wszystkie te zależności powinien zawierać harmonogram i jasno określać następowanie po sobie odpowiednich kroków.
W kolejnym etapie szacujemy zasoby. Chodzi tutaj nie tylko o budżet dla poszczególnych zadań, ale również środki techniczne, narzędzia i przypisanie odpowiedzialności za wykonanie zadań do odpowiednich ludzi. Jak każde duże przedsięwzięcie, jest to praca zespołowa, wszyscy pracują na sukces projektu i jednocześnie każdy ma swój udział w projekcie. Przy dobrze wyznaczonym celu nadrzędnym, uczestnicy tego procesu dokładnie wiedzą, co i w jakim celu mają zrobić.
W następnym kroku przypisujemy czas trwania do poszczególnych działań. Ten istotny element harmonogramu projektu ukaże nam rozplanowanie inwestycji na linii czasu. Da nam również odpowiedź, kiedy inwestycja, zgodnie z założeniami, będzie zakończona.
Jeżeli przygotujemy wszystkie elementy harmonogramu, to na końcu pozostaje je złożyć i opracować w formie jednego dokumentu. Warunkiem jest prawidłowe wykonanie wszystkich czynności poprzedzających jego spisanie.
Techniki tworzenia harmonogramu projektu
Przy wyborze metody sporządzania harmonogramu projektu skupiamy się nadal na inwestycji i na jej charakterze – to ona determinuje nam, jaka ścieżka przygotowania harmonogramu będzie właściwa i najefektywniejsza. Spośród stosowanych w praktyce gospodarczej technik, warto przybliżyć te, które są najciekawsze i najbardziej uniwersalne.
W zarządzaniu projektami najczęściej przygotowuje się tzw. wykres Gantta. Wykorzystuje on elementy graficzne do oznaczania zadań o różnym stopniu ważności. W ten sposób rozpisujemy cały projekt na poszczególne etapy i zaznaczamy wszystkie miejsca, w których zadania czasowo się pokrywają oraz wskazujemy te, które zamykają poszczególne etapy projektu (tzw. kamienie milowe).
Planowanie kroczące (z ang. rolling wave planning) opisuje te elementy harmonogramu, które mają miejsce w bliższej perspektywie i zostały szczegółowo opracowane. Dalsze etapy ustalamy jedynie ramowo. W miarę przebiegu projektu i realizacji wcześniejszych działań nabierają one konkretnych cech i parametrów. Takie rozwiązanie sprawdzi się w przypadku napiętych terminowo harmonogramów, gdzie drobiazgowe zaplanowanie działań jest albo niemożliwe, albo nieefektywne, bo wymaga wcześniejszego zamknięcia poprzedzających je etapów.
Planowanie oddolne (tzw. „bottom-up) bazuje na aktywnym udziale członków zespołu przy tworzeniu harmonogramu. Określają oni sami zadania i czas, jaki jest potrzebny do ich realizacji. Cząstkowe elementy grupowane są w większe części, które z kolei tworzą całość projektu. Metoda angażuje mocno zespół i pozwala na realne oszacowanie czasu potrzebnego do realizacji inwestycji. Jej minusem jest duży nakład czasowy, potrzebny do przygotowania końcowego harmonogramu.
Jak to często bywa, wykorzystanie jakiejkolwiek techniki tworzenia harmonogramu przy inwestycji zależy w znacznym stopniu od konkretnego zasięgu przedsięwzięcia i jego cech. Obowiązkowym elementem zarządzania harmonogramem projektu jest jego bieżące monitorowanie – weryfikacja czy poszczególne zadania są realizowane terminowo. Zarówno w przypadku opóźnień w stosunku do harmonogramu projektu, jak i w sytuacji przyspieszenia prac konieczne jest elastyczne jego dostosowywanie i ocena wpływu wprowadzanych zmian na końcowy efekt inwestycji.
