Jak zarządzać zakresem inwestycji?

Ustalenie zakresu inwestycji wydaje się zadaniem łatwym i przewidywalnym. Wystarczy określić co jest do zrobienia, spisać to, uporządkować i… dalej realizować zgodnie z planem. Rzeczywistość jest jednak bardziej skomplikowana. Realizacja inwestycji niesie ze sobą pułapki, które nie zawsze zależą od inwestora, a wpływają na zakres realizowanego przedsięwzięcia. Warto jednak być ich świadomym, żeby móc zapobiec ich skutkom.

Dwie przyczyny błędów związanych z zakresem inwestycji

Nawet najlepsze plany podlegają zmianom, bo jedyne co jest pewne to… zmiana. Na inwestycję wpływa olbrzymia ilość czynników i zmiana jednego powoduje istotne zakłócenia w innych obszarach. Problemy, które pojawiają najczęściej wynikają z dwóch powodów:

• Zapominamy o istotnych sprawach

Zazwyczaj wtedy, kiedy zbyt ogólnie określimy działania i nie przywiązujemy należytej wagi do szczegółów, które mogą w istotny sposób wpłynąć na realizację zadania. Dominuje hasło „jakoś to będzie”, które na pewno się nie sprawdzi.

• Zakres przedsięwzięcia się rozrasta poza ustalone granice (tzw. scope creep)

Pojawia się wówczas, kiedy podczas realizacji okazuje się, że poszerzamy zakres projektu o dodatkowe prace, które sprawią, że efekt finalny będzie jeszcze lepszy, jeszcze bardziej spektakularny. Pułapka takiego myślenia polega na tym, że zwiększając zakres projektu, wpływamy na dwa pozostałe elementy: czas i budżet, które są od siebie zależne. W efekcie albo wydłuży nam się termin realizacji, albo wzrosną koszty, albo przydarzą się obie rzeczy naraz. O interakcji czasu, zakresu i kosztów pisałem w artykule “Realizacja inwestycji – jak się za to zabrać?” .

Nie oznacza to jednak, że nie można wprowadzać poprawek do raz ustalonego zakresu. Jeżeli zostaną one odpowiednio przeanalizowane i zaakceptowane przez decydentów, to są dopuszczalne. W przeciwnym wypadku będzie to marnotrawienie środków, czasu i pieniędzy.

Przykładowe błędy w zarządzaniu zakresem inwestycji

Okazuje się, że wystarczy wdrożyć kilka rozwiązań, które poprawią kontrolę nad zakresem inwestycji i spowodują, że nie będziemy musieli się martwić o negatywne skutki. Poniżej kilka przykładów z życia gospodarczego, na które jako przedsiębiorcy możemy się natknąć.

Niesprawdzenie wszystkich warunków

Nie wszystkie elementy można szczegółowo sprawdzić przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu inwestycji. Często dochodzi do sytuacji, kiedy inwestor zostaje powiadomiony o nowych, istotnych sprawach już w trakcie trwania inwestycji. Chociaż nie można wszystkiego przewidzieć, z pewnością ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych czynników powinno być ograniczone do minimum.

Autor

Dawid Serafinowicz

Ekspert ds. zarządzania finansami

Współpracownik Kancelarii GJW. Wspiera GJW w projektach, w których niezbędne jest wykonywanie analiz finansowych. Publikuje na blogu Kancelarii Prawo-w-inwestycjach.pl.

Profil autora Kontakt z autorem