Dziś chcielibyśmy napisać parę słów o kosztach dojazdu na rozprawę (posiedzenie) przed Izbą i ich dokumentowaniu. Szczegółowo kwestię kosztów w postępowaniu odwoławczym regulują przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz.U.2018.972 t.j. z dnia 2018.05.22), dalej: Rozporządzenie. Zgodnie z jego § 3, do kosztów postępowania odwoławczego zalicza się zarówno wpis, jak i uzasadnione koszty stron, a w niektórych sytuacjach także uczestników postępowania odwoławczego.
Uzasadnione koszty stron należą się w wysokości określonej na podstawie rachunków przedłożonych do akt sprawy i obejmują, w szczególności, koszty związane z dojazdem na wyznaczoną rozprawę lub posiedzenie Izby, a także wynagrodzenie dla pełnomocników (wynagrodzenie to nie może być jednak wyższe niż kwota 3600 zł). Katalog uzasadnionych kosztów jest otwarty i może obejmować także innego rodzaju wydatki poniesione przez stronę, które nie zostały wprost wymienione w § 3 Rozporządzenia. Mogą to być np. koszty noclegu, jeżeli ich poniesienie było w danych okolicznościach sprawy uzasadnione i faktura dokumentująca taki koszt została należycie opisana.
Każdorazowo, celem wykazania poniesionego kosztu, należy przedłożyć rachunek, a zatem dokument księgowy. W przypadku kosztów dojazdu może to być choćby bilet kolejowy czy rachunek z taksówki. Co ważne, nie jest wystarczające samo oświadczenie strony o poniesieniu danego kosztu. Dla przykładu, w sprawie rozpoznawanej przez KIO wyrokiem z dnia 2 lipca 2018 r. (sygn. akt: KIO 1185/18), Izba nie uwzględniła wniosku zamawiającego o zasądzenie na jego rzecz kosztów dojazdu, gdyż zamawiający, w miejsce wymaganego rachunku, przedłożył odręczny spis kosztów. Izba uznała, że działanie zamawiającego było niewystarczające, bowiem przepisy obowiązujące w postępowaniu odwoławczym przed KIO nie przewidują, w przeciwieństwie do postępowania przed sądem powszechnym, przyznania kosztów wyłącznie na podstawie oświadczenia (spisu kosztów). Każdorazowo wymagane jest zatem odpowiednie udokumentowanie poniesionych kosztów dokumentem księgowym w postaci rachunku i złożenie go do akt sprawy. Pogląd, że spis kosztów nie jest rachunkiem, nie jest nowy i pojawiał się już także we wcześniejszym orzecznictwie Izby (por. wyrok KIO z dnia 4 listopada 2016 r., sygn. akt KIO 1997/16).
Należy pamiętać, że koszty poniesione przez strony, a zatem również koszty dojazdu, muszą być uzasadnione. Pod pojęciem uzasadnione rozumie się, że są uargumentowane i dowiedzione przez stronę. Zatem to rolą strony powinno być przekonanie Izby o celowości ich poniesienia. W przeciwnym razie Izba może uznać dane koszty za zbędne. Tak było choćby w sprawie, w której odwołujący domagał się zasądzenia kosztów przelotu pełnomocnika. Izba nie zasądziła ich od zamawiającego, wskazując, że odwołujący mógł wybrać kompetentnego pełnomocnika prowadzącego kancelarię na terenie prowadzonego postępowania, jeżeli obrał pełnomocnika z innego terenu, co jest jego swobodnym prawem, nie może żądać, aby koszty tego wyboru obciążyły zamawiającego (por. wyrok z dnia 9 lutego 2015 r., sygn. akt KIO 145/15). Jednak we wcześniejszym orzeczeniu Izba uznała koszty przelotu samolotem za uzasadnione, z uwagi na brak innych, sensownych możliwości dojazdu na rozprawę (por. wyrok z dnia 25 lipca 2012 r. sygn. akt KIO 1464/12). Jak widać, wszystko zależy od okoliczności sprawy i argumentacji strony ponoszącej dany koszt. Argumentacja ta bywa różna, niekiedy dość oryginalna. W jednej ze spraw Izba uwzględniła koszt dojazdu taksówką do miejsca rozprawy powołując się na obarczenie pełnomocnika zamawiającego koniecznością dowozu dokumentacji, co powodowało, że podróżowanie tym środkiem lokomocji było uzasadnione, a dojazd tramwajem lub autobusem komunikacji miejskiej mógłby wiązać z nadmiernymi trudnościami noszenia ciężkiej dokumentacji od przystanku do Izby (tak wyrok KIO 1897/12 z dnia 19 września 2012 r.).
