Inwestycje to chleb powszedni dla przedsiębiorców. Bez nich nie ma rozwoju, wzrostu zysków i zwiększenia wartości firmy. Jednak nie wszystkie plany udaje się zrealizować. Niektóre z nich zmieniają swój charakter podczas realizacji, a inne nie kończą się spodziewanym sukcesem. Wobec tego, jakie czynniki i narzędzia odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu procesem inwestycyjnym?
5 etapów realizacji inwestycji
Inwestycję możemy potraktować jako pewien szczególny rodzaj projektu. Tym samym podlega on regułom, które stosuje się w procesie zarządzania projektami. W przypadku inwestycji zetkniemy się zatem z pięcioma podstawowymi etapami realizacji inwestycji:
-
- Definiowanie
- Planowanie
- Realizowanie
- Kontrolowanie
- Zamknięcie
Istotnym efektem pierwszego etapu przedsięwzięcia jest dokładne sformułowanie celu inwestycji. Pozwala to w klarowny sposób zakomunikować zespołowi, do czego będzie dążył. Z drugiej strony, będzie fundamentem do prawidłowego przygotowania celów pośrednich i kolejnych etapów. W szczególności, pozwoli zdefiniować kamienie milowe projektu, a w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, wskazać alternatywne rozwiązania.
Dopiero po zakończeniu definiowania, następuje planowanie inwestycji. W metodyce projektowej na tym etapie stosowane jest narzędzie (WBS – Work Breakdown Structure), dzięki któremu całość projektu jest dzielona na mniejsze zadania, by łatwiej można je było realizować i przypisać do odpowiedzialnych za ich realizację członków zespołu. Jest ono podstawą do sporządzenia harmonogramu projektu i budżetu całego przedsięwzięcia.
Realizacja i kontrola postępów opierają się na sprawnym kierowaniu projektem. Kluczową rolę odgrywa osoba sterująca pracami zespołu. Jej umiejętności decydują o sukcesie inwestycji, gdyż to ona planuje i organizuje zadania wśród członków zespołu. Ona też kieruje, motywuje i kontroluje przebieg prac. Dba o wydajność przedsięwziętych działań i nadzoruje ich zgodność ze zdefiniowanym na samym początku celem projektu. Jej wiedza, doświadczenie i zdolności stanowią ważny czynnik wpływający na realizację procesu inwestycyjnego.
Zamknięcie inwestycji to etap oceny wewnętrznej i zewnętrznej. Z jednej strony, chodzi o sprawdzenie, czy, w jakim zakresie, czasie i budżecie przedsięwzięcie zostało zrealizowane. Z drugiej strony, warto przeprowadzić wśród zespołu podsumowanie i zebrać opinie na temat zakończonego zadania. Dzięki temu, kolejne inwestycje będzie można jeszcze sprawniej i lepiej przeprowadzić.
REALIZACJA INWESTYCJI NA PRZYKŁADZIE
Przedsiębiorstwo chce wybudować i wyposażyć niewielki budynek magazynowy:
- Powierzchnia: 500 mkw.
- Szacowany budżet: 3 mln zł
- Czas realizacji: 6 miesięcy
Jeżeli chcemy ograniczyć budżet do kwoty 2,5 mln zł i skrócić czas realizacji inwestycji do 5 miesięcy, to musimy ograniczyć powierzchnię magazynu do 380 mkw.
Analogicznie, jeżeli będziemy chcieli zwiększyć powierzchnię magazynową do 750 mkw., to szacowany nakład zwiększy nam się do poziomu 4 mln zł, a czas realizacji wydłuży się o kolejne 1,5 miesiąca.
Istota przytoczonego przykładu sprowadza się do wyodrębnienia trzech czynników, które odgrywają kluczową rolę w realizacji inwestycji. Jest to tzw. trójkąt ograniczeń:
- ZAKRES – Co i jak robimy?
- CZAS – W jakim czasie?
- KOSZT – Ile to będzie kosztowało?
W tym modelu bardzo istotne są interakcje, jakie zachodzą pomiędzy poszczególnymi elementami. Sama idea trójkąta w prosty graficzny sposób pokazuje, że zmiana jednego z elementów, wpływa na zmianę drugiego. Zwiększenie lub zmniejszenie wartości jednego (wydłużenie ramienia trójkąta) powoduje, że przynajmniej jeden z pozostałych musi ulec zmianie i dostosować się do nowych warunków. Interakcje są kluczowe w tym modelu i wyjaśniają mechanizmy, które występują w procesie zarządzania projektami.
Oprócz czasu, kosztów i zakresu inwestycji znaczenie ma wiele dodatkowych czynników. Na koszt budowy magazynu nie wpływa jedynie jego powierzchnia, ale też jakość wykorzystanych materiałów, rodzaj posadzki, nośność regałów, zainstalowane systemy i wyposażenie, poziom automatyzacji, etc. Po stronie finansowej, szczególnie przy planowanym zwiększeniu budżetu, również mamy szereg dylematów, przede wszystkim: skąd pozyskać dodatkowe środki?
-
- z własnych oszczędności (na czym?),
- kredytu bankowego (czy mamy zdolność?),
- leasingu wyposażenia, etc.
WSKAZÓWKA
Elementy projektu inwestycyjnego są ze sobą ściśle powiązane. Zmiana jednego z nich powoduje zmianę pozostałych.
