W niedawnym wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 24 maja 2017 r., (sygn. akt KIO 954/17), Izba poruszyła bardzo istotny z punktu widzenia praktyki udzielania zamówień, problem, dotyczący rozróżnienia tzw. dokumentów przedmiotowych oraz dokumentów, składających się na treść oferty. Nie jest to zagadnienie jedynie teoretyczne, bowiem konsekwencje dokonania tego rozróżnienia mają ważne znaczenie w praktyce.
Dokumenty przedmiotowe to nic innego jak te, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 PZP, czyli oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego.
Natomiast dokumenty składające się na treść oferty odnoszą się bezpośrednio do przedmiotu przyszłego zobowiązania wykonawcy, dookreślając i uszczegóławiając jego zakres. Stanowią one częścią oferty rozumianej jako oświadczenie woli wykonawcy wyrażające zobowiązanie do określonego wykonania zamówienia. W praktyce, przy jednoznacznej kwalifikacji niektórych dokumentów mogą pojawić się trudności.
W przypadku dokumentów przedmiotowych ustawa przewiduje możliwość pełnego uzupełnienia dokumentów w oparciu o art. 26 ust. 3 PZP. Natomiast w odniesieniu do treści oferty, art. 87 ust. 1 PZP zakazuje dokonywania zmian w treści oferty, poza wyjątkami przewidzianymi w dalszych jednostkach redakcyjnych tego przepisu.
Rozpatrywana przez KIO sprawa dotyczyła sposobu zakwalifikowania żądanej przez zamawiającego karty katalogowej. Odwołujący i zamawiający nie byli bowiem zgodni co do tego, jaki charakter posiada rzeczona karta. W rozpoznawanym stanie faktycznym zamawiający nie sprecyzował, ani w treści ogłoszenia o zamówieniu, ani też w treści SIWZ, żądania jakichkolwiek dokumentów przedmiotowych.
Izba stanęła na stanowisku, że tego rodzaju dokumenty, co do zasady, mają charakter przedmiotowy i są przedkładane przez wykonawców w celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego. Jednak w rozpoznawanej sprawie brak dokonania przez zamawiającego odpowiedniego oznaczenia tego dokumentu, jako dokumentu przedmiotowego, zdaniem Izby wyraźnie wskazuje na jego intencję, co do uczynienia rzeczonej karty katalogowej treścią oferty.
Izba stwierdziła przy tym, że w przypadku wystąpienia błędu w karcie katalogowej, nie jest możliwe jej uzupełnienie na podstawie art. 26 ust. 3 PZP, gdyż karta taka nie jest dokumentem przedmiotowym. Powyższe skutkowało odrzuceniem oferty wykonawcy na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 PZP.
Na kanwie tego wyroku warto zastanowić się jaką swobodą dysponuje zamawiający określając charakter dokumentów żądanych w postępowaniu. Wydaje się, że kluczowe znaczenie powinien mieć jednak cel, w jakim składany jest dany dokument oraz zakres informacji wynikający z jego treści. Dla przykładu składany wraz z ofertą formularz cenowy czy harmonogram realizacji zamówienia bez wątpienia będą miały charakter dokumentów precyzujących zobowiązanie wykonawcy – a zatem dokumentów składających się na treść oferty i niepodlegających uzupełnieniu. Podobnie będzie, gdy zamawiający zażąda przedłożenia próbek proponowanego przez wykonawców asortymentu, celem ich oceny w ramach kryterium oceny ofert.
