Klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy w Kancelarii GJW

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych podanych w formularzu aplikacyjnym oraz dokumentach rekrutacyjnych (CV i liście motywacyjnym) jest GJW Gramza i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych Spółka partnerska z siedzibą w Poznaniu (61-626), przy ul. Szelągowskiej 27 („Kancelaria”).

2. W procesie rekrutacji przetwarzaniu mogą podlegać następujące informacje: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe (np. e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania), informacje dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego jak również wizerunek (jeżeli Kandydat zamieści swoje zdjęcie w dokumentach aplikacyjnych).

W przypadku przeprowadzenia testów kompetencji i udzielenia przez Kandydata zgody na udział w takich testach, Kancelaria przetwarzać będzie także informacje dotyczące wiedzy, umiejętności oraz właściwości osobowościowych Kandydata (np. informacje o umiejętnościach lub predyspozycjach do zajmowania określonego stanowiska).

3. Dane osobowe Kandydata będą przetwarzane w następujących celach:

1. udziału w procesie rekrutacyjnym na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę, w ramach którego Kandydat przesyła do Kancelarii swoje zgłoszenie rekrutacyjne,

2. w przypadku wyrażenia na to zgody – przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na różne stanowiska.

4. Dane osobowe Kandydata przetwarzane będą w oparciu o różne podstawy prawne w zależności od celu ich przetwarzania:

W przypadku Kandydatów ubiegających się o zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę:

1. dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych przepisach prawa (m.in. imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe) Kancelaria przetwarza, aby wypełnić obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

2. jeżeli w formularzu aplikacyjnym lub dokumentach rekrutacyjnych Kandydat poda dodatkowe informacje o sobie, w stosunku do danych określonych w Kodeksie pracy lub innych przepisach prawa (np. wizerunek, zainteresowania), przetwarzanie takich danych będzie się odbywało w oparciu o zgodę Kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę na przetwarzanie danych osobowych Kandydat może wyrazić zamieszczając oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w swoim CV wraz z własnoręcznym podpisem.

W przypadku Kandydatów ubiegających się o nawiązanie współpracy na podstawie umowy o cywilnoprawnej:

3. przetwarzanie danych osobowych Kandydata ubiegającego się o nawiązanie współpracy na podstawie umowy o cywilnoprawnej będzie się odbywało w oparciu o zgodę Kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę na przetwarzanie danych osobowych Kandydat może wyrazić zamieszczając oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w swoim CV wraz z własnoręcznym podpisem.

Ponadto:

4. przetwarzanie danych osobowych do celów przyszłych rekrutacji może nastąpić w oparciu o zgodę Kandydata (art. 6 us.t 1 lit. a RODO), którą Kandydat może wyrazić zamieszczając oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w swoim CV wraz z własnoręcznym podpisem.

5. dane osobowe będą mogły być również przetwarzane niezależnie od wyrażonej zgody, w związku z ewentualnym dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji będącego realizacją prawnie uzasadnionego w tym interesu Kancelarii (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Poniżej przedstawiamy przykładowe brzmienie klauzuli, która może być dostosowywana do zakresu udzielnej zgody:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez GJW Gramza i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych Spółka partnerska z siedzibą w Poznaniu w celu …. [np. przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego oraz udziału w kolejnych rekrutacjach prowadzonych przez Kancelarię]”.

5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla wzięcia udziału procesie rekrutacyjnym, a w przypadku wyrażenia na to zgody – również w przyszłych procesach rekrutacyjnych.

6. Dane osobowe Kandydata będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż przez czas trwania procesu rekrutacji. W razie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych również w przyszłych procesach rekrutacyjnych dane osobowe Kandydata będą przetwarzane w tym celu przez okres jednego roku.

7. Dane osobowe Kandydata przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji będą mogły być przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń związanych z procesem rekrutacji.

8. Dane osobowe Kandydata nie będą przekazywane innym odbiorcom ani do państw trzecich.

9. Kandydata ma następujące prawa związane z ochroną jego danych osobowych:

1. prawo do złożenia oświadczenia o cofnięciu wyrażonej zgody w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

2. prawo do wniesienia sprzeciwu w każdym momencie wobec wykorzystania danych osobowych Kandydata, jeżeli dane osobowe są przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes Kancelarii,

3. prawo dostępu do danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, źródle ich pozyskania, zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu i uzyskania ich kopii,

4. prawo do przenoszenia danych tj. do otrzymania od Kancelarii swoich danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego – w zakresie w jakim dane Kandydata są przetwarzane na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy,

5. prawo do sprostowania danych osobowych, gdy są niekompletne lub nieprawidłowe,

6. prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych Kandydata, jeżeli: Kandydat wycofał zgodę lub wniósł sprzeciw, a Kancelaria nie ma innej podstawy prawnej do przetwarzania danych Kandydata lub dane osobowe Kandydata przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane lub Kandydat wniósł sprzeciw, który Kancelaria uznała za zasadny lub dane osobowe Kandydata są przetwarzane niezgodnie z prawem,

7. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych tj. zażądania zaprzestania ich przetwarzania za wyjątkiem ich przechowywania, w sytuacjach, gdy: Kandydat kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas przetwarzanie danych osobowych Kandydata zostanie ograniczone na czas potrzebny do sprawdzenia prawidłowości danych lub Kandydat kwestionuje zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych przez Kancelarię lub Kandydat wniósł sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych – do czasu podjęcia przez Kancelarię decyzji co do zasadności sprzeciwu.

10. Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, Kancelaria może zachować pewne informacje o Kandydacie w zakresie niezbędnym do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z procesem rekrutacji.

11. Kandydatowi przysługuje także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych w szczególności, gdy uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane w sposób nieprawidłowy.