Ustawa prawo zamówień publicznych uprawnia Zamawiającego do prowadzenia aukcji elektronicznej przed wyborem najkorzystniejszej oferty w przypadku prowadzenia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Celem skorzystania z tej instytucji jest uzyskanie nowych, obniżonych cen lub nowych wartości w zakresie niektórych elementów ofert, podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert.
Przeprowadzenie aukcji jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy zamawiający przewidział taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu. PZP wskazuje jakie informacje powinny w takim przypadku zostać umieszczone w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, przy czym obowiązkowo również w SWZ (art. 230 PZP, art. 137 ust. 2 pkt 12 oraz art. 281 ust. 2 pkt 17 PZP). Wśród nich wskazane zostały informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej oraz warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować, w szczególności minimalne wartości postąpień, które wymagane będą podczas licytacji.
W przypadku, gdy zamawiający zamierza przystąpić do przeprowadzenia aukcji elektronicznej w konkretnym postępowaniu, wysyła zaproszenia do wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu. W zaproszeniu zamawiający ponownie wskazuje informacje o zasadach prowadzenia aukcji elektronicznej, w tym terminie i warunkach zamknięcia aukcji elektronicznej.
W toku aukcji wykonawcy składają kolejne korzystniejsze postąpienia, które podlegają automatycznej ocenie i klasyfikacji.
Zgodnie z art. 237 PZP
Zamawiający zamyka aukcję elektroniczną:
- w terminie określonym w zaproszeniu do udziału w aukcji elektronicznej;
- jeżeli w ustalonym terminie nie zostaną zgłoszone nowe postąpienia;
- po zakończeniu ostatniego, ustalonego etapu.
Wskazany w SWZ termin postąpienia, po którego upływie aukcja elektroniczna zostaje zakończona jest wiążący, a jego zmiana w zaproszeniu wykonawców do udziału w aukcji elektronicznej jest niedopuszczalna. Zasada ta została potwierdzona w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 11 maja 2021 r. (sygn. KIO 896/21). W przedmiotowej sprawie Zamawiający przedłużył termin na złożenie nowego postąpienia z 5 do 10 minut. KIO nie zgodziła się z argumentacją zamawiającego, że była to zmiana nieistotna. Uzasadniając rozstrzygnięcie Izba wskazała, że określone w SWZ zasady aukcji elektronicznej mają niezwykle ważny charakter dla wyniku postępowania, ponieważ aukcja jest aktem bezpośredniej konkurencji pomiędzy wykonawcami biorącymi udział w postępowaniu, zaś wykonawcom przysługuje prawo do udziału w aukcji na zasadach wskazanych w SWZ. Tym samym zmiana terminu na złożenie kolejnego postąpienia jako jednej z zasad prowadzenia aukcji dokonana po terminie składania ofert, w zaproszeniu do udziału w aukcji, była niedozwolona.
