Ustawa prawo zamówień publicznych uprawnia Zamawiającego do prowadzenia aukcji elektronicznej przed wyborem najkorzystniejszej oferty w przypadku prowadzenia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Aukcja elektroniczna to forma licytacji organizowanej w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, która odbywa się w środowisku elektronicznym. Jest to interaktywny proces, w którym wykonawcy, zaproszeni przez zamawiającego, składają kolejne postąpienia w czasie rzeczywistym, oferując coraz korzystniejsze warunki w zakresie ceny lub innych elementów ofert podlegających ocenie. Celem skorzystania z tej instytucji jest uzyskanie nowych, obniżonych cen lub nowych wartości w zakresie niektórych elementów ofert, podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert. Aukcja elektroniczna stanowi nowoczesne narzędzie optymalizacji kosztów i zapewnienia transparentności w zamówieniach publicznych.
Przeprowadzenie aukcji jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy zamawiający przewidział taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu. PZP wskazuje jakie informacje powinny w takim przypadku zostać umieszczone w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, przy czym obowiązkowo również w SWZ (art. 230 PZP, art. 137 ust. 2 pkt 12 oraz art. 281 ust. 2 pkt 17 PZP). Wśród nich wskazane zostały informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej oraz warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować, w szczególności minimalne wartości postąpień, które wymagane będą podczas licytacji.
W przypadku, gdy zamawiający zamierza przystąpić do przeprowadzenia aukcji elektronicznej w konkretnym postępowaniu, wysyła zaproszenia do wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu. W zaproszeniu zamawiający ponownie wskazuje informacje o zasadach prowadzenia aukcji elektronicznej, w tym terminie i warunkach zamknięcia aukcji elektronicznej.
W toku aukcji wykonawcy składają kolejne korzystniejsze postąpienia, które podlegają automatycznej ocenie i klasyfikacji.
Zgodnie z art. 237 PZP
Zamawiający zamyka aukcję elektroniczną:
- w terminie określonym w zaproszeniu do udziału w aukcji elektronicznej;
- jeżeli w ustalonym terminie nie zostaną zgłoszone nowe postąpienia;
- po zakończeniu ostatniego, ustalonego etapu.
Wskazany w SWZ termin postąpienia, po którego upływie aukcja elektroniczna zostaje zakończona jest wiążący, a jego zmiana w zaproszeniu wykonawców do udziału w aukcji elektronicznej jest niedopuszczalna. Zasada ta została potwierdzona w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 11 maja 2021 r. (sygn. KIO 896/21). W przedmiotowej sprawie Zamawiający przedłużył termin na złożenie nowego postąpienia z 5 do 10 minut. KIO nie zgodziła się z argumentacją zamawiającego, że była to zmiana nieistotna. Uzasadniając rozstrzygnięcie Izba wskazała, że określone w SWZ zasady aukcji elektronicznej mają niezwykle ważny charakter dla wyniku postępowania, ponieważ aukcja jest aktem bezpośredniej konkurencji pomiędzy wykonawcami biorącymi udział w postępowaniu, zaś wykonawcom przysługuje prawo do udziału w aukcji na zasadach wskazanych w SWZ. Tym samym zmiana terminu na złożenie kolejnego postąpienia jako jednej z zasad prowadzenia aukcji dokonana po terminie składania ofert, w zaproszeniu do udziału w aukcji, była niedozwolona.
Konsekwencje naruszenia zasad aukcji elektronicznej
Naruszenie zasad przeprowadzenia aukcji, takich jak zmiana terminu na zgłoszenie postąpienia, może skutkować:
- Unieważnieniem wyników aukcji.
- Odwołaniami do Krajowej Izby Odwoławczej przez wykonawców, którzy czują się poszkodowani.
- Potencjalnym naruszeniem przepisów Prawa zamówień publicznych, co może wiązać się z koniecznością powtórzenia postępowania lub nawet sankcjami dla zamawiającego.
- Naruszenie zasad aukcji może prowadzić do konieczności przeprowadzenia nowej aukcji lub całego postępowania. Powtórzenie tych działań wiąże się z dodatkowymi kosztami, opóźnieniami w realizacji zamówienia i zwiększonym ryzykiem błędów w nowym procesie.
- Zamawiający może również stracić zaufanie wykonawców, co wpłynie na jakość i liczbę ofert składanych w przyszłych postępowaniach.
Z perspektywy prawnika specjalizującego się w prawie zamówień publicznych, kluczowym aspektem dla zamawiających jest precyzyjne określenie zasad aukcji elektronicznej w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) oraz ich konsekwentne przestrzeganie. Każda planowana zmiana tych zasad powinna być poprzedzona konsultacją z ekspertem w zakresie zamówień publicznych, aby uniknąć ryzyka naruszenia przepisów PZP i potencjalnych odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej. Taka dbałość o transparentność i zgodność z przepisami nie tylko zapobiega problemom prawnym, ale również buduje zaufanie uczestników rynku do organizatora postępowania.
W czym możemy pomóc?