Opracowanie dokumentacji przetargowej (SWZ, projekt umowy)

Jakość dokumentacji przetargowej decyduje nie tylko o prawidłowości, bezproblemowości i szybkości procedury przetargowej. Treść dokumentów przetargowych wpływa także na ustalenie kręgu wykonawców mogących ubiegać się o zamówienie, określa procedurę wyboru oferty najkorzystniejszej oraz definiuje zasady wykonywania umowy w sprawie zamówienia. Prawa i obowiązki stron przyszłego kontraktu (który może być wykonywany latami) są więc określane już na etapie przygotowania procedury przetargowej – w toku tworzenia dokumentów przetargowych.

Kancelaria GJW zajmuje się opracowywaniem dokumentacji przetargowych. W toku opracowywania dokumentów ściśle współpracujemy z przedstawicielami zamawiającego oraz, jeśli jest taka potrzeba, również z ekspertami technicznymi posiadającymi wiedzę na temat przedmiotu zamówienia oraz rynku wykonawców. W przygotowywanych dokumentach skupiamy się nie tylko na wypełnieniu wymagań formalnych (zawartych w ustawie prawo zamówień publicznych i regulacjach wewnętrznych zamawiającego), ale też kwestiach organizacyjnych, które wpływają na sprawność postępowania oraz pomagają zamawiającemu w podejmowaniu właściwych decyzji.

Doradztwo na etapie poprzedzającym prace nad dokumentacją przetargową

Przed rozpoczęciem prac związanych z przygotowaniem dokumentacji przetargowej zamawiający jest zobligowany do podjęcia szeregu istotnych decyzji dotyczących planowanej procedury przetargowej. Niewątpliwie do najważniejszych należą: potwierdzenie obowiązku stosowania ustawy, wybór trybu udzielenia zamówienia oraz organizacja prac związanych z przygotowaniem zamówienia (powołanie komisji przetargowej, wybór ekspertów tworzących opis przedmiotu zamówienia). Aktywnie uczestniczymy w tych działaniach oraz doradzamy zamawiającym w podejmowaniu optymalnych decyzji. Zapewniamy również wsparcie prawne na etapie tworzenia opisu przedmiotu zamówienia, który poza odzwierciedleniem potrzeb zamawiającego musi spełniać określone wymogi formalne (treść opisu przedmiotu zamówienia w procedurach PZP podlega zaskarżeniu i zdarza się, że wykonawcy korzystają z tego środka ochrony prawnej).

Przygotowanie dokumentacji przetargowej dotyczącej konkretnego postępowania

Opierając się na opisie przedmiotu zamówienia oraz wytycznych i decyzjach zamawiającego przygotowujemy wszelkie dokumenty niezbędne dla sprawnego i prawidłowego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W toku prac nad dokumentacją pozostajemy w bieżącym kontakcie z przedstawicielami zamawiającego oraz konsultujemy istotne kwestie z ekspertami technicznymi (biegłymi). Przedstawiamy propozycje kryteriów podmiotowych udziału w postępowaniu (których spełnienie jest warunkiem możliwości złożenia oferty), propozycje kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej, wymogów dot. wadium, zabezpieczeń należytego wykonania umowy, tworzymy harmonogram postępowania. Po opracowaniu wstępnych wersji dokumentów przetargowych, poddajemy je pod dyskusję z zamawiającym. Pozostajemy również do dyspozycji naszych klientów, gdy w toku postępowania zachodzi potrzeba wprowadzenia zmian do dokumentacji – przygotowujemy projekty zmian oraz aktualizujemy harmonogramy prac.

Wzorcowe dokumentacje przetargowe 

Opracowujemy wzorcowe dokumentacje przetargowe dla określonych typów postępowań o udzielenie zamówienia, które uwzględniają standardy i praktyki stosowane przez podmioty zamawiające – są to gotowe zestawy dokumentów do wykorzystania w powtarzających się procedurach zakupowych. Dbamy, aby wzorce dokumentów korespondowały z pozostałymi regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi u zamawiającego (regulaminami organizacyjnymi, regulaminami zamówień, dokumentacjami RODO). Przygotowujemy także wykazy potencjalnych warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert oraz wymaganych zabezpieczeń – gotowe do umieszczenia w specyfikacjach konkretnych procedur zakupowych. Na życzenie klientów opracowujemy także wzorcowe klauzule umowne, istotne postanowienia umowne oraz projekty umów, które ułatwiają pracownikom zamawiających samodzielne tworzenie dokumentacji przetargowych. Mając na uwadze zmieniające się warunki rynkowe, szczególną wagę przywiązujemy do właściwego, chroniącego interesy zamawiających, konstruowania przesłanek zmian umowy oraz klauzul waloryzacyjnych.

Audyty wzorców dokumentacji przetargowej

Przeprowadzamy audyty stosowanych przez naszych klientów wzorów dokumentów. Analizujemy zgodność wzorców dokumentów z przepisami z obszaru zamówień publicznych (ustawa prawo zamówień publicznych, akty wykonawcze), innymi regulacjami prawnymi oraz przepisami wewnętrznymi zamawiających. Proponujemy zmiany mające na celu zapewnienie zgodności dokumentów z wymogami prawnymi, zmiany wspierające sprawność realizowanych procedur oraz modyfikacje zapewniające spójność pomiędzy poszczególnymi dokumentami i regulacjami wewnętrznymi.