Jedną z zasad postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest jego jawność. Zgodnie z art. 18 ust. 2 PZP zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w ustawie. Jawny jest również protokół postępowania, za pośrednictwem którego zainteresowani mogą m.in. zapoznać się z ofertami innych wykonawców, co może być przydatne zarówno w postępowaniu odwoławczym, jak i w celu analizy standardów rynkowych, a co za tym idzie – poprawieniu konkurencyjności własnych ofert w przyszłości.
Jakie informacje znajdziemy w protokole?
Treść protokołu regulują szczegółowo art. 72 PZP oraz rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z dnia 18 grudnia 2020 r.
Jednym z elementów protokołu jest wskazanie wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza oraz powodów wyboru jego oferty. Zgodnie zaś z art. 73 PZP załącznikiem do protokołu są między innymi złożone w postępowaniu oferty.
Jak uzyskać protokół?
Protokół jest udostępniany na wniosek, przy czym oferty wraz z załącznikami udostępnia się niezwłocznie po otwarciu ofert, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia ich otwarcia.
Ustawa zastrzega przy tym, że:
- w odniesieniu do zamówienia klasycznego, o wartość równej lub przekraczającej progi unijne, w przypadku prowadzenia postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem oferty wstępne oraz oferty składane w trakcie negocjacji są ujawniane od dnia otwarcia ofert ostatecznych, a jeżeli zamawiający udziela zamówienia na podstawie ofert wstępnych – od dnia wyboru oferty najkorzystniejszej;
- w odniesieniu do zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne – w przypadku prowadzenia postępowania w trybie podstawowym z przeprowadzeniem negocjacji, oferty które podlegają negocjacjom są udostępniane od dnia otwarcia ofert ostatecznych;
- niezależnie od wartości zamówienia i trybu postępowania – nie udostępnia się informacji, które mają charakter poufny, w tym przekazywanych w toku negocjacji lub dialogu, o ile zostały skutecznie zastrzeżone przez wykonawcę;
- wraz z udostępnieniem protokołu i jego załączników, udostępniane są wszystkie dane osobowe za wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 rozporządzenia RODO, tj. dane szczególnie wrażliwe.
Protokół jest udostępniany w oryginale lub kopii i poza wyjątkami w formie elektronicznej.
Kto i jak może złożyć wniosek o udostępnienie protokołu?
Wniosek o udostępnienie protokołu i jego załączników może złożyć każdy podmiot, a nie tylko wykonawca, który złożył ofertę w postępowaniu. Udostępnienie nie jest też uzależnione od interesu prawnego wnioskującego.
Wniosek może zostać złożony w każdym czasie, należy przy tym mieć na uwadze, że zamawiający nie udostępni ofert w terminach wcześniejszych niż to wskazano wyżej. Naturalnym terminem limitującym udostępnienie jest też okres, w którym zamawiający jest zobowiązany przechowywać protokół, który co do zasady wynosi 4 lata.
Ponadto w odniesieniu do danych osobowych, od momentu zgłoszenia przez osobę, której dane osobowe dotyczą, żądania ograniczenia przetwarzania danych, dane te nie będą udostępniane.
Do czego może być przydatny protokół z postępowania?
Wniosek o ujawnienie protokołu wraz z jego załącznikami jest narzędziem, które pozwala na kontrolę prawidłowości udzielania zamówień publicznych, dostępnym dla każdego obywatela.
Dla wykonawców i potencjalnych wykonawców, zainteresowanych postępowaniami danego rodzaju czy organizowanymi przez danego zamawiającego, jest to sposób na zapoznanie się z ofertami innych wykonawców, który może być przydatny zarówno w postępowaniu odwoławczym, jak i w celu analizy standardów rynkowych i ulepszeniu konkurencyjności własnych ofert w przyszłości.
