Powszechnie w orzecznictwie przyjmuje się, że parafowanie dokumentu nie jest tożsame z jego podpisaniem tj. umieszczeniem własnoręcznego podpisu pod oświadczeniem woli. Rozróżnienie takie jest istotne zwłaszcza przy składaniu oferty, która dla zachowania formy pisemnej wymaga opatrzenia podpisem osób umocowanych. W niedawnym wyroku KIO z dnia 12 czerwca 2017 r., sygn. akt KIO 1062/17, Izba zakwestionowała nie tyle sam fakt opatrzenia oferty parafą, co umieszczenie jej w nieprawidłowym miejscu, w zupełnym oderwaniu od treści oświadczenia woli. KIO stwierdziła, że nie można uznać, że oferta została podpisana, gdy na stronie z ceną zostały umieszczone parafy, które odbiegają formą graficzną od pełnych podpisów na formularzu ofertowym oraz zostały złożone bezrefleksyjnie, mechanicznie i nie pod treścią dokumentu.
W stanie faktycznym sprawy wykonawca załączył do formularza ofertowego stronę (jako osobną kartę), na której umieścił cenę ofertową oraz nazwę oferowanego produktu. Wykonawca opatrzył tę kartę parafą, lecz nie umieścił jej bezpośrednio pod treścią oświadczenia woli. Zamawiający uznał powyższe za niewystarczające i odrzucił ofertę wykonawcy na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 PZP jako niezgodną z ustawą. Zamawiający wskazał, że oferta wykonawcy nie została złożona w formie pisemnej, co jest niedopuszczalne.
Z powyższym nie zgodził się wykonawca, w którego ocenie wszystkie podpisy zostały złożone w sposób umożliwiający zamawiającemu identyfikację osób je składających oraz weryfikację poprawności reprezentacji. Odwołujący przed Izbą argumentował, że zarówno oferta jak i jej załączniki zostały opatrzone na każdej stronie własnoręcznymi podpisami członków zarządu umocowanych do reprezentacji. Wskazywał także, iż wprawdzie podpis jednego z członków zarządu został złożony „w formie skróconej”, jednak mimo to, możliwe było ustalenie, kto go złożył.
Izba jednak uznała, że umieszczenie na ofercie parafy nie jest wystarczające. Co jednak istotne, KIO dość rygorystycznie oceniła nie tyle sam fakt złożenia parafy, lecz sposób opatrzenia nią dokumentu. Izba zauważyła bowiem, że podpis co do zasady musi być umieszczony pod oświadczeniem woli. Natomiast w stanie faktycznym sprawy parafy zostały złożone automatycznie i bezrefleksyjnie, w takim samym układzie, jak na pozostałych stronach oferty, podczas gdy strona z ceną oferty znajdowała się w układzie poziomym, a nie pionowym. Na tej stronie wykonawca złożył parafy w lewym dolnym rogu, odwrócone o 90 stopni, zupełnie nie odnosząc się do treści dokumentu. Izba stwierdziła, że wobec takiego działania wykonawcy oferta nie została podpisana, a zamawiający prawidłowo odrzucił ją jako niezgodną z ustawą. Warto zwrócić uwagę, że to rygorystyczne stanowisko Izby, nie uwzględnia w ogóle intencji wykonawcy składającego ofertę.
Będąc przy temacie formy pisemnej oferty, wskazać trzeba na jeszcze jedną kwestię. Mianowicie w wyniku czerwcowej nowelizacji uchylony został art. 82 ust. 2 PZP przewidujący obowiązek zachowania formy pisemnej oferty pod rygorem nieważności. Do ustawy wprowadzono natomiast art. 10a ust. 5 PZP, zgodnie z którym oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym JEDZ, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Powyższe nie powinno jednak mylić wykonawców, bowiem w postępowaniach wszczętych i niezakończonych przed dniem 18 października 2018 r., a w przypadku postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego, przed dniem 18 kwietnia 2017 r., oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nadal składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, podpisane odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
