W przypadku złożenia przez wykonawcę oferty po terminie składania ofert, zamawiający, w zależności od tego, czy mamy do czynienia z postępowaniem poniżej czy powyżej progów unijnych,niezwłocznie zwraca ofertę albo zawiadamia wykonawcę o złożeniu oferty po terminie składania ofert i następnie, po upływie terminu do wniesienia odwołania, zwraca ją wykonawcy, zgodnie z treścią art.84 ust. 2 PZP.
Czy wykonawca może ponieść negatywne konsekwencje w postaci zwrotu oferty, gdy złożył ją po upływie terminu składania ofert na skutek błędnej informacji przekazanej przez przedstawiciela zamawiającego?
Odpowiedzią na takie pytanie zajęła się KIO w wyroku z dnia 9 listopada 2018 r., sygn. akt KIO 2207/18. W stanie faktycznym sprawy zamawiający kilkukrotnie przedłużał termin składania ofert. Za każdym razem dopełniał jednak formalnej procedury zmiany, publikując informację na stronie internetowej oraz przekazując stosowną zmianę ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, zgodnie z treścią art. 38 ust. 4 oraz 4a PZP. W dniu, który został ostatecznie wyznaczony jako termin składania ofert, jeden z oferentów złożył ofertę 46 minut po wyznaczonym przez zamawiającego terminie. Zamawiający uznał zatem, że wykonawca spóźnił się ze złożeniem oferty i poinformował ze dokona jej zwrotu.
Wykonawca nie zgodził się jednak z decyzją zamawiającego i złożył odwołanie. Argumentował, że w informacji przekazanej za pomocą poczty elektronicznej przez pracownika zamawiającego, który w treści SIWZ został wskazany jako osoba uprawniona do porozumiewania się z wykonawcami, podana została późniejsza godzina składania ofert (zamiast godz. 14.00, pracownik wskazał godz. 15.00, tego samego dnia). Odwołujący zastosował się do tak przekazanej informacji i złożył ofertę do godz. 15.00, a nie do godz. 14.00.
Rozważenia wymagało zatem, czy tak przekazana informacja mailowa do wykonawców, może być uznana za zmianę treści SIWZ w zakresie terminu składania ofert? Czy też może błąd zamawiającego usprawiedliwia spóźnione złożenie oferty? Izba uznała, że nie i oddaliła odwołanie.
Skład orzekający przyjął, że tak przekazanej informacji mailowej nie można traktować jako zmiany treści SIWZ w zakresie terminu składania ofert. W ocenie Izby proces zmiany postanowień SIWZ został sformalizowany przez wprowadzenie przepisów art. 38 ust. 4 i 4a PZP, aby zapobiegać różnego rodzaju potencjalnym nadużyciom. Zatem wykonawca, jako profesjonalista, powinien dołożyć należytej staranności i przy składaniu oferty opierać się tylko na tych informacjach, które wynikają z czynności dokonanych zgodnie z przepisami PZP. Wszelkie inne działania zamawiającego powinny wywoływać co najmniej wątpliwości wykonawcy. W konsekwencji, w ocenie KIO, wykonawca bezrefleksyjnie pominął informacje opublikowane przez zamawiającego zgodnie z ustawą, czym nie dochował należytej staranności przy składaniu oferty w postępowaniu.
