Regulacje dotyczące terminu związania ofertą oraz zasad jego przedłużania uległy zmianie w nowym PZP 2021. W dotychczasowej praktyce zamówień publicznych najwięcej kontrowersji budziły kwestie związane ze skutecznym przedłużaniem terminu związania ofertą, zwłaszcza gdy powiązane było ono z wydłużeniem bądź wniesieniem nowego wadium. Na łamach bloga pisaliśmy choćby o kontrowersjach dotyczących dorozumianego oświadczenia o wydłużeniu terminu związania, zobacz artykuł: “Czy można warunkowo lub w sposób dorozumiany wyrazić zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą?“. Izba orzekała też niejednokrotnie w sprawach związanych z dopuszczalnością wyboru oferty najkorzystniejszej czy zawarcia umowy z wykonawcą już po upływie terminu związania.
Przed omówieniem poszczególnych zmian wprowadzanych nową ustawą, warto przypomnieć, że pod pojęciem terminu związania ofertą rozumiemy okres, w którym wykonawca zobowiązany jest do zawarcia umowy z zamawiającym na warunkach określonych dokumentacji postępowania oraz w ofercie wykonawcy, w przypadku dokonania jej wyboru przez gospodarza postępowania. Na gruncie obecnie obowiązujących przepisów wykonawca jest związany ofertą, którą złożył w postępowaniu o udzielenie zamówienia do dnia upływu terminu określonego w SIWZ, jednak nie dłużej niż:
- 30 dni – jeżeli wartość zamówienia jest poniżej progów unijnych,
- 90 dni – jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub wyższa niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro,
- 60 dni – jeżeli wartość zamówienia jest inna niż określona w pkt 1 i 2.
Wykonawca może zarówno samodzielnie jak i na wniosek zamawiającego wydłużyć termin związania ofertą.
Termin związania ofertą w nowym PZP 2021
Co zmienia nowe PZP 2021 w zakresie powyższego? Przede wszystkim zmianie ulegają same terminy. Począwszy od 1 stycznia 2021 r. wykonawcy będą związani ofertą odpowiednio:
- do upływu terminu określonego datą w dokumentach zamówienia, jednak nie dłużej niż 30 dni – w przypadku zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne,
- nie dłużej niż 90 dni – w przypadku zamówień o wartości równej lub wyższej niż progi unijne,
- nie dłużej niż 120 dni – jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro.
Obowiązek wskazania konkretnej daty
Na gruncie nowej ustawy Zamawiający będzie określać w dokumentach zamówienia termin związania ofertą poprzez wskazanie konkretnej daty, a nie jak dotychczas liczby dni. Rozwiązanie takie powinno ułatwić wykonawcom zorientowanie się w obowiązujących regułach, a także uniknąć wątpliwości co do samego ustalenia momentu upływu terminu związania.
Wykonawca nie wydłuży samodzielnie terminu związania ofertą
Zarówno w postępowaniach powyżej jak i poniżej progów unijnych Zamawiający powinien dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty przed upływem terminu związania ofertą. Jeżeli jednak to nie nastąpi, Zamawiający ma obowiązek jednokrotnie zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż odpowiednio 30 dni (dla postępowań poniżej progów unijnych) albo 60 dni (dla postępowań równych lub powyżej tych progów).
Inaczej niż obecnie, zwrócenie się do wykonawców o wydłużenie terminu związania ofertą stanowi zatem obowiązek zamawiającego, a nie jego uprawnienie. Co ważne, wniosek ten winien być skierowany do wykonawców jeszcze przed upływem terminu związania ofertą. Ustawodawca nie przewidział natomiast możliwości samodzielnego wydłużenia terminu związania ofertą przez wykonawcę, jak ma to miejsce w dotychczasowym stanie prawnym.
Oświadczenie wykonawcy tylko na piśmie
Ustawodawca wyraźnie wskazał, że przedłużenie terminu związania ofertą w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Natomiast w tych postępowaniach, w których zamawiający żąda wniesienia wadium, należy także przedłużyć jego ważność albo wnieść nowe wadium obejmujące wydłużony okres związania ofertą. Gdy wykonawca będzie milczał bądź odmówi wyrażenia zgody – zamawiający będzie miał obowiązek odrzucić taką ofertę.
Niestety ustawodawca zrezygnował ze wskazania minimalnego terminu (w obecnym stanie prawnym wynoszącego 3 dni), w którym Zamawiający powinien zwrócić się o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą – powyższe może rodzić problemy po stronie wykonawców wzywanych na ostatni moment, choćby z uzyskaniem nowego/wydłużonego wadium.
Podsumowując, z uwagi na doniosłe znaczenie terminu związania ofertą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jak również brak wypracowania jednolitego stanowiska we wszystkich spornych kwestiach przez KIO, sprawia, że należy pozytywnie ocenić zmiany wprowadzone przez ustawodawcę w nowym PZP 2021.
W czym możemy pomóc?