W toku aukcji elektronicznej wykonawcy za pomocą formularzaumieszczonego na stronie internetowej składają kolejne postąpienia, które podlegają automatycznej ocenie i klasyfikacji. Zasadą jest przy tym, że zamawiający na bieżąco przekazuje każdemu wykonawcy informację o pozycji złożonej przez niego oferty, otrzymanej punktacji oraz punktacji najkorzystniejszej oferty (z tym zastrzeżeniem, że do momentu zamknięcia aukcji nie ujawnia się danych umożliwiających identyfikację poszczególnych wykonawców). Powyższe oznacza, że aktualne informacje powinny być dostępne dla każdego z wykonawców po każdym złożonym postąpieniu, w czasie rzeczywistym. Gdy w toku aukcji zostanie złożona oferta korzystniejsza, wykonawcy o tym fakcie muszą zostać poinformowani niezwłocznie po jej złożeniu, aby móc wykonać kolejne postąpienie.
Brak przekazywania na bieżąco każdemu wykonawcy informacji o pozycji złożonej przez niego oferty i otrzymanej punktacji oraz punktacji najkorzystniejszej oferty stanowi naruszenie art. 91c ust. 3 PZP i obciążą zamawiającego jako gospodarza postępowania. Do takiej konkluzji doszła Izba w wyroku z dnia 30 stycznia 2019 r., sygn. akt KIO 2700/18, gdzie wskazała, iż: „Obowiązkiem zamawiającego jest zatem zapewnienie odpowiednio funkcjonującej platformy elektronicznej, z którą wykonawcy drogą teleinformatyczną mogą się połączyć w sposób bezpośredni i składać postąpienia. To Zamawiający odpowiedzialny jest również za prawidłowe funkcjonowanie formularza umieszczonego na stronie, bowiem to on przygotowuje i przeprowadza aukcje elektroniczną.”
W stanie faktycznym rozpoznawanej przez Izbę sprawy w trakcie trwania aukcji elektronicznej wystąpił błąd, w wyniku którego odwołujący nie otrzymał informacji o zmianie pozycji jego oferty, która miała miejsce na skutek złożenia postąpienia przez konkurenta. W konsekwencji wykonawca ten nie widział aktualnej informacji o rankingu ofert i nie składał dalszych postąpień (sądząc, że jego oferta jest sklasyfikowana najwyżej).
Analizując przedstawione dowody, Izba doszła do przekonania, że za błąd systemu odpowiada zamawiający, gdyż po jego stronie leży zapewnienie właściwie działającej platformy oraz urządzeń, które samoczynnie będą szeregować, oceniać i klasyfikować oferty. Rolą wykonawcy było natomiast spełnienie opisanych przez zamawiającego wymagań technicznych dotyczących parametrów sprzętu i połączeń. Urządzenia informatyczne, którymi posługiwał się wykonawca spełniały natomiast wszelkie wymagania techniczne stawiane przez zamawiającego. W konsekwencji Izba nakazała unieważnienie czynności aukcji elektronicznej w postępowaniu.
