Wielkimi krokami zbliża się pierwszy etap elektronizacji zamówień publicznych obejmujący składanie oświadczenia JEDZ za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Przepis art. 15 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw przewiduje, iż przepisy PZP w zakresie, w jakim dotyczą obowiązku komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej stosuje się w stosunku do zamawiających, którzy nie mają statusu zamawiającego centralnego z pewnym opóźnieniem tj. od dnia 18 października 2018 r.
Natomiast art. 10a PZP w zakresie dotyczącym składania oświadczenia JEDZ stosuje się już od dnia 18 kwietnia 2018 r. Zgodnie z ust. 1 rzeczonego przepisu komunikacja w zakresie JEDZ (a zatem jego składanie i uzupełnianie) odbywać się będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wybór środka komunikacji elektronicznej należy do zamawiającego, który powinien go wskazać w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ. Zamawiający zobligowany jest również podać wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące wysyłania i odbierania danych.
W myśl natomiast art. 10a ust. 5 JEDZ sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W skrócie JEDZ należy podpisać kwalifikowanym podpisem i przekazać elektronicznie, co przeważnie oznaczać będzie przekazanie e-mailem.
UZP na swojej stronie internetowej zamieścił instrukcję dotyczącą składania JEDZ w formie elektronicznej, przy założeniu, że zamawiający dokona wyboru jako sposobu komunikowania się z wykonawcą poczty e-mail. W takiej sytuacji JEDZ powinien zostać złożony za pośrednictwem poczty elektronicznej, przed upływem terminu składania ofert.
Co istotne UZP podkreślił, że przekazanie JEDZ na nośniku danych (np. płycie CD czy pendrive’ie) nie stanowi jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Przesunięcie w czasie stosowania przepisów o elektronizacji w zakresie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu powoduje, że w praktyce w okresie od dnia 18 kwietnia 2018 r. do dnia 18 października 2018 r. oferty i wnioski składane będą pod rygorem nieważności w formie pisemnej (chyba, że zamawiający wyrazi zgodę na złożenie ich formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym), natomiast JEDZ w formie elektronicznej.
W kontekście powyższego, należy pamiętać, że elektroniczny JEDZ powinien zostać opatrzony stosownym hasłem, a zatem zaszyfrowany przez wykonawcę. Zamawiający może przy tym wskazać zalecane w toku postępowania narzędzia szyfrujące. Hasło do pliku JEDZ wykonawca powinien zamieścić w treści oferty bądź wniosku składanego w formie pisemnej. Natomiast w przypadku ewentualnego wezwania do uzupełnienia na podstawie art. 26 ust. 3 PZP wykonawca przesyła JEDZ podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym na adres poczty elektronicznej już bez szyfrowania.
