W efekcie elektronizacji, od dnia 18 października 2018 r. we wszystkich postępowaniach powyżej progów unijnych oferty należy składać w formie elektronicznej. Natomiast w postępowaniach poniżej tych progów elektronizacja została przesunięta na dzień 1 stycznia 2020 r., a zatem oferty składane będą w dotychczasowej, pisemnej formie. Zgodnie z treścią art. 78 § 1 KC, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.
Dla możliwości uznania, że oferta podlega odrzuceniu z uwagi na niezachowanie wymaganej formy pisemnej, znaczenie ma treść informacji zawartych w formularzu ofertowym oraz okoliczność, czy podpis wykonawcy został faktycznie umieszczony pod oświadczeniem woli. Takie wnioski płyną z niedawnego wyroku KIO z dnia 23 lipca 2018 r., sygn. akt: KIO 1381/18.
W stanie faktycznym rozpatrywanej przez Izbę sprawy, wykonawca złożył ofertę na formularzu ofertowym, według wzoru stanowiącego załącznik do SIWZ. Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy został umieszczony na pierwszej i drugiej stronie formularza, natomiast na ostatniej, trzeciej stronie, wykonawca umieścił jedynie pieczątkę reprezentanta, bez jego podpisu. Zamawiający, widząc, że oferta nie została w całości podpisana przez wykonawcę, odrzucił ją na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 8 PZP, jako niezgodną z art. 78 KC. Uznał przy tym, że z uwagi na brak podpisu na ostatniej stronie formularza, nie można przyjąć, ze oferta została sporządzona w wymaganej formie pisemnej. Ze stanowiskiem takim nie zgodził się odwołujący i zaskarżył czynność w postaci odrzucenia oferty do KIO.
Jednak dla składu orzekającego w sprawie sytuacja nie była tak oczywista. Izba wzięła bowiem pod rozwagę treść informacji zawartych na poszczególnych stronach formularza.
Co istotne, na trzeciej, niepodpisanej stronie znalazły się takie informacje:
„17. Integralną część oferty stanowią następujące dokumenty: 1) oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu 2) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania 3) dowód wniesienia wadium – gwarancja ubezpieczeniowa 18. Oferta została złożona na 12 kolejno ponumerowanych stronach”.
Natomiast istotne dane, dotyczące w szczególności ceny ofertowej, pozacenowych kryteriów oceny ofert, akceptacji terminu płatności, projektu umowy, wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz tajemnicy przedsiębiorstwa znajdowały się na pierwszej i drugiej stronie, które to strony zostały podpisane przez osobę umocowaną ze strony wykonawcy.
Po ich analizie, Izba doszła do wniosku, że mimo braku umieszczenia podpisu na ostatniej stronie formularza, została zachowana forma pisemna oferty. Co skłoniło Izbę do przyjęcia takiego stanowiska? Przede wszystkim to, że istotne postanowienia przyszłej umowy w sprawie zamówienia publicznego znalazły się w podpisanej części formularza.
Izba uznała, że informacje ujęte na trzeciej stronie nie dotyczą merytorycznej treści oferty, nie odnoszą się bowiem ani do przedmiotu zamówienia ani sposobu jego wykonania. Informacje takie jak ilość stron składających się na ofertę czy załączniki do niej, odnoszą się jedynie do kwestii o charakterze porządkowym, a zatem nie stanowią przesłanki do odrzucenia oferty jako nieważnej. Stanowisko takie wpisuje się w dotychczasową linię orzeczniczą, zgodnie z którą, podpis musi być umieszczony pod oświadczeniem woli.
