Krajowa Izba Odwoławcza już wielokrotnie zajmowała się kwestią skuteczności złożenia oświadczenia woli w formie pisemnej w postępowaniach o udzielenie zamówienia. Jakiś czas temu na łamach bloga pisaliśmy o tym, że dla zachowania formy pisemnej nie jest obojętne miejsce umieszczenia podpisu pod ofertą.
Dziś poruszymy kwestię pisemności od nieco innej strony, a mianowicie takiej, która odnosi się do tego, jakie cechy musi spełniać podpis pod ofertą czy wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Zagadnienie to pojawiło się na kanwie ostatniego wyrok Izby z dnia 16 maja 2018 r. (sygn. akt KIO 756/18).
W analizowanej sprawie zamawiający prowadził postępowanie w trybie dialogu konkurencyjnego. Jeden z wykonawców złożył wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, który opatrzył parafą oraz załączył oświadczenie w formie JEDZ, które opatrzył podpisem osoby umocowanej.
Zamawiający analizując dokumenty stwierdził, że wykonawca nie zachował formy pisemnej wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i w konsekwencji nie zaprosił go do dalszego etapu. Odwołujący natomiast zakwestionował powyższe stanowisko, argumentując, że w skład wniosku wchodzi formularz zgłoszeniowy, pełnomocnictwo i formularz JEDZ, a dokumenty te mają względem siebie charakter komplementarny. W konsekwencji podpis pod oświadczeniem JEDZ jest w tym wypadku wystarczający i tym samym należy uznać, że wykonawca złożył wniosek w wymaganej formie pisemnej.
Izba zasadnie przyznała rację zamawiającemu, wskazując, że brak jest na gruncie obowiązujących przepisów podstaw do przyjęcia, że podpis złożony na ostatniej stronie JEDZ wystarcza do uznania, że wniosek o dopuszczenie do udziału został złożony w formie pisemnej. Jest tak dlatego, że częścią składową JEDZ nie jest oświadczenie woli w postaci zgłoszenia chęci udziału w postępowaniu, co jest istotą wniosku o dopuszczenie. Natomiast złożenie JEDZ ma na celu wykazanie innych okoliczności a mianowicie tego, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Izba podkreśliła przy tym, że formularz zgłoszeniowy i JEDZ to dwa różne dokumenty, o różnej treści, spełniające inne role w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Złożenie podpisu na jednym nie oznacza, ze podpis dotyczy również drugiego, nawet, jeśli dokumenty te zostały spięte i złożone razem w postępowaniu.
Izba zwróciła także uwagę na znaczenie opatrzenia dokumentu tzw. parafą (inicjałami) i to, że działanie takie nie jest jednoznaczne z podpisaniem dokumentu. Parafa pełni bowiem w obrocie prawnym inną funkcję niż podpis. Parafowanie dokumentu świadczy o tym, że został on sygnowany, czyli dopiero przygotowany do złożenia podpisu.
W kwestii wymagań samego podpisu wypowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z dnia 30 grudnia 1993 r., sygn. akt III CZP 146/93 wskazując, że podpis musi obejmować co najmniej nazwisko. Nazwisko to może być jednak zapisane w formie skróconej, niektóre litery czy końcówka nazwiska mogą być pominięte, co jest powszechne w praktyce obrotu.
Sąd Najwyższy podkreślił, że:
„Nie można zatem formułować ogólnych wskazań co do długości lub kształtu podpisu, poza tym, że ma on stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelnie, ale w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Istotne jest bowiem to, by napisany znak ręczny – przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu – stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. Takiej pewności nie stwarzają same inicjały, czyli parafa, toteż nie mogą być one uznane za podpis (…)”.
Izba zatem zasadnie stwierdziła, że sama parafa umieszczona w dolnym rogu formularza wniosku nie jest podpisem używanym przez wykonawcę, a zatem wniosek nie został złożony w formie pisemnej.
