Krajowa Izba Odwoławcza już wielokrotnie zajmowała się kwestią skuteczności złożenia oświadczenia woli w formie pisemnej w postępowaniach o udzielenie zamówienia. Jakiś czas temu na łamach bloga pisaliśmy o tym, że dla zachowania formy pisemnej nie jest obojętne miejsce umieszczenia podpisu pod ofertą.Dziś poruszymy kwestię pisemności od nieco innej strony, a mianowicie takiej, która odnosi się do tego, jakie cechy musi spełniać podpis pod ofertą czy wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Zagadnienie to pojawiło się na kanwie ostatniego wyrok Izby z dnia 16 maja 2018 r. (sygn. akt KIO 756/18).W analizowanej sprawie zamawiający prowadził postępowanie w trybie dialogu konkurencyjnego. Jeden z wykonawców złożył wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, który opatrzył parafą oraz załączył oświadczenie w formie JEDZ, które opatrzył podpisem osoby umocowanej.Zamawiający analizując dokumenty stwierdził, że wykonawca nie zachował formy pisemnej wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i w konsekwencji nie zaprosił go do dalszego etapu. Odwołujący natomiast zakwestionował powyższe stanowisko, argumentując, że w skład wniosku wchodzi formularz zgłoszeniowy, pełnomocnictwo i formularz JEDZ, a dokumenty te mają względem siebie charakter komplementarny. W konsekwencji podpis pod oświadczeniem JEDZ jest w tym wypadku wystarczający i tym samym należy uznać, że wykonawca złożył wniosek w wymaganej formie pisemnej.Izba zasadnie przyznała rację zamawiającemu, wskazując, że brak jest na gruncie obowiązujących przepisów podstaw do przyjęcia, że podpis złożony na ostatniej stronie JEDZ wystarcza do uznania, że wniosek o dopuszczenie do udziału został złożony w formie pisemnej. Jest tak dlatego, że częścią składową JEDZ nie jest oświadczenie woli w postaci zgłoszenia chęci udziału w postępowaniu, co jest istotą wniosku o dopuszczenie. Natomiast złożenie JEDZ ma na celu wykazanie innych okoliczności a mianowicie tego, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu.Izba podkreśliła przy tym, że formularz zgłoszeniowy i JEDZ to dwa różne dokumenty, o różnej treści, spełniające inne role w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Złożenie podpisu na jednym nie oznacza, ze podpis dotyczy również drugiego, nawet, jeśli dokumenty te zostały spięte i złożone razem w postępowaniu.Izba zwróciła także uwagę na znaczenie opatrzenia dokumentu tzw. parafą (inicjałami) i to, że działanie takie nie jest jednoznaczne z podpisaniem dokumentu. Parafa pełni bowiem w obrocie prawnym inną funkcję niż podpis. Parafowanie dokumentu świadczy o tym, że został on sygnowany, czyli dopiero przygotowany do złożenia podpisu.W kwestii wymagań samego podpisu wypowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z dnia 30 grudnia 1993 r., sygn. akt III CZP 146/93 wskazując, że podpis musi obejmować co najmniej nazwisko. Nazwisko to może być jednak zapisane w formie skróconej, niektóre litery czy końcówka nazwiska mogą być pominięte, co jest powszechne w praktyce obrotu.Sąd Najwyższy podkreślił, że: „Nie można zatem formułować ogólnych wskazań co do długości lub kształtu podpisu, poza tym, że ma on stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelnie, ale w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Istotne jest bowiem to, by napisany znak ręczny – przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu – stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. Takiej pewności nie stwarzają same inicjały, czyli parafa, toteż nie mogą być one uznane za podpis (…)”.Izba zatem zasadnie stwierdziła, że sama parafa umieszczona w dolnym rogu formularza wniosku nie jest podpisem używanym przez wykonawcę, a zatem wniosek nie został złożony w formie pisemnej.