Nowe PZP 2021 nałożyło na zamawiających publicznych nieznany dotychczas obowiązek przeprowadzania przed wszczęciem zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne analizy potrzeb i wymagań. Zobowiązanie zamawiających do dokonywania analizy potrzeb i wymagań ma służyć realizacji jednego z głównych celów nowej ustawy jakim jest zwiększenie efektywności zamówień publicznych.
Część zamawiających z pewnością nie jest zachwycona nowym obowiązkiem nałożonym przez ustawodawcę, czy jednak słusznie? Warto mieć przecież na uwadze, że prawidłowo przygotowana analiza potrzeb i wymagań przyczynić się może do lepszego (efektywniejszego i odpowiadającego rzeczywistym potrzebom instytucji zamawiającej) przygotowania procesu udzielenia zamówienia. Na temat tego, jak ma wyglądać analiza potrzeb i wymagań stanowi przepis art. 83 nPZP, który nie narzuca tu żadnej ścisłej formy.
Pierwszym krokiem w zakresie przygotowania analizy potrzeb i wymagań powinno być zidentyfikowanie potrzeb zamawiającego. Potrzebę stanowi funkcja, której brakuje do osiągnięcia celu lub wykonania działania.
Wykorzystanie własnych zasobów zamawiającego
Następnie zamawiający powinien rozważyć zaspokojenie zidentyfikowanych potrzeb w drodze wykorzystania własnych zasobów. Co to oznacza w praktyce? Mianowicie to, że gospodarz postępowania powinien ustalić, czy ma możliwość osiągnięcia zakładanego celu za pośrednictwem własnych zasobów personalnych (np. pracowników), aktywów finansowych czy rzeczowych. Należy ustalić jaki model tj. zasobami własnymi czy w drodze całkowitego (lub tylko częściowego np. z wykorzystaniem zasobów rzeczowych zamawiającego) powierzenia realizacji wykonawcy pozwala najlepiej zaspokoić daną potrzebę.
Co ważne, i na co wskazuje uwagę UZP w swoich Wskazówkach1– mimo konieczności uwzględnienia w ramach analiz potrzeb i wymagań zasobów własnych
„nie ma podstaw do przyjęcia, że zaspokojenie takich potrzeb zasobami własnymi zamawiającego ma prymat nad udzieleniem zamówienia”.
Wręcz przeciwnie, wybranie sposobu zaspokojenia potrzeby powinno być jednym z wyników dokonanej analizy.
Alternatywne środki zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb
W ramach tej części analizy zamawiający powinien określić, czy jest możliwe zaspokojenie zidentyfikowanej potrzeby innymi środkami niż zasoby własne czy zamówienie publiczne, np. w drodze PPP czy koncesji.
Możliwe warianty realizacji zamówienia
W dalszej kolejności zamawiający publiczny powinien w drodze rozeznania rynku określić, czy istnieje jeden lub więcej wariantów realizacji zamówienia, przez które można zaspokoić zidentyfikowaną potrzebę. Przykładowo takim wariantem może być udzielenie zamówienia na usługi typu najem, dzierżawa, leasing zamiast zakupu rzeczy.
Informacje dodatkowe
Ponadto analiza potrzeb i wymagań powinna uwzględniać dane obejmujące:
1) orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów,
2) możliwość podziału zamówienia na części,
3) przewidywany tryb udzielenia zamówienia,
4)możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia,
5) ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.
W niektórych wyjątkowych sytuacjach zamawiający publiczny będzie mógł odstąpić od dokonania analizy potrzeb i wymagań np. w przypadku, gdy zachodzi możliwość udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia (w przypadku pilnej potrzeby udzielenia zamówienia) lub w trybie zamówienia z wolnej ręki (gdy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia).
1 https://www.uzp.gov.pl/__data/assets/pdf_file/0023/45374/Wskazowki-w-przedmiocie-analizy-potrzeb-i-wymagan.pdf
