Zasadą jest, że bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podana przez zamawiającego kwota stanowi istotną informację dla wykonawców i jest swego rodzaju zabezpieczeniem przed nieuprawnionym unieważnieniem postępowania. Uzyskując wiedzę na temat dokładnej wartości, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wykonawcy są również w stanie ocenić, czy zaproponowana przez nich cena ofertowa przekracza tę kwotę czy nie.
Zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 4 PZP zamawiający unieważnia postępowanie w sytuacji, w której cena oferty najkorzystniejszej lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Oczywiście zamawiający ma prawo zwiększyć zakładaną kwotę do ceny oferty najkorzystniejszej. Jednak jak słusznie wskazuje się w orzecznictwie:
„Zwiększenie kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia należy oceniać jako wyjątek do zasady realizacji zamówienia publicznego za kwotę podaną bezpośrednio przed otwarciem ofert. Podkreślić należy, że ewentualne zwiększenie kwoty do ceny oferty najkorzystniejszej jest to uprawnienie a nie obowiązek zamawiającego, który jako organizator postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ma prawo zdecydować czy zwiększenie środków przeznaczonych na realizację zamówienia jest celowe i gospodarne. Decyzję tę podejmuje w pewnych, określonych warunkach rynkowych i w granicach wyznaczonych przez siebie możliwości finansowych do jakich realizacja danego zamówienia publicznego jest dla niego opłacalna.” (tak wyrok KIO z dnia 10 lipca 2017 r., sygn. akt KIO 1273/17).
Zatem zamawiający nie ma obowiązku poszukiwania źródeł finansowania ponad kwoty, które pierwotnie zabezpieczył, w celu wyboru oferty najkorzystniejszej i zapobieżeniu unieważnieniu postępowania.
Na marginesie warto zauważyć, że w nowszym orzecznictwie Izby pojawiają się tezy o tym, że zamawiający jest zobligowany podjąć działania, aby uzyskać dodatkowe środki i jednak zrealizować zamówienie. Dopiero gdy próba pozyskania dodatkowych środków nie przyniesie wystarczających rezultatów, zamawiający będzie musiał unieważnić postępowanie stosując się do art. 93 ust. 1 pkt 4 PZP (tak np. wyrok KIO z dnia 12 marca 2018 r., sygn. akt KIO 301/18, czy wyrok z dnia 2 marca 2018 r., sygn. akt KIO 275/18). Stanowisko to nie wydaje się słuszne, wszak sam fakt złożenia oferty najkorzystniejszej powyżej możliwości finansowych zamawiającego nie powinien rozstrzygać o konieczności poszukiwania przez niego większych środków na sfinansowanie zamówienia.
Czy zamawiający może upublicznić kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia na wcześniejszym etapie np. w specyfikacji lub wzorze umowy? Na takie pytanie należy odpowiedzieć twierdząco. Wprawdzie art. 86 ust. 3 PZP stanowi o konkretnym momencie, w którym zamawiający podaje ww. kwotę, jednak brak argumentów przemawiających za tym, aby zamawiający nie mógł jej upublicznić wcześniej. Podobne stanowisko wyrażała także KIO, uznając, że:
„Podanie kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia we Wzorze umowy nie prowadzi do naruszenia art. 86 ust. 3 p.z.p., bowiem nie jest równoznaczne z tym, iż bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający nie poinformuje o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia”(tak wyrok z dnia 22 maja 2009 r. (sygn. akt KIO/UZP 586/09; KIO/UZP 600/09).
