Zamawiający, stosownie do treści art. 90 ust. 1 PZP, zwraca się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień, gdy poweźmie wątpliwości co do zaoferowanej ceny lub kosztu pod względem ich rażącego zaniżenia. Zamawiający może powziąć taką wątpliwość w oparciu o szereg czynników, w tym doświadczenie nabyte przy realizacji danego rodzaju zamówień czy znajomość cen obowiązujących na rynku. Posłużenie się przez ustawodawcę zwrotem „wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości zamawiającego” wskazuje na subiektywny element dokonywanej przez zamawiającego oceny.
Warto przy tym pamiętać, że zwrócenie się przez zamawiającego o wyjaśnienia w zakresie rażąco niskiej ceny nie jest jedynie wymogiem o charakterze formalnym, lecz ma zapewnić uzyskanie przez niego konkretnych informacji dotyczących skalkulowania ceny. Zamawiający powinien po uzyskaniu wyjaśnień mieć możliwość oceny, czy zaoferowana cena jest realna, rzetelnie skalkulowana, a zatem zapewniająca wykonawcy należyty zysk.
Nie bez znaczenia jest tutaj sam sposób formułowania wezwania do wyjaśnień. Z wezwania takiego powinno bowiem wynikać, jakie konkretnie elementy składowe ceny budzą wątpliwości oraz gdzie zamawiający upatruje się jej zaniżenia.
Na gruncie powyższego pojawia się pytanie o dopuszczalność kilkukrotnego wzywania wykonawcy do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. W orzecznictwie wskazuje się na taką możliwość, jednak podkreślając kluczową rolę odpowiedniego formułowania pytań przez zamawiającego.
Warto przytoczyć wyrok KIO z dnia 7 marca 2017 r. sygn. akt KIO 321/17, gdzie Izba wskazała, iż: „W sytuacji, gdy Zamawiający nie poinformował wykonawcy, jakie elementy oferty budzą jego wątpliwości, co do ewentualnego rażącego zaniżenia ceny oferty, a wykonawca złożył wyjaśnienia, ale nie wynika z nich jednoznacznie, że wykonawca zaoferował rażąco niską cenę, a niektóre elementy wyjaśnień, co do kosztów czy założeń kalkulacyjnych nie zostały w dostateczny sposób wyjaśnione przez wykonawcę i budzą wątpliwości, jest możliwe wezwanie wykonawcy do dodatkowych wyjaśnień”.
Podobnie Izba wskazała w wyroku z dnia 23 marca 2017 r., sygn. akt KIO 416/17 przyjmując, że ponowne wezwanie do wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny musi wynikać z obiektywnych okoliczności takich jak np. uszczegółowienie poprzednich wyjaśnień, gdy pierwsze wezwanie zamawiający sformułował w sposób ogólny, oparty na literalnym brzmieniu przepisu.
Właściwe sformułowanie wezwania do wyjaśnień leży zatem w interesie samego zamawiającego, który w sytuacji rzetelnej odpowiedzi na jego wystąpienie, uzyskuje możliwość weryfikacji założonych przez wykonawcę kosztów i zapobiega odrzuceniu korzystniejszej pod względem ekonomicznym oferty. Brak staranności po stronie zamawiającego nie może wywoływać negatywnych konsekwencji dla wykonawcy
