Zasadą jest, że wyjaśnienia treści oferty muszą dotyczyć elementów w niej wyrażonych, które budzą wątpliwości zamawiającego. Zastosowanie art. 87 ust. 1 PZP nie może jednak doprowadzić do uzupełnienia oferty o nowe, niewyrażone w niej treści.
Z wyjaśnieniem treści oferty będziemy mieli do czynienia np. gdy wykonawca oferuje określony przedmiot zamawiającemu, jednak ten nie ma pewności czy spełnia on wymagania określone w specyfikacji. Właśnie takiego stanu faktycznego dotyczyła sprawa rozpoznawana przed KIO , gdzie jeden z wykonawców zaoferował dostawę sprzętu – suszarki bębnowej, jednak zamawiający powziął wątpliwości co do tego, czy obudowa spełnia wymagania SIWZ w zakresie obudowy ze stali nierdzewnej oraz norm bezpieczeństwa. W ocenie odwołującego, tego typu pytanie zadane innemu wykonawcy stanowiło niedozwolone negocjacje oferty.
Wezwanie do wyjaśnień – obowiązek czy uprawnienie
Mimo, iż ustawa stanowi o możliwości żądania od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, to w każdym przypadku zamawiający jest zobowiązany dochować należytej staranności. Jeżeli więc poweźmie wątpliwości co do treści oferty, jest nie tylko uprawniony, ale i zobowiązany do ich wyjaśnienia.
Powyższe jest istotne ze względu na to, że obowiązkiem zamawiającego jest odrzucenie oferty w przypadku, gdy jej zawartość merytoryczna nie odpowiada pod względem przedmiotu zamówienia albo sposobu wykonania wymaganiom zamawiającego zawartym w SIWZ. Skoro takim obligatoryjnym wymaganiem był wymóg wykonania obudowy ze stali nierdzewnej oraz spełnianie norm bezpieczeństwa, to zamawiający miał obowiązek dopytać wykonawcy i wyjaśnić swoje wątpliwości.
Takie rozumienie treści art. 87 ust. 1 PZP potwierdziła Izba w uzasadnieniu wyroku, precyzując, że:
„Literalne brzmienie powyższego przepisu wskazuje, że co do zasady czynność polegająca na żądaniu złożenia wyjaśnień dotyczących treści oferty stanowi uprawnienie, a nie obowiązek zamawiającego. Jednakże, jeżeli wymagają tego okoliczności sprawy, zamawiający działając zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców jest nie tylko uprawniony, co wręcz zobowiązany do żądania przedstawienia wyjaśnień powziętych wątpliwości dotyczących treści oferty. Zamawiający powinien bowiem zbadać rzeczywistą treść oświadczenia woli wykonawcy zawartego w ofercie, która powinna być tłumaczona z uwzględnieniem nie tylko okoliczność w jakich została złożona, ale również panujących w danej branży zwyczajów oraz zasad współżycia społecznego.”
Izba w konsekwencji uznała, że sformułowane przez zamawiającego wezwanie do wyjaśnień miało na celu jedynie rozwianie wątpliwości dotyczących obudowy w zaoferowanym modelu urządzenia. Służyło zatem jedynie uzyskaniu potwierdzenia spełniania wymagań, które wcześniej zadeklarował wykonawca w swojej ofercie. Z treści pisma zamawiającego nie wynika, że miał jakiekolwiek wątpliwości dotyczące tego, co stanowi przedmiot oferty, tj. jaki jest model zaoferowanego sprzętu. Nie sposób zatem uznać, że działania zamawiającego miały charakter negocjacji, gdyż nie zmierzały do dopasowania przedmiotu oferowanego do potrzeb zamawiającego, lecz służyły jedynie wyjaśnieniu treści złożonej oferty w zakresie spełniania norm bezpieczeństwa, których brak zarzucił w swoim piśmie odwołujący.
