Wykonawca wykazując spełnianie warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności zawodowej zobowiązany jest do załączenia dowodów określających należyte wykonanie referencyjnych robót, usług czy dostaw. Rodzaje tych dowodów precyzuje Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (dalej: Rozporządzenie).
W przypadku robót budowlanych potwierdzeniem ich należytego wykonania zgodnie z Rozporządzeniem są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego roboty budowlane były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne dokumenty.
Natomiast w przypadku usług lub dostaw będą to referencje lub inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi były wykonywane, na przykład takie jak protokoły odbioru. Referencje, o których mowa wyżej, mogą przybrać rożną treść i formę. Nie muszą też wprost nosić nazwy “referencje”. Stanowią jednak podstawowy dokument określający prawidłowość wykonania określonych robót, dostaw lub usług. Więcej na temat formalnych wymogów referencji pisaliśmy we wpisie “Czy data referencji ma istotne znaczenie?“.
Warto zwrócić uwagę, że istnieją wyjątkowe sytuacje, w których należyte wykonanie zamówienia będzie wykazywane przez samego wykonawcę, a zatem bez uzyskiwania referencji ze strony odbiorcy usług czy dostaw. Sytuację taką przewiduje §2 ust. 4 pkt 2 Rozporządzenia wskazując, że jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać ww. dokumentów, dowodem należytego wykonania zamówienia może być oświadczenie samego wykonawcy.
Złożenie zamiast referencji oświadczenia własnego wymaga jednak wykazania, że wystąpiły okoliczności od wykonawcy niezależne, uzasadniające brak możliwości uzyskania referencji. Ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa na wykonawcy. Natomiast zamawiający otrzymując takie oświadczenie zobowiązany jest ocenić, czy na pewno wystąpiły okoliczności uprawniające do odstąpienia od wymogu złożenia referencji.
Jako przykład takich okoliczności w orzecznictwie wskazuje się przede wszystkim likwidację podmiotu, na rzecz którego była świadczona usługa/dostawa i jego wykreślenie z rejestru handlowego. Czy też fakt, że dany podmiot nie jest przedsiębiorcą czynnym w swojej siedzibie i nie odbiera korespondencji w jakiejkolwiek formie. Nie można bowiem wymagać od wykonawcy, że uzyska referencje od podmiotu, który w świetle prawa już nie funkcjonuje (np. wyrok KIO z dnia 4 czerwca 2013 r., sygn. akt KIO 1193/13). Do przyczyn takich nie należy jednak sytuacja, gdy zamawiający nie chce wydać referencji, gdyż ta ma charakter subiektywny (tak wyrok KIO z dnia 3 września 2014 r. , sygn. akt KIO 1713/14).
Jeżeli wykonawca nie złożył stosownych dokumentów lub oświadczeń potwierdzających należyte wykonanie referencyjnego zamówienia, zamawiający powinien wezwać go do uzupełnienia dokumentów w trybie art. 26 ust. 3 PZP. Dopiero po bezskutecznym upływie terminu na uzupełnienie możliwe jest wykluczenie wykonawcy z postępowania w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 12 PZP.
