W związku z pandemią koronawirusa UZP na swojej stronie internetowej rekomenduje1, aby zamawiający w postępowaniach poniżej progów unijnych komunikowali się z wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Rozwiązanie takie ma zapewnić bezpieczeństwo prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia także w zakresie postępowań nie objętych dotychczas pełną elektronizacją.
Obowiązujące regulacje prawne
Wskazanie UZP dotyczy zarówno komunikacji, jak i składania kluczowych dokumentów w postępowaniu, takich jak oferta/wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy oświadczenie z art. 25a PZP. Warto przypomnieć, że na gruncie obecnych przepisów w postępowaniach poniżej progów zamawiający mogą korzystać zarówno z komunikacji elektronicznej jak i wyrażać zgodę na złożenie ofert w postaci elektronicznej (podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
W myśl znowelizowanego2 art. 18a pkt 1 oraz pkt 4 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw w postępowaniach o udzielenie zamówienia poniżej progów unijnych, prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający, wszczętych i niezakończonych przed dniem 1 stycznia 2021 r.:
„1) komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;”
oraz
„4) oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ustawy zmienianej w art. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym;”
Z kolei art. 15 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy nowelizującej stanowi, iż przepisy PZP w zakresie, w jakim przewidują obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej stosuje się w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne, dopiero od dnia 1 stycznia 2021 r.
Powyższe powoduje, że należy zgodzić się z rekomendacją UZP, że wybór sposobu komunikacji przez zamawiającego nie powinien ograniczać uprawnień wykonawców co do możliwości złożenia dokumentów w formie pisemnej. W konsekwencji w przypadku braku możliwości złożenia przez wykonawców ofert, wniosków czy innych dokumentów w postaci elektronicznej zamawiający powinien umożliwić ich złożenie również w sposób tradycyjny – pisemny.
Komunikacja elektroniczna musi być przewidziana w SIWZ
UZP zwrócił także uwagę, że zastosowanie komunikacji elektronicznej możliwe jest nie tylko przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ale także w jego trakcie. Zamawiający mają bowiem możliwość w uzasadnionych przypadkach zmiany treści SIWZ na gruncie art. 38 ust. 4 PZP. Tak dokonaną zmianę treści SIWZ zamawiający powinien udostępnić na stronie internetowej. Należy także wydłużyć termin składania ofert, aby umożliwić wykonawcom dostosowanie się do nowej sytuacji.
Otwarcie ofert on-line
Kolejna z rekomendacji opublikowanych przez UZP dotyczy przeprowadzenia otwarcia ofert w sposób zdalny w drodze transmisji on-line. W ocenie Urzędu „brak możliwości fizycznej obecności zainteresowanych osób przy otwarciu ofert z jednoczesnym zapewnieniem transmisji online i podaniu uprzedniej informacji o transmisji – nie będzie stanowić naruszenia przepisów ustawy Pzp.” Rekomendacja dotyczy zarówno przypadków otwarcia ofert elektronicznych w przetargach powyżej jak i poniżej progów unijnych.
1 https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/komunikacja-elektroniczna-w-dobie-zagrozenia-epidemicznego, komunikat z dnia 20.03.2020 r.
2 Art. 11 pkt 2 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych (Dz.U.2019.1649) zmieniającej nin. ustawę z dniem 31 grudnia 2019 r.
