Na podstawie art. 112 ust. 1 PZP Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności.
Warunki udziału w postępowaniu mogą dotyczyć między innymi zdolności technicznej lub zawodowej wykonawcy. Zgodnie z art. 116 ust. 1 PZP : W odniesieniu do zdolności technicznej lub zawodowej zamawiający może określić warunki dotyczące niezbędnego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, potencjału technicznego wykonawcy lub osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia, umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości. W szczególności zamawiający może wymagać, aby wykonawcy spełniali wymagania odpowiednich norm zarządzania jakością, w tym w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, oraz systemów lub norm zarządzania środowiskowego, wskazanych przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia.
Co do wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie, mogą oni polegać na zdolnościach, tego z wykonawców, który będzie wykonywał roboty budowlane lub usługi, do których realizacji te zdolności są wymagane. W takim przypadku wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo z ofertą oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Jeżeli wykonawcy nie złożą oświadczenia wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo z ofertą, zamawiający powinien wezwać do jego uzupełnienia i dopiero w przypadku niezłożenia oświadczenia w przewidzianym terminie odrzucić ofertę.
Wykonawca jest również uprawniony, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, do polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Wówczas podmiot udostępniający zasoby musi jednak jako podwykonawca wykonać roboty budowlane lub usługi, do realizacji których udostępniane zdolności są wymagane. W przypadku polegania na zasobach podmiotu udostępniającego zasoby wykonawca wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo wraz z ofertą przedkłada zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Obok oświadczenia podmiotu użyczającego zasoby dopuszczalne są więc inne środki dowodowe, o ile potwierdzają one uprawnienie do dysponowania zasobami podmiotu trzeciego. Takim innym środkiem może być w szczególności umowa między wykonawcą a podmiotem trzecim, zobowiązująca ten podmiot do użyczenia zasobów. Z uwagi na to, że ustawodawca przesądził w art. 118 ust. 3 PZP, iż zarówno oświadczenie podmiotu użyczającego zasoby jak i inne dowody potwierdzające uprawnienie do dysponowania zasobami podmiotu trzeciego są podmiotowymi środkami dowodowymi, należy uznać, że również one podlegają uzupełnieniu.
W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w tym zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może żądać przedłożenia podmiotowych środków dowodowych. Rodzaje środków, których może żądać zmawiający określa Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. Przykładem tych środków są wykaz wykonanych robót budowlanych lub dostaw i usług czy wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia. Wykonawca składa wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub wraz z ofertą oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w zakresie wskazanym przez zamawiającego. Oświadczenie to stanowi dowód spełnienia warunków udziału na dzień złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub oferty i zastępuje tymczasowo wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oświadczenie składa każdy wykonawca. Natomiast w przypadku polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, również ten podmiot składa oświadczenie w zakresie w jakim wykonawca polega na jego zasobach.
Co do zasady zamawiający wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych przed wyborem najkorzystniejszej oferty. Może też jednak wezwać do złożenia tych środków na każdym etapie postępowania, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający może też żądać aktualizacji środków dowodowych, jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio środki nie są już aktualne. W przypadku niezłożenia środków dowodowych, lub złożenia środków niekompletnych lub zawierających błędy, podlegają one uzupełnieniu na wezwanie zamawiającego. Uzupełniane środki powinny być aktualne na dzień ich złożenia. Oznacza to, że w przypadku uzupełniania środków dowodowych z uwagi na ich błędy lub niekompletność mogą one różnić się treścią od złożonych poprzednio środków dowodowych, co zostało potwierdzone przez KIO na gruncie PZP obowiązującego od 1 stycznia 2021 r. w wyroku z dnia 1 lipca 2021, sygn. 1704/21.
