Zgodnie z nowym PZP, po wykonaniu umowy, w niektórych przypadkach Zamawiający będzie miał obowiązek przygotowania raportu z realizacji zamówienia. Obowiązku tego nie należy utożsamiać z obowiązkiem zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy, o którym pisaliśmy na naszym blogu w ostatnim wpisie.
Na podstawie art. 446 ust 1 PZP Zamawiający sporządza raport z realizacji zamówienia, w którym dokonuje oceny tej realizacji, w przypadku gdy:
1) na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej;
2) na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej;
3) wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej:
a) 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro,
b) 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro;
4) zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.
Cytowany przepis zawiera katalog zamknięty przypadków, w których sporządzenie raportu jest obligatoryjne. W sytuacji, gdy żaden z nich nie wystąpi sporządzenie raportu zależy od woli Zamawiającego. Analiza art. 446 ust. 1 PZP prowadzi do wniosku, że ustawodawca dostrzegł potrzebę przygotowania raportu z realizacji zamówienia z trzech powodów. Pierwszym jest realizacja zamówienia odbiegająca od podstawowych założeń związanych z terminem wykonania zamówienia lub ceną zamówienia. Drugi, łączy się z naruszeniem obowiązków przez wykonawcę, które prowadziło do nałożenia na niego kar umownych w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej. Ten powód jest więc powiązany z przyczynami pozostającymi poza kontrolą zamawiającego, wynikającymi z zachowania wykonawcy. Trzeci powód dotyczy sytuacji, gdy realizacja zamówienia nie powiodła się choćby w części co doprowadziło do odstąpienia od umowy albo jej wypowiedzenia w całości lub w części.
Art. 446 ust. 3 PZP reguluje treść raportu, który musi zawierać:
1) wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;
2) wskazanie okoliczności, o których mowa w ust. 1, oraz przyczyn ich wystąpienia;
3) ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;
4) wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
Celem wprowadzenia instytucji raportu z realizacji zamówienia jest skłonienie zamawiających do analizy czy wykonanie zamówienia napotkało trudności a jeżeli tak, jakie były tego powody i czy możliwe jest ich uniknięcie w przyszłości. W konsekwencji, zgodnie z intencją ustawodawcy, raport ma się przyczynić do zwiększenia efektywności wydatkowania środków publicznych. O innym środku służącym również temu celowi – analizie potrzeb i wymagań – pisaliśmy już na naszym blogu we wpisie z dnia 11 stycznia 2021 r. Te dwie instytucje dopełniają się, ponieważ sporządzając raport z realizacji zamówienia zamawiający może dojść do wniosku, że popełnił błędy w analizie potrzeb i wymagań w zakresie oceny ryzyk związanych z udzieleniem i realizacją zamówienia, co może pomóc uniknąć tych błędów w przyszłości.
Raport powinien być sporządzony w ciągu miesiąca od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej. Ustawa nie przewiduje publikacji raportu.
