Nowe Prawo zamówień publicznych, które wejdzie w życie 1 stycznia 2021 r., przewiduje nieznany dotąd obowiązek sporządzania przez zamawiających raportu z realizacji zamówienia. Jest to przejaw zwiększonego zainteresowania ustawodawcy etapem realizacji zamówień publicznych, celem raportu jest bowiem dokonanie oceny wykonania zamówienia i źródeł ewentualnych komplikacji.
W myśl art. 446 nowego PZP Zamawiający obligatoryjnie sporządza raport z realizacji zamówienia w przypadku gdy:
- na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej;
- na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej;
- wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej 30 dni;
- zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.
Poza powyższymi przypadkami ustawodawca dopuszcza, by zamawiający sporządził raport z realizacji zamówienia także w przypadkach innych niż określone wyżej.
Raport z realizacji zamówienia ma zawierać takie dane jak:
- wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;
- wskazanie okoliczności w postaci zwiększenia wynagrodzenia, naliczenia kar umownych, opóźnień w realizacji oraz odstąpienia i wypowiedzenia umowy, a także przyczyn ich wystąpienia;
- ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;
- wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
Raport z realizacji zamówienia – biurokratyczny obowiązek czy instrument budowania świadomości?
Z pewnością wśród instytucji zamawiających pojawią się głosy, że raport z realizacji zamówienia stanowi kolejny obowiązek o charakterze biurokratycznym, z którym będą musiały się mierzyć. Nie należy jednak tracić z pola widzenia funkcji, jaką ma spełniać taki dokument. Analiza komplikacji, jakie wystąpiły przy wykonywaniu umowy, ich przyczyn i skutków może bowiem stanowić istotny element budowania świadomości także wśród samych zamawiających oraz zapewniać przejrzystość i transparentność podczas realizacji zamówienia.
Rozważenie źródeł niepowodzeń i weryfikacja postawionych na etapie tworzenia dokumentacji postępowania pierwotnych założeń, może pozwolić na uniknięcie podobnych problemów w kolejnych postępowaniach o udzielenie zamówienia.
Raport z realizacji zamówienia może stanowić również instrument walki konkurencyjnej pomiędzy wykonawcami. Wprawdzie art. 446 nowego PZP nie przewiduje obowiązku jego publikacji, jednak potencjalni konkurenci będą mogli zapoznać się z jego treścią na zasadach regulujących dostęp do informacji publicznej.
Kontrola etapu realizacji zamówień – ogłoszenie o wykonaniu umowy
Warto również wskazać, że nowe PZP przewiduje nieznany dotąd rodzaj ogłoszenia w postaci ogłoszenia o wykonaniu umowy. Zgodnie z art. 448 nowego PZP ogłoszenie o wykonaniu umowy ma być zamieszczane w BZP w terminie 30 dni od wykonania umowy.
