Dokument przedmiotowy czy treść oferty wykonawcy – jak daleko sięga swoboda zamawiającego?

Na łamach bloga wielokrotnie poruszaliśmy temat rozróżnienia pomiędzy tzw. dokumentami przedmiotowymi a dokumentami składającymi się na treść oferty wykonawcy. Rozróżnienie to nie jest tylko teoretyczne i ma istotny wpływ na możliwość sanowania braków w rzeczonych dokumentach w toku postępowania o udzielenie zamówienia – więcej do przeczytania w artykule “Karta katalogowa jako dokument przedmiotowy czy treść oferty wykonawcy?“

W przypadku dokumentów przedmiotowych ustawa przewiduje możliwość pełnego uzupełnienia dokumentów w oparciu o art. 26 ust. 3 PZP. Natomiast w zakresie dokumentów składający się na treści oferty, art. 87 ust. 1 PZP zakazuje, poza pewnymi wyjątkami, dokonywania zmian w treści oferty.

Warto wskazać, że to Zamawiający w dokumentacji postępowania określa dokumenty i oświadczenia jakie są wymagane w postępowaniu, precyzując, czy dany dokument składa się na dokumenty przedmiotowe (art. 25 ust. 1 pkt 2 PZP) czy też stanowi część oferty danego wykonawcy. W przedmiocie tego, jak daleko sięga swoboda zamawiającego w określaniu charakteru danego dokumentu, KIO wypowiedziała się w wyroku z dnia 27 lipca 2020 r., sygn. akt: KIO 1488/20.

Dokument przedmiotowy czy treść oferty wykonawcy

W stanie faktycznym sprawy zamawiający wymagał przedłożenia „dokumentu potwierdzającego, że właściwości fizykochemiczne wyrobu wymagane w § 28 ust 2 Rozporządzenia Ministra Energii z dnia 23 listopada 2016 r. w sprawie szczegółowych wymagań dotyczących prowadzenia ruchu podziemnych zakładów górniczych w zakresie trudnopalności, antyelektrostatyczności i nietoksyczności, są trwałe i nie tracą tych własności w okresie użytkowania wyrobu” oraz sprecyzował, że dokument ten składa się na treść oferty wykonawcy (a zatem nie podlega uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 PZP).

Mimo jasnych postanowień SIWZ, charakter dokumentu stał się przedmiotem sporu między stronami. Zdaniem Odwołującego powyższy dokument ma charakter przedmiotowy, gdyż potwierdza spełnianie wymogów narzuconych przedmiotowi zamówienia przez zamawiającego i powinien podlegać uzupełnieniu na zasadach określonych w art. 26 ust. 3 PZP.

Zamawiający nie ma nieograniczonej swobody

KIO przyznała rację Odwołującemu i uznała, że pomimo zapisów SIWZ wskazujących, iż dokument ten stanowi część oferty wykonawcy, uznać go należy za dokument potwierdzający, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania zamawiającego i podlegający uzupełnieniu. W uzasadnieniu wyroku wskazano, że:

„(…) o ile treść SIWZ może zawierać informacje co do charakteru danego dokumentu wymaganego przez zamawiającego tj. czy stanowi on ofertę czy dokument potwierdzający właściwości oferowanego przedmiotu zamówienia, jednakże nie może być tak, że przez czynność prawną Zamawiający omija bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa. Inny słowy, za niedopuszczalną należy uznać sytuację, w której Zamawiający uznaje dany dokument za treść oferty, zaś w sposób oczywisty treści i charakter dokumentu potwierdza właściwości oferowanego przedmiotu zamówienia, a w konsekwencji może być uzupełniony w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Gdyby dopuścić tak szeroki zakres swobody Zamawiającego w kształtowaniu postanowień SIWZ, wprowadzone wolą ustawodawcy instytucje służące konwalidowaniu błędów czy omyłek wykonawców nie miałby nigdy zastosowania, co, w ocenie Izby, jest niedopuszczalne.”

W analizowanym stanie faktycznym już sama nazwa tj. „dokument potwierdzający, że właściwości…” wskazywała, że jest to dokument potwierdzający właściwości oferowanego przedmiotu zamówienia. W ocenie KIO nie było zatem żadnych racjonalnych argumentów, aby sporne oświadczenie było zakwalifikowane jako część oferty wykonawcy.