Sygnaliści – nowe obowiązki przedsiębiorców

Nowe obowiązki – z czego wynikają?

Przypominamy, że prace nad ustawą implementującą do polskiego porządku prawnego przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii formalnie trwały od roku 2021, kiedy to projekt ustawy został przekazany przez Ministra Rodziny i Polityki Społecznej do uzgodnień. Wdrożenie przepisów Dyrektywy, mocno spóźnione, stanowi cel uchwalonej w dniu 14 czerwca 2024 r. ustawy o ochronie sygnalistów, której tekst został ogłoszony w Dzienniku Ustaw w dniu 24 czerwca 2024 r.

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów reguluje takie zagadnienia jak: warunki objęcia ochroną zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa, środki ochrony sygnalistów, zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu, zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa, zadania Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organów publicznych związane ze zgłoszeniem dokonanym przez sygnalistę, zadania organów publicznych związane z podejmowaniem działań następczych, a także zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych.

Poza nielicznymi wyjątkami, przepisy ww. ustawy wchodzą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. w dniu 25 września 2024 r. Stosunkowo krótkie vacatio legis wymusza na przedsiębiorcach podjęcie zintensyfikowanych prac w celu dostosowania wewnętrznych procedur do wchodzących niebawem w życie przepisów.

Z punktu widzenia przedsiębiorców kluczowe znaczenie mają obowiązki, jakie nakłada na nich nowa ustawa, kryteria kwalifikacji do ich wykonania oraz terminy, w jakich powinni je spełnić.

W niniejszym artykule przybliżone zostaną kwestie obowiązków związanych z przyjęciem procedury zgłoszeń wewnętrznych, której wdrożenie stanowi główny obowiązek przedsiębiorców na gruncie nowej ustawy.

Porządkowo należy wskazać, że oczekująca na wejście w życie ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa w dwóch trybach:

• w trybie zewnętrznym – poprzez ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu,
• w trybie wewnętrznym –  poprzez ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa podmiotowi prawnemu.

To właśnie z przewidzianym w ustawie „zgłoszeniem wewnętrznym” powiązano nowe obowiązki podmiotów prawa (w tym pracodawców). Należy jednak zaznaczyć, że obowiązki podmiotu prawnego w zakresie zgłoszeń naruszeń prawa, które w ustawie zawarto w rozdziale 3, ustawodawca zamierza nałożyć wyłącznie na część przedsiębiorców.

Nowe obowiązki – kogo dotyczą?

Zgodnie z zamierzeniem ustawodawcy obowiązki przewidziane w rozdziale 3 ustawy o ochronie sygnalistów, dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, nałożone zostały na podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Użyta terminologia „osoby wykonującej pracę zarobkową” jest analogiczna do definicji przyjętej w ustawie o związkach zawodowych, gdzie również ochroną objęto nie tylko pracowników (w rozumieniu przepisów prawa pracy), ale także osoby odpłatnie świadczące prace na podstawie innej niż stosunek pracy.

W art. 23 ust. 2 ww. ustawy o ochronie sygnalistów doprecyzowano, że do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się:

– pracowników w przeliczeniu na pełne etaty

lub

– osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

O ile ustalenie liczby pracowników na dany dzień nie powinno przysporzyć większych problemów (wszak w tym zakresie można posiłkować się regulacją kodeksu pracy i uwzględnić wszystkie osoby zatrudnione w organizacji na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę), o tyle ustalenie łącznej liczby osób wykonujących pracę zarobkową, a więc także z uwzględnieniem osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy może stanowić wyznanie, przed jakim w niedługim czasie stanie wielu przedsiębiorców.

Osobą świadczącą pracę za wynagrodzeniem jest z pewnością taka osoba, która za wykonaną pracę otrzymuje świadczenie o charakterze przysparzającym. Nie jest natomiast jasne, czy świadczenie to musi mieć charakter obligacyjny, czy musi być ono wypłacane periodycznie lub jaką ma przybrać formę. Ważne jest natomiast, aby taka osoba swoją pracę na rzecz podmiotu prawnego świadczyła osobiście. Nie zostało wyjaśnione, jak potraktować osoby, których zatrudnienie ma charakter wyłącznie krótkotrwały lub okresowy.

Biorąc pod uwagę złożoność stosunków gospodarczych i różnych form korzystania z zewnętrznych zasobów, każdorazowe ustalenie stanu osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu prawnego będzie wymagało pogłębionej analizy stosunków umownych łączących ten podmiot z poszczególnymi osobami.

Drugą grupą podmiotów, do których zastosowanie będą miały przepisy wspomnianego rozdziału, są podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objęte zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Co ważne, podmioty te objęte są obowiązkiem wdrożenia procedur uregulowanych w rozdziale 3 ustawy o ochronie sygnalistów, bez względu na liczbę osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową.

Na podmioty wymienione w art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów nałożono obowiązki mające na celu wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, które zostaną opisane w dalszej części niniejszego artykułu. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób, nie mogą wdrożyć w swojej organizacji procedury zgłoszenia wewnętrznego na zasadach określonych w tej ustawie.

Wręcz przeciwnie, ustawodawca wprost wskazuje na taką możliwość w art. 24 ust. 2 omawianej ustawy. Uprzednie wdrożenie procedur, mimo braku formalnego obowiązku, może okazać się pomocne, szczególnie dla przedsiębiorstw rozwijających się, które planują w przyszłości zwiększenie zatrudnienia, co może skutkować przekroczeniem ustawowego pułapu 50 osób wykonujących pracę zarobkowa na rzecz takiego przedsiębiorstwa.

Dobrowolne wdrożenie procedur opisanych w rozdziale 3 ustawy o ochronie sygnalistów pozwoli także na wyeliminowanie nieświadomych błędów spowodowanych niezakwalifikowaniem do grona osób wykonujących pracę zarobkową wszystkich osób, które zgodnie z wymogami ustawy powinny być do tego grona zaliczane i zwolni podmiot prawny z obowiązku żmudnej weryfikacji stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia oraz 1 lipca każdego roku prowadzonej działalności.

Nowe obowiązki – na czym polegają?

Opisane wyżej podmioty prawne będą zobowiązane do ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych powinno zostać poprzedzone konsultacjami:

1. z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2. z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń powinna określać przynajmniej:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej  podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez zgłaszającego (sygnalistę) wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
3. bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłaszanymi anonimowo;
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, o ile sygnalista wskaże adres do kontaktu;
6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych, tj. działań mających na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, at.. wszczęcie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych;
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Poza obligatoryjnymi elementami, procedura zgłoszeń wewnętrznych może objąć szerszą materię, w tym w szczególności:

1. wskazanie naruszeń wewnętrznych regulacji prawnych lub standardów etyki, które zostały ustanowione przez dany podmiot prawny, jeżeli podmiot ten przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
2. wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
3. wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
4. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Ponadto, podmiot prawny, o którym mowa w art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów, będzie zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, obejmującego takie dane jak: numer zgłoszenia, przedmiot zgłoszenia, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, a także datę zakończenia sprawy.

Podmiot ten będzie również administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze wobec czego będzie zobowiązany do realizacji obowiązków administratora danych osobowych, wynikających z odrębnych przepisów.

Z uwagi na charakter zgłoszeń ustawodawca przewidział obowiązek zapewnienia, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Dodatkowo, podmiot prawny, o którym mowa w rozdziale 3 nowej ustawy będzie zobowiązany do przekazania informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy z osobą ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby.

Nowe obowiązki – kiedy wchodzą w życie?

Ustawa o ochronie sygnalistów obliguje określonych pracodawców oraz inne podmioty prawne wskazane w art. 23 ustawy do przygotowania oraz wdrożenia procedur wewnętrznych realizujących wymogi ustawowe. Z uwagi na opóźnienia w implementacji przepisów, ustawa przewiduje krótki termin wejścia w życie nowych przepisów, co ma nastąpić w czasie 3 miesięcy od ogłoszenia ustawy, a więc w dniu 25 września 2024 r.

Wydawać by się mogło, że okres wejścia w życie obowiązków przewidzianych w ustawie jest określony w sposób jednoznaczny. Czy jednak od podmiotu prawnego należy wymagać, że już w dniu 25 września 2024 r. będzie dysponował wdrożoną procedurą zgłoszeń wewnętrznych, a brak jej wdrożenia będzie skutkował możliwością nałożenia grzywny przewidzianej w art. 58 komentowanej ustawy z uwagi na nieustanowienie wymaganej procedury?

Przyjęcie takiego założenia wydaje się nieprawidłowe, już choćby z tej przyczyny, że podmiot prawny dopiero po dacie wejścia w życie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów objęty zostanie nakazem wdrożenia procedury, a jej wdrożenie wymaga prowadzenia uprzednich konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami załogi. Aby te konsultacje mogły być zakwalifikowane jako konsultacje prowadzone zgodnie z wymogami ustawy, muszą zostać przeprowadzone w oparciu o jej przepisy i to przepisy obowiązujące (a więc takie, które weszły w życie), a nie dopiero ogłoszone.

W dniu 25 września 2024 r. pracodawca może co najwyżej przedstawić organizacjom związkowym lub przedstawicielom załogi projekt procedury wewnętrznych zgłoszeń. Ustawodawca wymaga przy tym, aby konsultacje z załogą trwały min. 5 dni. Kolejnym 7 dni musi upłynąć od dnia podania procedury do wiadomości osób wykonujących pracę u danego podmiotu do dnia jej wejścia w życie.

Oczywistym jest zatem, że podmiot prawny, na który ustawa nakłada obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, nie ma realnej możliwości wdrożenia jej na dzień wejścia w życie przepisów omawianej ustawy.

Kolejnym argumentem przemawiającym za brakiem możliwości wdrożenia procedury na dzień 25 września 2024 r. jest brak jasnych wytycznych (przede wszystkim w przepisach przejściowych) odnośnie do daty, w której po raz pierwszy należy badać stan zatrudnienia obligujący do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z art. 23 ust. 1 omawianej ustawy. Pojawia się bowiem pytanie, czy stan ten należy przyjmować na dzień 1 lipca 2024 r., kiedy przepisy ustawy zostały już ogłoszone, ale nie obowiązywały, czy jednak na dzień 1 stycznia 2025 r., a więc w pierwszym z ustawowo określonych terminów ustalania stanu osób wykonujących pracę zarobkową, który przypada po dacie wejścia tych przepisów w życie.

Mimo, iż przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie weszły jeszcze w życie, podmioty prawne, które przekraczają ustawowy pułap 50 osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową, a także podmioty wymienione w części I.B i II załącznika do Dyrektywy 2019/1937 powinny zawczasu przygotować się do rzeczywistości, z którą będą mierzyć się po dniu 25 września 2024 r.