Ustalenie zakresu inwestycji wydaje się zadaniem łatwym i przewidywalnym. Wystarczy określić co jest do zrobienia, spisać to, uporządkować i… dalej realizować zgodnie z planem. Rzeczywistość jest jednak bardziej skomplikowana. Realizacja inwestycji niesie ze sobą pułapki, które nie zawsze zależą od inwestora, a wpływają na zakres realizowanego przedsięwzięcia. Warto jednak być ich świadomym, żeby móc zapobiec ich skutkom.
Dwie przyczyny błędów związanych z zakresem inwestycji
Nawet najlepsze plany podlegają zmianom, bo jedyne co jest pewne to… zmiana. Na inwestycję wpływa olbrzymia ilość czynników i zmiana jednego powoduje istotne zakłócenia w innych obszarach. Problemy, które pojawiają najczęściej wynikają z dwóch powodów:
- Zapominamy o istotnych sprawach
Zazwyczaj wtedy, kiedy zbyt ogólnie określimy działania i nie przywiązujemy należytej wagi do szczegółów, które mogą w istotny sposób wpłynąć na realizację zadania. Dominuje hasło „jakoś to będzie”, które na pewno się nie sprawdzi.
- Zakres przedsięwzięcia się rozrasta poza ustalone granice (tzw. scope creep)
Pojawia się wówczas, kiedy podczas realizacji okazuje się, że poszerzamy zakres projektu o dodatkowe prace, które sprawią, że efekt finalny będzie jeszcze lepszy, jeszcze bardziej spektakularny. Pułapka takiego myślenia polega na tym, że zwiększając zakres projektu, wpływamy na dwa pozostałe elementy: czas i budżet, które są od siebie zależne. W efekcie albo wydłuży nam się termin realizacji, albo wzrosną koszty, albo przydarzą się obie rzeczy naraz. O interakcji czasu, zakresu i kosztów pisałem w artykule “Realizacja inwestycji – jak się za to zabrać?” .
Nie oznacza to jednak, że nie można wprowadzać poprawek do raz ustalonego zakresu. Jeżeli zostaną one odpowiednio przeanalizowane i zaakceptowane przez decydentów, to są dopuszczalne. W przeciwnym wypadku będzie to marnotrawienie środków, czasu i pieniędzy.
Przykładowe błędy w zarządzaniu zakresem inwestycji
Okazuje się, że wystarczy wdrożyć kilka rozwiązań, które poprawią kontrolę nad zakresem inwestycji i spowodują, że nie będziemy musieli się martwić o negatywne skutki. Poniżej kilka przykładów z życia gospodarczego, na które jako przedsiębiorcy możemy się natknąć.
Niesprawdzenie wszystkich warunków
Nie wszystkie elementy można szczegółowo sprawdzić przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu inwestycji. Często dochodzi do sytuacji, kiedy inwestor zostaje powiadomiony o nowych, istotnych sprawach już w trakcie trwania inwestycji. Chociaż nie można wszystkiego przewidzieć, z pewnością ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych czynników powinno być ograniczone do minimum.
| Przykład |
| Firma planuje wybudować fabrykę na terenach, które wcześniej były rolnicze. Po zakupie działki okazuje się, że część terenu jest torfowiskiem, a z racji tego, że torf jest zaliczany do grupy surowców, to wszelkie działania na tym terenie podlegają regulacjom związanym z wydobywaniem surowców. Generuje to dodatkowe zadania, które nie mieszczą się w pierwotnym zakresie projektu. |
Niezaangażowany inwestor
Problem komunikacyjny może dotyczyć inwestora. Dzieje się tak, kiedy niedostatecznie angażuje się on w projekt i pozostawia dużą swobodę działania zespołowi projektowemu. Dopiero sytuacje awaryjne powodują nagły wzrost zainteresowania projektem, tyle że są to działania zazwyczaj naprawcze. Takim sytuacjom zapobiega regularne raportowanie na temat postępów projektu. Wówczas problemy można rozwiązać na bardzo wczesnym etapie lub nawet udaje się ich uniknąć.
| Przykład |
| Firma postanowiła wybudować nowy budynek administracyjny. W czasie trwania początkowych prac projektowych projektant wpadł na pomysł, by wyposażyć budynek w ogniwa fotowoltaiczne. Inwestor został poinformowany, że dzięki temu będzie mógł pozyskać korzystne finansowo wsparcie ze względu na działania proekologiczne. Inwestorowi pomysł się spodobał, jednak nie zlecił on szczegółowej analizy, która pozwoliłaby na ocenę racjonalności dodatkowych prac i ich wpływu na cel projektu. Po dokonaniu zmian w projekcie, oszacowaniu kosztów i potencjalnych korzyści oraz dodatkowych warunków jakie trzeba spełnić w związku z rozszerzeniem inwestycji okazało się, że budynek jest niekorzystnie ułożony, co wpływa negatywnie na efektywność instalacji, należy zmienić/wzmocnić konstrukcję dachu, aby była w stanie wytrzymać dodatkowe obciążenia (co podraża koszt budowy), a wsparcie finansowe wiąże się z szeregiem dodatkowych warunków jakie trzeba spełnić, aby je pozyskać. |
Wpływ innych decydentów
Osoby realizujące działania powinny mieć jasność, co do celu przedsięwzięcia i skupiać się wyłącznie na zadaniach im przypisanych. Bardzo często dochodzi do sytuacji, kiedy pracownik – członek zespołu projektowego – wykazuje się dodatkową inicjatywą, co jest postrzegane pozytywnie, jednakże może doprowadzić do dwóch sytuacji: · Nieadekwatnie oceni możliwości i czas realizacji nadprogramowego zadania, co może skutkować niezrealizowaniem podstawowego celu, wynikającego z zakresu inwestycji · Wprowadzi zmiany, które nie są aprobowane przez inwestora/właściciela, i za które nie będzie on chciał zapłacić, bo nie zostały uwzględnione w zakresie projektu
| Przykład |
| Firma planuje wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania magazynem. Pracownicy zgłosili swoje propozycje funkcjonalności, które mogłyby im pomóc w codziennej pracy. Wykonawca przyjął do realizacji nowe pomysły, a dodatkowe koszty mieściły się w uzgodnionym budżecie. Działanie takie spowodowało jednak, że system stał się dużo bardziej skomplikowany. Wprowadzanie nowych funkcjonalności po wdrożeniu systemu i jego okresowe aktualizacje stały się trudniejsze, zabierały więcej czasu i spowodowały wzrost kosztów utrzymania systemu. |
Komunikacja
Ciężko uniknąć problemów komunikacyjnych przy międzynarodowym projekcie, gdzie dodatkową przeszkodą może być nieznajomość obcego języka i kultury. Odpowiednie przekazywanie informacji, a przede wszystkim dbałość o tłumaczenia obcojęzyczne, nabierają szczególnego znaczenia. W praktyce, nawet komunikacja w tym samym języku nie daje gwarancji bezproblemowego przeprowadzenia przedsięwzięcia.
| Przykład |
| Firma zagraniczna postanowiła uruchomić biznes w Polsce i wybudować centrum logistyczne. W ramach decyzji środowiskowej zleciła przygotowanie analizy wpływu powstania obiektu na środowisko naturalne pobliskich terenów. Przy rozpatrywaniu wniosku okazało się jednak, że analiza została wykonana dla miejscowości, która co prawda miała tę samą nazwę, jednakże znajdowała się w zupełnie innym województwie niż planowana inwestycja. Inwestor musiał powtórzyć opracowanie raportu, co spowodowało opóźnienia i dodatkowe koszty. |
Niezrozumienie celu inwestycji
Podstawą dobrej inwestycji jest określenie w sposób jasny, szczegółowy i konkretny, co wchodzi w skład zakresu przedsięwzięcia. Można to też przygotować na zasadzie wykluczenia tych działań i zadań, które nie mieszczą się w ramach realizacji inwestycji. Poszczególne elementy powinny być sformułowane adekwatnie do potrzeb, bez wymyślania alternatywnych, dodatkowych rozwiązań.
| Przykład |
| Firma podjęła decyzję o zakupie specjalistycznego samochodu. Początkowy cel zakładał, że samochód będzie poruszał się głównie po drogach asfaltowych. Podczas zbierania ofert okazało się, że warto rozważyć zakup samochodu, który będzie mógł swoje zadania wykonywać również na bardziej wymagającym terenie, gdzie nie ma dróg utwardzonych. Jako kompromis postanowiono zakupić samochód, którego parametry pozwalały użytkować go zarówno w normalnym, jak i w trudniejszym terenie. W efekcie samochód kosztował o 20% więcej niż samochód o standardowych parametrach, a jeździł i tak wyłącznie po drogach asfaltowych. |
To jedynie niektóre przykłady sytuacji, które wpływają na zakres realizowanych inwestycji. W praktyce gospodarczej można znaleźć więcej przykładów. Chodzi jedynie o zwrócenie uwagi na problem, że solidne przygotowanie zakresu prac niezbędnych do realizacji inwestycji jest kluczem do terminowego i mieszczącego się w granicach budżetu zrealizowania inwestycji.
Podsumowując, aby zminimalizować negatywny wpływ zmian w zakresie inwestycji należy zadbać o:
- dokładne przeanalizowanie warunków uruchomienia inwestycji,
- analizowanie wpływu potencjalnych zmian zakresu na czas trwania i koszty projektu zarówno w krótkim, jak i w długim okresie,
- regularne raportowanie na temat postępów projektu,
- jednoznaczne wskazanie osoby odpowiedzialnej za akceptowanie zmian w zakresie prac,
- dobrą komunikację w ramach projektu.
