Zarządzanie kosztami projektu inwestycyjnego to proces złożony nie tylko dlatego, że ostatecznie każdy obszar czy element projektu ma swoje przełożenie na środki pieniężne, ale przede wszystkim dlatego, że koszty projektu są kształtowane przez bardzo wiele, najczęściej różniących się czynników – czas, przepisy prawa, zagadnienia pracownicze i społeczne, zmiany w otoczeniu rynkowym, etc., to wszystko zagadnienia, które wpływają na koszty przedsięwzięcia. Na szczęście, podchodząc do zagadnienia zarządzania kosztami w sposób metodologiczny i usystematyzowany, można w znacznym stopniu uprościć ten proces i ułatwić zapanowanie nad wydatkowanymi środkami.
Planowanie zarządzania kosztami projektu
Jest to wstępny etap zarządzania kosztami projektu, w którym określa się sposób szacowania, budżetowania, zarządzania, monitorowania i kontroli kosztów projektu. Wskazuje się techniki kalkulacji kosztów, sposób raportowania, wykorzystywane narzędzia wspierające zarządzanie kosztami, etc. Proces ten prezentuje przybliżony zarys wielkości zaangażowanych zasobów i pokazuje optymalną ścieżkę zarządzania kosztami przedsięwzięcia w całym cyklu życia projektu. Jest to swoisty przewodnik dla inwestycji, który mówi co należy zrobić, żeby w konkretnym przypadku racjonalnie i efektywnie realizować wydatki.
Szacowanie kosztów projektu
Drugi etap zarządzania kosztami projektu polega na oszacowaniu kosztów zasobów niezbędnych do realizacji projektu w przyjętym zakresie i zgodnie z harmonogramem projektu. Wstępne, ogólne szacunki są często wykorzystywane na najwcześniejszych etapach planowania projektu i pomagają określić, czy projekt jest ostatecznie realizowany, czy też nie.
Po zatwierdzeniu projektu i podjęciu przez organizację decyzji o realizacji inwestycji, konieczne staje się sporządzenie bardziej szczegółowych i precyzyjnych kosztorysów w celu właściwej alokacji poszczególnych zasobów. Dokładny kosztorys powinien obejmować zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie koszty związane z doprowadzeniem projektu do końca. W zależności od specyfiki przedsięwzięcia, będą to różne koszty ogólne (media, koszty administracyjne, etc.), koszty pracy, koszty materiałów i sprzętu, wynagrodzenie dostawców i inne. Do najpopularniejszych technik szacowania kosztów należą:
- Szacowanie wstępujące (bottom – up) – polega na szacowaniu kosztów szczegółowych elementów, a następnie sumowaniu otrzymanych szacunków w celu uzyskania łącznego kosztu projektu.
- Szacowanie poprzez analogię – wykorzystuje rzeczywiste koszty poprzednich, podobnych projektów jako podstawę do estymacji kosztów projektu bieżącego.
- Ocena ekspercka – szacowanie jest dokonywane na podstawie wiedzy ekspertów mających wiedzę i doświadczenie w danej dziedzinie objętej szacowaniem.
- Szacowanie oparte o cenniki i wskaźniki przyjęte i uznane dla konkretnej branży.
W całym cyklu życia projektu, proces szacowania jest realizowany w okresowych odstępach czasu w celu uzyskania szacunków coraz bliższych wartościom rzeczywistym. Szacowanie jest podstawą tworzenia budżetów, dlatego jest to etap bardzo ważny, a popełnione błędy mogą istotnie utrudnić skuteczną realizację inwestycji.
Tworzenie budżetu projektu
Określanie budżetu jest trzecim procesem w ramach zarządzania kosztami projektu, w którym szacunkowy koszt poszczególnych działań lub zadań jest sumowany w celu określenia bazowego poziomu kosztów. Jest to podstawa kosztowa budżetu, która obejmuje wszystkie zatwierdzone środki, które są niezbędne do realizacji projektu. Budżet dodatkowo obejmuje również rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Jego istotą jest to, że wyznacza on również ramy czasowe zaplanowanych wydatków. Dopiero określone szacowane koszty poszczególnych zadań, przyjęte rezerwy wydatków oraz rozplanowanie nakładów w czasie mogą stanowić punkt wyjścia do monitorowania i obliczania wyników i postępów projektu.
Kontrola kosztów projektu inwestycyjnego
Kontrola to ostatni element zarządzania kosztami projektu, który dotyczy przede wszystkim pomiaru rzeczywistych kosztów w stosunku do budżetu zarówno w zakresie ich wysokości, jak i zgodności z planowanym czasem ich ponoszenia. Monitorowane są wyniki i wydatki projektu w stosunku do jego stopnia zaawansowania. Wszystkie odchylenia są rejestrowane i porównywane z budżetem. W dalszej kolejności wyjaśnia się przyczyny odchyleń i, w zależności od potrzeb, podejmuje działania korygujące, które mają przede wszystkim minimalizować ryzyko dalszego przekraczania budżetu, zapewniając możliwość realizacji projektu w zaplanowanym czasie i zakresie.
Z zarządzaniem kosztami projektu związana jest mocno elastyczność. Z uwagi na mnogość elementów wpływających na wysokość i terminy ponoszonych wydatków, umiejętność identyfikacji rzeczywistych przyczyn odchyleń czy też szybkie podjęcie działań korygujących w przypadku ich wystąpienia są bardzo ważne dla skutecznego zarządzania kosztami przedsięwzięcia.
O czym warto pamiętać zarządzając kosztami projektu inwestycyjnego
- Pamiętaj o inflacji. Cena nie jest ustalona na zawsze i dlatego każdy dobry budżet powinien ją uwzględniać, szczególnie w przypadku inwestycji długotrwałych lub realizowanych w obszarach o dużej dynamice cen.
- Oczekuj nieoczekiwanego. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego, co może się wydarzyć w trakcie trwania projektu, a więc konieczne jest posiadanie bufora budżetowego na wypadek zdarzenia (nieoczekiwane warunki meteorologiczne, zmiany na rynku pracy bądź w dostępie surowców), które mogłyby opóźnić realizację projektu.
- Korzystaj z narzędzi informatycznych. Posiadanie oprogramowania pozwalającego na monitorowanie budżetu podczas realizacji projektu jest bardzo ważne przy zarządzaniu kosztami. Jeśli przeanalizujemy dane, które nie są aktualne, trudno będzie działać wystarczająco szybko, aby rozwiązać problemy. Analogicznie, jeśli danych będzie zbyt dużo, to ich „ręczne” przetworzenie i analiza będą istotnie wydłużone i utrudnione.
- Reaguj szybko. Niezależnie od tego, jak bardzo rozbieżne są koszty projektu w porównaniu do budżetu, konieczne jest natychmiastowe działanie. Im dłuższa zwłoka w podjęciu działań zaradczych, tym więcej pieniędzy zostanie zmarnowanych.
- Uwzględnij wymiar projektu. Mała czy duża inwestycja, w każdym przedsięwzięciu trzeba zarządzać kosztami, ale w zależności od jego wielkości czy złożoności należy dobrać właściwe narzędzia, środki i stopień szczegółowości z jakim planujemy, organizujemy, realizujemy i kontrolujemy projekt inwestycyjny w zakresie kosztów.
