Audyt zamówień publicznych i procedur zakupowych 

Kancelaria GJW Gramza i Wspólnicy wykonuje kompleksowe audyty zamówień publicznych oraz procedur zakupowych przeprowadzanych zarówno przez podmioty zobowiązane do stosowania przepisów PZP, jak i organizacje działające w oparciu o wewnętrzne regulaminy, wytyczne projektowe czy warunki finansowania.

Nasze działania obejmują kontrolę zamówień publicznych w ujęciu praktycznym – koncentrujemy się nie tylko na formalnej zgodności z przepisami, ale również na identyfikacji ryzyk, które mogą prowadzić do zakwestionowania wyników postępowań lub wydatków. W ramach oferty usług doradztwa w zakresie zamówień publicznych proponujemy rozwiązania, które porządkują proces zakupowy i zwiększają bezpieczeństwo jego realizacji.

W przypadku projektów współfinansowanych audyt uwzględnia również aspekty związane z rozliczaniem środków publicznych, w tym wpływ procedur na kwalifikowalność wydatków, racjonalność kosztów oraz zgodność z zasadami pomocy publicznej. Analizujemy, czy sposób prowadzenia postępowań nie prowadzi do powstania selektywnej korzyści oraz czy przyjęte rozwiązania mają charakter rynkowy i możliwy do obrony w toku kontroli.

Kompleksowy zakres audytu i kontroli zamówień publicznych

Zakres naszych usług obejmuje w szczególności:

• analizę regulaminów zakupowych oraz wewnętrznych procedur udzielania zamówień, w tym mechanizmów decyzyjnych i kontroli,
• rzetelną weryfikację zgodności z PZP: wybór trybu, szacowanie wartości zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału, kryteria oceny ofert, komunikacja i terminy,
• analizę dokumentacji postępowań: ogłoszenia, SWZ/OPZ, wyjaśnienia, protokoły, ocena ofert, wybór wykonawcy, wykluczenia oraz odrzucenia,
• analizę umów i zmian umów zawieranych w wyniku postępowań, w tym zgodności zmian z wymaganiami PZP oraz warunkami finansowania,
• ocenę mechanizmów zapewniających bezstronność i przejrzystość postępowania, w tym identyfikację i obsługę konfliktu interesów,
• weryfikację poprawności stosowania kryteriów jakościowych i pozacenowych oraz sposobu dokumentowania oceny,
• audyt zamówień publicznych w projektach finansowanych ze środków publicznych, w tym audyt projektu unijnego obejmujący zgodność z wytycznymi, zasadą konkurencyjności oraz wymaganiami dokumentacyjnymi,
• analizę wpływu procedur zakupowych na rozliczanie projektu oraz możliwość zakwestionowania wydatków, w tym ryzyk korekt finansowych,
• uwzględnienie aspektów pomocy publicznej: ocena, czy sposób wyboru wykonawcy i kształt świadczeń nie generuje selektywnej korzyści, oraz czy koszty pozostają rynkowe i weryfikowalne,
• projektowanie procedur naprawczych: zmiany regulaminów, wzory dokumentów, listy kontrolne, standardy uzasadnień i archiwizacji,
• specjalistyczne szkolenia skierowane dla zespołów uczestniczących w procesie zakupowym, ukierunkowane na jednolity standard postępowań i dokumentowania decyzji.

Wynik audytu

Efektem audytu jest praktyczny materiał do wdrożenia: opis zidentyfikowanych obszarów wymagających uwagi, wskazanie działań korygujących oraz propozycje zmian dokumentów i procedur. Rekomendacje formułujemy w sposób umożliwiający ich bezpośrednie zastosowanie w bieżących postępowaniach oraz w przygotowaniu organizacji do kontroli zamówień publicznych, a także w procesie rozliczania projektów, w tym projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Nasze podejście

Audyty przeprowadzamy w sposób proporcjonalny do skali działalności i zidentyfikowanych ryzyk. Nasi prawnicy wykorzystują wieloletnie doświadczenie w realizacji złożonych projektów w obszarze zamówień publicznych, koncentrując się na skutecznej ochronie interesów klientów oraz bezpieczeństwie prowadzonych postępowań. Przeprowadzany audyt zamówień publicznych nie ogranicza się do formalnej weryfikacji dokumentacji – obejmuje również ocenę ryzyk oraz praktycznych konsekwencji przyjętych rozwiązań.

Świadczone przez nas doradztwo prawne w zakresie zamówień publicznych ma charakter praktyczny i ukierunkowany na wdrożenie. Wspieramy klientów w podejmowaniu decyzji zgodnych z przepisami, a jednocześnie uzasadnionych biznesowo i możliwych do obrony w toku kontroli. W przypadku audytu projektu unijnego badamy m.in. szacowanie wartości zamówienia PZP, w tym jego prawidłowe dokumentowanie oraz wpływ procedur na kwalifikowalność wydatków.