Klauzule informacyjne RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA O ADMINISTRATORZE DANYCH OSOBOWYCH DLA KLIENTÓW KANCELARII GJW

1. GJW Gramza i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych Spółka partnerska z siedzibą w Poznaniu (61-626), przy ul. Szelągowskiej 27, informuje, że jest administratorem danych osobowych Klienta (Administrator).
2. 2. Dane osobowe Klienta będą przetwarzane w celu:
   a) podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie Klienta oraz – jeżeli umowa z Klientem zostanie zawarta – w celu niezbędnym do wykonania umowy – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
   b) ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
   c) wywiązania się z obowiązków prawnych Administratora np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub gdy obowiązek wynika z przepisu prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych Klienta na żądanie właściwych organów lub sądów) – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
3. Administrator będzie przetwarzał następujące dane osobowe Klienta:
   a) w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie Klienta: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu,
   b) jeżeli umowy z Klientem zostanie zawarta – w celu niezbędnym do wykonania umowy: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub prowadzania działalności gospodarczej, NIP, Regon,
   c) w celu wywiązania się z obowiązków prawnych Administratora np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub gdy obowiązek wynika z przepisu prawa: imię, nazwisko, adres e-mail, adres zamieszkania lub prowadzania działalności gospodarczej, NIP, Regon,
   d) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – imię i nazwisko, adres e – mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub prowadzenia działalności gospodarczej, NIP, REGON.
4. Administrator może ujawnić dane osobowe Klienta dostawcom usług lub produktów, działającym na rzecz Administratora, w szczególności podmiotom świadczącym Administratorowi usługi IT, księgowe, agencyjne, pocztowe, kurierskie oraz drukarskie a także podmiotom współpracującym z Administratorem przy wykonywaniu umowy na rzecz Klienta, w szczególności radcom prawnym, adwokatom, aplikantom radcowskim, aplikantom adwokackim, notariuszom.
5. Dane osobowe Klienta, przetwarzane w celu:
   a) podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie Klienta – będą przechowywane przez okres prowadzenia przez strony negocjacji dotyczących zawarcia umowy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z faktu prowadzenia przez strony negocjacji dotyczących zawarcia umowy,
   b) niezbędnym do wykonania umowy – będą przechowywane przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy,
   c) wywiązania się z obowiązków prawnych Administratora – będą przetwarzane do czasu wykonania tego obowiązku, chyba że przepisy prawa będą wymagały dłuższego okresu przechowywania,
   d) w przypadku danych przetwarzanych w ramach wykonywania zawodu radcy prawnego – 10 lat od końca roku w którym zakończyło się postępowanie w którym dane osobowe zostały zgromadzone.
6. Administrator informuje, że zgodnie z art. 5a ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych [tj. Dz.U. 2022, poz. 1166 ze zm.] przepisy art. 15 ust. 1 i 3, art. 18 i art. 19 RODO stosuje się w zakresie, w jakim nie naruszają obowiązku zachowania przez radcę prawnego tajemnicy zawodowej, a przepisu art. 21 ust. 1 RODO nie stosuje się w odniesieniu do danych osobowych pozyskanych przez radcę prawnego w związku z udzielaniem pomocy prawnej.
7. W zakresie, w jakim skorzystanie z danego prawa nie narusza obowiązku zachowania przez radcę prawnego tajemnicy zawodowej osoba, której dane osobowe Administrator przetwarza ma prawo:
   a) dostępu do treści swoich danych – w granicach art. 15 RODO,
   b) ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO,
   c) ich usunięcia – w granicach art. 17 RODO,
   d) ograniczenia ich przetwarzania – w granicach art. 18 RODO,
   e) przenoszenia danych – w granicach art. 20 RODO.
8. W zakresie danych osobowych innych niż pozyskane w związku z udzielaniem pomocy prawnej, osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – chyba że Administrator wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
9. Realizacja praw, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez wskazanie swoich żądań na adres e-mail: kancelaria@gjw.pl.
10. Osoba, której dane osobowe Administrator przetwarza ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli sądzi, że Administrator przetwarza jej dane osobowe z naruszeniem przepisów RODO.

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KANDYDATÓW DO PRACY W KANCELARII GJW

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych podanych w formularzu aplikacyjnym oraz dokumentach rekrutacyjnych (CV i liście motywacyjnym) jest GJW Gramza i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych Spółka partnerska z siedzibą w Poznaniu (61-626), przy ul. Szelągowskiej 27 („Kancelaria”).
2. W procesie rekrutacji przetwarzaniu mogą podlegać następujące informacje:
   a) w przypadku Kandydatów ubiegających się o zatrudnienie w ramach stosunku pracy – dane wskazane w przepisach prawa pracy tj. art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 2019 poz. 1040 ze zm.) (dalej: Kp) oraz rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2018 poz. 2369),
   b) w przypadku Kandydatów ubiegających się o nawiązanie współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe (np. e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania), informacje dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego jak również wizerunek (jeżeli Kandydat zamieści swoje zdjęcie w dokumentach aplikacyjnych).
   W przypadku przeprowadzenia testów kompetencji i udzielenia przez Kandydata zgody na udział w takich testach, Kancelaria przetwarzać będzie także informacje dotyczące wiedzy, umiejętności oraz właściwości osobowościowych Kandydata (np. informacje o umiejętnościach lub predyspozycjach do zajmowania określonego stanowiska).
   Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie tych danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.
3. Dane osobowe Kandydata będą przetwarzane w następujących celach:
   a) udziału w procesie rekrutacyjnym na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę/współpracę, w ramach którego Kandydat przesyła do Kancelarii swoje zgłoszenie rekrutacyjne,
   b) w przypadku wyrażenia na to zgody – przeprowadzenia przyszłych rekrutacji na różne stanowiska.
4. Dane osobowe Kandydata przetwarzane będą w oparciu o różne podstawy prawne w zależności od celu ich przetwarzania:
   W przypadku Kandydatów ubiegających się o zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę:
   a) dane osobowe wskazane w art. 22 [1] par. 1 pkt 1 – 3 lub w innych przepisach prawa Kancelaria przetwarza, aby wypełnić obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
   b) dane osobowe wskazane w art. 22 [1] par. 1 pkt 4 – 6 Kodeksu pracy] Kancelaria przetwarza na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO ,
   c) jeżeli w formularzu aplikacyjnym lub dokumentach rekrutacyjnych Kandydat poda dodatkowe informacje o sobie, w stosunku do danych określonych w Kodeksie pracy lub innych przepisach prawa (np. wizerunek, zainteresowania), przetwarzanie takich danych będzie się odbywało w oparciu o zgodę Kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
   W przypadku Kandydatów ubiegających się o nawiązanie współpracy na podstawie umowy o cywilnoprawnej:
   d) przetwarzanie danych osobowych Kandydata ubiegającego się o nawiązanie współpracy na podstawie umowy o cywilnoprawnej będzie się odbywało w oparciu o zgodę Kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę na przetwarzanie danych osobowych Kandydat może wyrazić zamieszczając oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w swoim CV wraz z własnoręcznym podpisem.
   Ponadto:
   e) przetwarzanie danych osobowych do celów przyszłych rekrutacji może nastąpić w oparciu o zgodę Kandydata (art. 6 us.t 1 lit. a RODO), którą Kandydat może wyrazić zamieszczając oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w swoim CV wraz z własnoręcznym podpisem.
   f) dane osobowe będą mogły być również przetwarzane niezależnie od wyrażonej zgody, w związku z ewentualnym dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji będącego realizacją prawnie uzasadnionego w tym interesu Kancelarii (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   Poniżej przedstawiamy przykładowe brzmienie klauzuli, która może być dostosowywana do zakresu udzielnej zgody:
   „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez GJW Gramza i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych Spółka partnerska z siedzibą w Poznaniu w celu …. [np. udziału w kolejnych rekrutacjach prowadzonych przez Kancelarię]”.
5. Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22 [1] Kodeksu pracy jest niezbędne aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne, ale brak podania tych danych może uniemożliwić uczestniczenie w postępowaniu rekrutacyjnym, a w przypadku wyrażenia na to zgody – również w przyszłych procesach rekrutacyjnych, z zastrzeżeniem, że w odniesieniu do Kandydatów ubiegających się o zatrudnienie na podstawie umowy o pracę – brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.
6. Dane osobowe Kandydata będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż przez czas trwania procesu rekrutacji. W razie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych również w przyszłych procesach rekrutacyjnych dane osobowe Kandydata będą przetwarzane w tym celu przez okres jednego roku.
7. Dane osobowe Kandydata przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji będą mogły być przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń związanych z procesem rekrutacji.
8. Dane osobowe Kandydata nie będą przekazywane innym odbiorcom ani do państw trzecich.
9. Kandydat ma następujące prawa związane z ochroną jego danych osobowych w zakresie określonym w przepisach RODO oraz z zastrzeżeniem pkt 10:
   a) prawo do złożenia oświadczenia o cofnięciu wyrażonej zgody w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
   b) prawo do wniesienia sprzeciwu w każdym momencie wobec wykorzystania danych osobowych Kandydata, jeżeli dane osobowe są przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes Kancelarii,
   c) prawo dostępu do danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, źródle ich pozyskania, zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu i uzyskania ich kopii,
   d) prawo do przenoszenia danych tj. do otrzymania od Kancelarii swoich danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego – w zakresie w jakim dane Kandydata są przetwarzane na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy,
   e) prawo do sprostowania danych osobowych, gdy są niekompletne lub nieprawidłowe,
   f) prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych Kandydata, jeżeli: Kandydat wycofał zgodę lub wniósł sprzeciw, a Kancelaria nie ma innej podstawy prawnej do przetwarzania danych Kandydata lub dane osobowe Kandydata przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane lub Kandydat wniósł sprzeciw, który Kancelaria uznała za zasadny lub dane osobowe Kandydata są przetwarzane niezgodnie z prawem,
   g) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych tj. zażądania zaprzestania ich przetwarzania za wyjątkiem ich przechowywania, w sytuacjach, gdy: Kandydat kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas przetwarzanie danych osobowych Kandydata zostanie ograniczone na czas potrzebny do sprawdzenia prawidłowości danych lub Kandydat kwestionuje zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych przez Kancelarię lub Kandydat wniósł sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych – do czasu podjęcia przez Kancelarię decyzji co do zasadności sprzeciwu.
10. Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, Kancelaria może zachować pewne informacje o Kandydacie w zakresie niezbędnym do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z procesem rekrutacji.
11. Realizacja praw, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez wskazanie swoich żądań na adres e-mail: kancelaria@gjw.pl.
12. Kandydatowi przysługuje także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych [na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa] w szczególności, gdy uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane w sposób nieprawidłowy.

KLAUZULA INFORMACYJNA O ADMINISTRATORZE DANYCH OSOBOWYCH DLA KONTRAHENTÓW INNYCH NIŻ KLIENCI GJW

1. GJW Gramza i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych Spółka partnerska z siedzibą w Poznaniu (61-626), przy ul. Szelągowskiej 27, informuje, że jest administratorem danych osobowych Kontrahenta (Administrator).
2. Dane osobowe Kontrahenta będą przetwarzane w celu:
   a) podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie Kontrahenta oraz – jeżeli umowa z Kontrahentem zostanie zawarta – w celu niezbędnym do wykonania umowy – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
   b) ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
   c) wywiązania się z obowiązków prawnych Administratora np. obowiązku pozyskania i przechowywania faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub gdy obowiązek wynika z przepisu prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych Kontrahenta na żądanie właściwych organów lub sądów) – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
3. Administrator będzie przetwarzał następujące dane osobowe Kontrahenta:
   a) w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie Kontrahenta: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu,
   b) jeżeli umowy z Kontrahentem zostanie zawarta – w celu niezbędnym do wykonania umowy: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub prowadzania działalności gospodarczej, NIP, Regon,
   c) w celu wywiązania się z obowiązków prawnych Administratora np. obowiązku pozyskania i przechowywania faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub gdy obowiązek wynika z przepisu prawa: imię, nazwisko, adres e-mail, adres zamieszkania lub prowadzania działalności gospodarczej, NIP, Regon,
   d) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – imię i nazwisko, adres e – mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub prowadzenia działalności gospodarczej, NIP, REGON.
4. Administrator może ujawnić dane osobowe Kontrahenta dostawcom usług lub produktów, działającym na rzecz Administratora, w szczególności podmiotom świadczącym Administratorowi usługi IT, księgowe, agencyjne, pocztowe, kurierskie oraz drukarskie.
5. Dane osobowe Kontrahenta, przetwarzane w celu:
   a) podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie Kontrahenta – będą przechowywane przez okres prowadzenia przez strony negocjacji dotyczących zawarcia umowy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z faktu prowadzenia przez strony negocjacji dotyczących zawarcia umowy,
   b) niezbędnym do wykonania umowy – będą przechowywane przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy,
   c) wywiązania się z obowiązków prawnych Administratora – będą przetwarzane do czasu wykonania tego obowiązku, chyba że przepisy prawa będą wymagały dłuższego okresu przechowywania.
6. Osoba, której dane osobowe Administrator przetwarza ma prawo:
   a) dostępu do treści swoich danych – w granicach art. 15 RODO,
   b) ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO,
   c) ich usunięcia – w granicach art. 17 RODO,
   d) ograniczenia ich przetwarzania – w granicach art. 18 RODO,
   e) przenoszenia danych – w granicach art. 20 RODO,
   f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – chyba że Administrator wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
7. Realizacja praw, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez wskazanie swoich żądań na adres e-mail: kancelaria@gjw.pl.
8. Osoba, której dane osobowe Administrator przetwarza ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli sądzi, że Administrator przetwarza jej dane osobowe z naruszeniem przepisów RODO.