Blog Kancelarii GJW Kilkaset praktycznych publikacji Zespółu GJW
Podatek od nieruchomości Nowe zasady opodatkowania od 2025 r.
Prawo na start Start-up, innowacje, e-commerce, IT
Usługi Private Pomoc w Twoich sprawach osobistych
Cross-border Legal Sprawy transgraniczne
Procesy zakupowe związane z nabywaniem oprogramowania (licencji) wykorzystywanego w działalności przedsiębiorstwa wymagają uwzględnienia zarówno specyfiki nabywanego oprogramowania, jak i procesów oraz uwarunkowań istniejących w organizacji nabywającej oprogramowanie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku projektów realizowanych w ramach przetargów IT, w tym przetargów publicznych IT.
Ważnym elementem procesu wyboru dostawcy oprogramowania jest zaprojektowanie oraz wynegocjowanie warunków kontraktowych, które wymagają odpowiedniego uwzględnienia procesów oraz potrzeb różnych obszarów biznesowych przedsiębiorstwa. Wybór systemu IT oraz zawarcie umów związanych z zakupem licencji, wykonaniem wdrożenia oraz zakupem usług utrzymaniowych i serwisowych poprzedza zwykle wieloetapowa procedura, wymagająca odpowiedniego wsparcia prawnego.
Szczegółowo analizujemy skalę planowanego wdrożenia, specyfikę branży oraz uwarunkowania prawne i organizacyjne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W ramach obsługi prawnej branży IT pomagamy w precyzyjnym określaniu przedmiotu poszczególnych umów związanych z zakupem systemów IT, zasad współpracy na etapie wdrożenia, szczegółowym ustaleniu zasad procedur odbiorowych, zasad oraz terminów usuwania usterek, treści gwarancji na oprogramowanie, a także zasad prowadzenia prac związanych z rozwojem oprogramowania.
Projekty umów są każdorazowo weryfikowane pod kątem ryzyk, tak aby zapewniały odpowiedni poziom bezpieczeństwa prawnego oraz ograniczały zagrożenia związane z odstąpieniem od umowy lub jej wypowiedzeniem.
Mamy na uwadze ryzyko „uzależnienia” nabywcy rozwiązania IT od dostawcy oprogramowania, dlatego po zakończeniu wdrożenia istotne znaczenie ma zapewnienie nie tylko usług utrzymaniowych, lecz również dostępności i zasad nabywania usług rozwojowych, odpowiadających na potrzeby zmieniającego się otoczenia biznesowego i prawnego.
W ramach usług wdrożeniowych zwracamy szczególną uwagę na precyzyjne określenie przedmiotu umowy, w tym rezultatu prac, kluczowych aspektów technicznych projektu oraz możliwości wprowadzania zmian w trakcie realizacji umowy wdrożeniowej IT, takich jak rozbudowa funkcjonalności czy personalizacja rozwiązania. Istotne znaczenie ma również ustalenie harmonogramu prac oraz jasnych zasad odbioru.
W ramach obsługi prawnej IT wspieramy klientów w monitorowaniu realizacji postanowień umownych oraz zabezpieczamy interesy nabywcy w zakresie terminowego i zgodnego z umową wykonania wdrożenia. Projektując rozwiązania prawne dla etapu wdrożenia, uwzględniamy potrzebę nieprzerwanego funkcjonowania organizacji oraz pełnego wykorzystania możliwości nabywanego oprogramowania.
Zapewniamy wsparcie prawne przy określaniu zasad świadczenia usług utrzymaniowych (maintenance), w tym obowiązków dostawcy związanych z aktualizacjami bezpieczeństwa, zmianami przepisów prawa oraz rozwojem technologicznym. Pomagamy w precyzowaniu zapisów dotyczących gwarancji na oprogramowanie komputerowe oraz zasad weryfikacji parametrów gwarantowanych przez dostawcę.
Szczególną wagę przykładamy do regulacji dotyczących sposobu zgłaszania usterek i czasów reakcji w ramach SLA. Na wypadek zakończenia współpracy rekomendujemy wprowadzenie postanowień zabezpieczających ciągłość funkcjonowania systemu, w tym zasad przekazania danych i dokumentacji. Postanowienia dotyczące poufności oraz odpowiedzialności stanowią uzupełnienie umów utrzymaniowych w ramach obsługi prawnej branży IT.
Zakup infrastruktury IT stanowi odrębny obszar projektów technologicznych, który wiąże się nie tylko z dostawą sprzętu, lecz również z dodatkowymi zobowiązaniami po stronie dostawcy, takimi jak instalacja, uruchomienie infrastruktury, migracja danych czy zapewnienie świadczeń gwarancyjnych i serwisowych. Tego rodzaju przedsięwzięcia wymagają odpowiedniego przygotowania kontraktowego oraz bieżącej kontroli realizacji zobowiązań.
W ramach obsługi prawnej IT doradzamy przy opracowywaniu umów regulujących dostawy infrastruktury IT, koncentrując się na zabezpieczeniu interesów nabywcy na wypadek opóźnień, wad dostawy lub niewykonania świadczeń towarzyszących. Wspieramy również klientów na etapie realizacji zamówienia, umożliwiając weryfikację prawidłowości wykonania zobowiązań przez dostawcę. Już na etapie przygotowywania umowy identyfikujemy potencjalne ryzyka kontraktowe i projektujemy rozwiązania ograniczające ich skutki.
Zapewniamy wsparcie prawne przy tworzeniu specyfikacji zakupowych związanych z nabywaniem rozwiązań IT, zarówno w procedurach realizowanych w oparciu o prawo zamówień publicznych, jak i w postępowaniach prowadzonych w sektorze prywatnym. Doradztwo obejmuje w szczególności przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia (SWZ), opisu przedmiotu zamówienia oraz pozostałych elementów dokumentacji przetargowej.
W ramach obsługi prawnej branży IT dbamy o to, aby dokumentacja zakupowa była jednoznaczna, kompletna i zgodna z obowiązującymi przepisami, zasadami compliance oraz najlepszymi praktykami rynkowymi. Prawidłowe przygotowanie dokumentacji przetargowej, uwzględnienie wymagań związanych z realizacją zamówienia, dobór właściwych kryteriów oceny ofert oraz jasne określenie wymogów proceduralnych stanowi podstawę sprawnego i bezpiecznego przeprowadzenia procedury zakupowej. Na każdym etapie tego procesu zapewniamy wsparcie oraz praktyczną wiedzę prawną.
Kancelaria GJW świadczy kompleksowe wsparcie prawne w obszarze prawa IT, obejmujące obsługę prawną firm IT oraz doradztwo w zakresie umów związanych z realizacją projektów technologicznych.