Brak podpisu pod formularzem ofertowym nie zawsze dyskwalifikuje ofertę

W efekcie elektronizacji, od dnia 18 października 2018 r. we wszystkich postępowaniach powyżej progów unijnych oferty należy składać w formie elektronicznej. Natomiast w postępowaniach poniżej tych progów elektronizacja została przesunięta na dzień 1 stycznia 2020 r., a zatem oferty składane będą w dotychczasowej, pisemnej formie. Zgodnie z treścią art. 78 § 1 KC, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Dla możliwości uznania, że oferta podlega odrzuceniu z uwagi na niezachowanie wymaganej formy pisemnej, znaczenie ma treść informacji zawartych w formularzu ofertowym oraz okoliczność, czy podpis wykonawcy został faktycznie umieszczony pod oświadczeniem woli. Takie wnioski płyną z niedawnego wyroku KIO z dnia 23 lipca 2018 r., sygn. akt: KIO 1381/18.

W stanie faktycznym rozpatrywanej przez Izbę sprawy, wykonawca złożył ofertę na formularzu ofertowym, według wzoru stanowiącego załącznik do SIWZ. Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy został umieszczony na pierwszej i drugiej stronie formularza, natomiast na ostatniej, trzeciej stronie, wykonawca umieścił jedynie pieczątkę reprezentanta, bez jego podpisu. Zamawiający, widząc, że oferta nie została w całości podpisana przez wykonawcę, odrzucił ją na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 8 PZP, jako niezgodną z art. 78 KC. Uznał przy tym, że z uwagi na brak podpisu na ostatniej stronie formularza, nie można przyjąć, ze oferta została sporządzona w wymaganej formie pisemnej. Ze stanowiskiem takim nie zgodził się odwołujący i zaskarżył czynność w postaci odrzucenia oferty do KIO.

Jednak dla składu orzekającego w sprawie sytuacja nie była tak oczywista. Izba wzięła bowiem pod rozwagę treść informacji zawartych na poszczególnych stronach formularza. 

Co istotne, na trzeciej, niepodpisanej stronie znalazły się takie informacje:

„17. Integralną część oferty stanowią następujące dokumenty: 1) oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu 2) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania 3) dowód wniesienia wadium – gwarancja ubezpieczeniowa 18. Oferta została złożona na 12 kolejno ponumerowanych stronach”.