W myśl art. 180 ust. 4 PZP odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Termin na wniesienie odwołania ma charakter zawity, co oznacza, że jego bezskuteczny upływ powoduje wygaśnięcie uprawnień wykonawcy.
To, czy w praktyce lepiej jest wnosić odwołanie składając je „fizycznie” w KIO, czy też za pomocą platformy ePUAP jest kwestią ocenną. Jak wiadomo, w przypadku tego środka ochrony prawnej nie wystarczy samo nadanie przesyłki, lecz odwołanie musi zostać doręczone Prezesowi KIO przed upływem ustawowego terminu. Zatem wnosząc odwołanie drogą tradycyjną trzeba się pofatygować do KIO osobiście lub skorzystać z usług kuriera. Forma elektroniczna wydaje się zatem wygodniejsza – jednak tu istnieje niemałe ryzyko, że portal po prostu nie będzie działał poprawnie. Z pewnością czynności złożenia odwołania elektronicznie nie należy pozostawiać na ostatnią chwilę.
Moment doręczenia odwołania nie budzi wątpliwości gdy składamy je w formie „papierowej”. Natomiast w sprawie o sygn. akt KIO 2415/18, Izba wyjaśniła, jak należy ustalać moment doręczenia odwołania składanego w formie elektronicznej.
Odwołując się do orzecznictwa sądów powszechnych Izba przyjęła, że chwilą decydującą o złożeniu oświadczenia woli wyrażonego w postaci elektronicznej jest wprowadzenie go do środka komunikacji elektronicznej i to w taki sposób, który umożliwia adresatowi zapoznanie się z jego treścią. Dotyczy to środka komunikacji kontrolowanego przez adresata, choć niekoniecznie należącego do niego. Jak stanowi art. 61 § 2 KC oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Przepis ten wskazuje, że ustalenie chwili złożenia oświadczenia woli odbywa się przy uwzględnieniu zasady doręczenia. Zatem wiadomość zawierająca oświadczenie woli, przesłana adresatowi drogą elektroniczną, powinna znaleźć się na serwerze właściwym dla adresata w taki sposób, aby mógł się on z nią zapoznać.
W stanie faktycznym rozpoznawanej przez Izbę sprawy odwołanie zostało wniesione do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w postaci elektronicznej i zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pełnomocnika odwołującego. Termin na wniesienie odwołania upływał w dniu 21 listopada 2018 r. Z poświadczenia certyfikatu podpisu wygenerowanego przez ePUAP wynikało, że czas podpisania odwołania to: 21 listopada 2018 r., godz. 23:59 i 22 listopada 2018 r. godz. 00:00. Natomiast Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) jako datę doręczenia podawało dzień 22 listopada 2018 r. Warto wskazać, że takie poświadczenie przedłożenia jest automatycznie tworzone i udostępniane nadawcy w przypadku odebrania dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą podmiotu publicznego. Izba uznała, że kluczowe znaczenie ma moment wskazany w Urzędowym Poświadczeniu Przedłożenia, z którego wynikało, że zapoznanie się z treścią odwołania było możliwe dopiero w dniu 22 listopada 2018 r., a zatem po upływie ustawowego terminu na jego wniesienie.
