Nowe PZP, obok „podmiotowych środków dowodowych” (tj. środków służących potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji) definiuje również pojęcie „przedmiotowych środków dowodowych”, które mają pomagać zamawiającemu w weryfikowaniu zgodności przedmiotu oferty wykonawcy z wymaganiami określonymi w warunkach postępowania.
Zgodnie z definicją legalną zawartą w art. 7 pkt 20 PZP:
Ilekroć w niniejszej ustawie jest mowa o przedmiotowych środkach dowodowych – należy przez to rozumieć środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia;
Definicja wskazuje na dwie role przedmiotowych środków dowodowych. Służą one weryfikacji zgodności przedmiotu oferty z opisem przedmiotu zamówienia, co umożliwia sprawdzenie poprawności merytorycznej oferty, a także zgodności z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.
Nowe PZP nie zawiera zamkniętego katalogu środków dowodowych. Mogą nimi być certyfikaty, etykiety oraz inne przedmiotowe środki dowodowe służące wskazanym wyżej celom. Certyfikaty są wydawane przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę. Zgodnie z intencją ustawodawcy wyrażoną w uzasadnieniu nowego PZP certyfikaty powinny być traktowane jako najbardziej typowy środek dowodowy. Natomiast etykietą jest każdy dokument, w tym zaświadczenie lub poświadczenie, który potwierdza, że obiekt budowlany, produkt, usługa, proces lub procedura spełniają wymagania konieczne do uzyskania etykiety. Możliwość żądania przedłożenia etykiety jest stosunkowo ograniczona, ponieważ istnieje tylko w odniesieniu do zamówień o szczególnych cechach środowiskowych oraz gdy łącznie spełnione są następujące warunki:
- wymagania etykiety dotyczą wyłącznie kryteriów, które są związane z przedmiotem zamówienia, i są odpowiednie dla określenia cech robót budowlanych, dostaw lub usług będących przedmiotem tego zamówienia;
- wymagania etykiety są oparte na obiektywnie możliwych do sprawdzenia i niedyskryminujących kryteriach;
- wymagania etykiety są opracowywane i przyjmowane w drodze otwartej i przejrzystej procedury, w której mogą uczestniczyć wszystkie zainteresowane podmioty, w tym podmioty należące do administracji publicznej, konsumenci, partnerzy społeczni, producenci, dystrybutorzy oraz organizacje pozarządowe;
- etykiety oraz wymagania etykiety są dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron.
Zamawiający może żądać złożenia innych niż wyżej wymienione przedmiotowych środków dowodowych tylko wówczas, jeżeli są niezbędne do przeprowadzenia postępowania. Ponadto te inne środki muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i z nim związane. Co istotne ustawa nakazuje zaakceptować zaproponowane przez wykonawcę odpowiednio inne niż wskazane przez Zamawiającego etykiety, certyfikaty lub inne środki dowodowe, jeżeli poświadczają one zgodność przedmiotu oferty z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego.
Wykonawca jest zobowiązany złożyć przedmiotowe środki dowodowe tylko jeżeli zamawiający wskaże takie wymaganie w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Obowiązujące PZP przewiduje, że w takim przypadku wykonawca powinien złożyć przedmiotowe środki dowodowe wraz z ofertą, co jest istotną zmianą wobec PZP z 2004 r., zgodnie z którym środki te były składane na wezwanie zamawiającego przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona.
Inaczej też niż dotychczas, możliwość złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych po terminie nie jest zasadą. Istnieje ona tylko wtedy, gdy zamawiający przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. W przeciwnym razie w przypadku niezłożenia środków wraz z ofertą zamawiający musi odrzucić ofertę.
Natomiast gdy zamawiający przewidzi uzupełnianie przedmiotowych środków dowodowych, będzie zobowiązany do wezwania wykonawcy do ich uzupełnienia poza dwoma wyjątkami. Po pierwsze zamawiający będzie zwolniony z obowiązku wezwania jeżeli, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. Po drugie złożenie środków lub ich uzupełnienia nie będzie wymagane w sytuacji, w której środek służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. Tak jak dotychczas, termin na złożenie lub uzupełnienie środków dowodowych będzie wyznaczany przez Zamawiającego.
Co do złożonych środków dowodowych zamawiający będzie natomiast jak dotychczas mógł żądać wyjaśnień. Żądanie wyjaśnień nie może jednak prowadzić do uzupełnienia środków dowodowych, ponieważ stanowiłoby to obejście jednoznacznie uregulowanych zasad ich składania.
