Zmiana jednej litery w imieniu pełnomocnika

W taki sposób Krajowa Izba Odwoławcza (wyrok z dnia 30 kwietnia 2013 r. KIO 882/13) oraz Sąd Okręgowy w Koszalinie (wyrok z dnia 16 lipca 2013 r., sygn. akt: VI Ga 71/13) rozstrzygnęły spór pomiędzy zamawiającym a wykonawcą w przedmiocie bezpodstawnego odrzucenia oferty.

Zamawiający odrzucił bowiem ofertę wykonawcy albowiem uznał, iż osoba, która ofertę w imieniu wykonawcy podpisała, nie miała do tego umocowania. Podstawą takiego stwierdzenia była okoliczność, iż imię osoby umocowanej w pełnomocnictwie różniło się o jedną literę od imienia osoby podpisującej ofertę.

Zarówno KIO, jak i Sąd Okręgowy uznały, że błędny zapis imienia pełnomocnika w postaci zamiany jednej litery z „a” na „e” należy uznać za oczywistą niedokładność dokumentu, a zamawiający nie dołożył należytej staranności celem prawidłowego wyjaśnienia pełnomocnictwa.

Uzasadniając podjęte rozstrzygnięcie, Izba wskazała, iż:

pełnomocnictwo jest udzielane w drodze jednostronnej czynności prawnej, mocą której osoba, której udzielono pełnomocnictwa, otrzymuje upoważnienie do podejmowania czynności prawnych ze skutkiem prawnym na reprezentowanego, (czyli prawo do działania w cudzym imieniu).

Pełnomocnictwo upoważniające do podpisania oferty stanowi oświadczenie woli i podobnie jak inne oświadczenia woli powinno być tłumaczone tak, jak tego wymagają okoliczności, w których zostało złożone, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje (art. 65 kodeksu cywilnego). Pod uwagę powinno się brać całą treść dokumentu.

Nie każda omyłka i nieścisłość w pełnomocnictwie czyni je nieważnym lub zawierającym błąd. W sytuacji, gdy z przedłożonych dokumentów jednoznacznie nie wynika, w którym miejscu występuje, jaki błąd (np. czy w pełnomocnictwie, czy też w innym dokumencie w złożonej ofercie), zamawiający powinien najpierw wezwać wykonawcę odpowiednio do wyjaśnienia dokumentu (na podstawie art. 26 ust. 4 P.z.p.) lub treści oferty (art. 87 ust. 1 P.z.p.).

Następnie po doprecyzowaniu rodzaju błędu ewentualnie wezwać wykonawcę zgodnie z art. 26 ust. 3 P.z.p. Jeżeli w złożonych wyjaśnieniach wykonawca oświadczy, że osoba która podpisała ofertę działa w jego imieniu wówczas można poprzestać na tym wyjaśnieniu i uznać dokumenty za złożone prawidłowo.