W taki sposób Krajowa Izba Odwoławcza (wyrok z dnia 30 kwietnia 2013 r. KIO 882/13) oraz Sąd Okręgowy w Koszalinie (wyrok z dnia 16 lipca 2013 r., sygn. akt: VI Ga 71/13) rozstrzygnęły spór pomiędzy zamawiającym a wykonawcą w przedmiocie bezpodstawnego odrzucenia oferty.
Zamawiający odrzucił bowiem ofertę wykonawcy albowiem uznał, iż osoba, która ofertę w imieniu wykonawcy podpisała, nie miała do tego umocowania. Podstawą takiego stwierdzenia była okoliczność, iż imię osoby umocowanej w pełnomocnictwie różniło się o jedną literę od imienia osoby podpisującej ofertę.
Zarówno KIO, jak i Sąd Okręgowy uznały, że błędny zapis imienia pełnomocnika w postaci zamiany jednej litery z „a” na „e” należy uznać za oczywistą niedokładność dokumentu, a zamawiający nie dołożył należytej staranności celem prawidłowego wyjaśnienia pełnomocnictwa.
Uzasadniając podjęte rozstrzygnięcie, Izba wskazała, iż:
pełnomocnictwo jest udzielane w drodze jednostronnej czynności prawnej, mocą której osoba, której udzielono pełnomocnictwa, otrzymuje upoważnienie do podejmowania czynności prawnych ze skutkiem prawnym na reprezentowanego, (czyli prawo do działania w cudzym imieniu).
Pełnomocnictwo upoważniające do podpisania oferty stanowi oświadczenie woli i podobnie jak inne oświadczenia woli powinno być tłumaczone tak, jak tego wymagają okoliczności, w których zostało złożone, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje (art. 65 kodeksu cywilnego). Pod uwagę powinno się brać całą treść dokumentu.
Nie każda omyłka i nieścisłość w pełnomocnictwie czyni je nieważnym lub zawierającym błąd. W sytuacji, gdy z przedłożonych dokumentów jednoznacznie nie wynika, w którym miejscu występuje, jaki błąd (np. czy w pełnomocnictwie, czy też w innym dokumencie w złożonej ofercie), zamawiający powinien najpierw wezwać wykonawcę odpowiednio do wyjaśnienia dokumentu (na podstawie art. 26 ust. 4 P.z.p.) lub treści oferty (art. 87 ust. 1 P.z.p.).
Następnie po doprecyzowaniu rodzaju błędu ewentualnie wezwać wykonawcę zgodnie z art. 26 ust. 3 P.z.p. Jeżeli w złożonych wyjaśnieniach wykonawca oświadczy, że osoba która podpisała ofertę działa w jego imieniu wówczas można poprzestać na tym wyjaśnieniu i uznać dokumenty za złożone prawidłowo.
Sąd Okręgowy, przychylając się do stanowiska KIO podkreślił, iż:
dla oceny poprawności pełnomocnictwa fundamentalne znaczenie należy przyznać okoliczności, czy należycie identyfikowało ono pełnomocnika. (…) Błędne wskazanie imienia uznać należy w tej sytuacji za oczywista niedokładność dokumenty, do skutków której wprawdzie nie można bezpośrednio przenosić zasad usuwania oczywistych niedokładności orzeczeń w postępowaniu cywilnym, do czego odwołuje się strona oferenta, ale istnienie ustawowej możliwości prostowania orzeczeń sądowych, w przypadkach nie budzących wątpliwości omyłek upoważnia do wykluczenia nadmiernego formalizmu przy ocenie okoliczności sprawy.
Mając na uwadze wydane orzeczenia, istotne jest, aby zamawiający przy dokonywaniu oceny prawidłowości przedkładanych pełnomocnictw działali z należyta starannością i dążyli do jednoznacznego wyjaśnienia istniejących niedokładności.
