Umowa ramowa to rodzaj umowy zawieranej przez zamawiającego z jednym lub wieloma wykonawcami, celem udzielania na jej podstawie zamówień realizacyjnych (cząstkowych). Przy czym sama umowa nie jest zamówieniem publicznym, mimo iż przeprowadzana jest z odpowiednim stosowaniem przepisów o udzielaniu zamówień.
Umowa ramowa, w myśl art. 2 pkt 9a PZP, określa warunki, czyli ramy zamówień, które na jej podstawie dopiero będą udzielane. Warunki te powinny dotyczyć w szczególności cen i, jeżeli zachodzi taka potrzeba, przewidywanych ilości.
Przedmiot umowy jest przy tym wskazywany w skali całego okresu obowiązywania umowy ramowej, a nie w odniesieniu do pojedynczego zamówienia.
Udzielenie konkretnego zamówienia realizacyjnego odbywa się następie w sposób uproszczony, w granicach zadeklarowanego „wolumenu” oraz okresu trwania umowy ramowej. Może to następować na różne sposoby, w szczególności w drodze „procedury konkurencyjnej” poprzez zwrócenie się o złożenie ofert (w przypadku gdy nie wszystkie warunki realizacji zamówienia lub nie wszystkie warunki wyłonienia wykonawców będących stroną umowy ramowej określono w umowie ramowej) lub bez takiego zwracania się, albo w sposób mieszany.
Zamawiający może także dopuścić lub wymagać złożenia ofert na potrzeby umowy ramowej w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty.
Główną zaletą umów ramowych jest umożliwienie zamawiającemu nabywania towarów i usług poprzez zamówienia realizacyjne, co dzieje się w szybkim tempie, w oparciu o zweryfikowanych uprzednio wykonawców, bez ponawiania czasochłonnych postępowań przetargowych.
Umowy ramowe mają także sens, gdy Zamawiający nie jest w stanie od razu sprecyzować dokładnego zapotrzebowania na dane towary/usługi, lecz wie, jakim maksymalnym budżetem będzie dysponować w okresie obowiązywania umowy ramowej.
