Termin związania ofertą jest obligatoryjnie wskazywany przez zmawiającego w dokumentach zamówienia poprzez wskazanie daty. Maksymalne terminy związania ofertą zostały uregulowane w PZP i różnią się w zależności od przedmiotu postępowania i wartości zamówienia.
Czas związania ofertą
W odniesieniu do zamówień klasycznych terminy związania ofertą wynoszą:
- 30 dni dla zamówienia o wartości poniżej progów unijnych
- 90 dni dla zamówienia o wartości równej lub wyższej progom unijnym,
- 120 dni dla zamówienia na roboty budowlane, którego wartość wynosi co najmniej 20 mln euro, a na usługi lub dostawy 10 mln euro.
Termin związania ofertą biegnie od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.
Dłuższe związanie ofertą
Przedłużenie terminu związania ofertą jest możliwe tylko raz na okres maksymalnie 60 dni, a w przypadku zamówień o wartości poniżej progów unijnych – 30 dni. W tym celu, jeszcze przed upływem terminu związania ofertą, zamawiający musi zwrócić się do wykonawcy o przedłużenie tego terminu, wskazując jednocześnie na jaki okres przedłużenie ma nastąpić. Zamawiający nie musi uzasadniać tego wniosku.
Wykonawca nie ma obowiązku wyrazić zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, a brak zgody nie powoduje dla niego negatywnych skutków, w szczególności nie prowadzi do utraty wadium.
Aby przedłużenie było skuteczne, wykonawca musi wyrazić na nie zgodę w formie pisemnej. Brak odpowiedzi jest jednoznaczny z brakiem zgody. Dodatkowo, jeżeli zamawiający wymagał w postępowaniu wniesienia wadium, dla skuteczności przedłużenia konieczne jest przedłużenie ważności wadium lub wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
Upływ terminu związania ofertą
Po upływie terminu związania ofertą nie jest już możliwe jego przedłużenie. W takim przypadku, zamawiający może jedynie zwrócić się do wykonawcy o zgodę na wybór jego oferty mimo upływu terminu związania nią. Zamawiający powinien oczywiście zwrócić się najpierw do wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, a w przypadku braku wyrażenia przez niego zgody na wybór oferty, do kolejnego najwyżej ocenionego wykonawcy. Również w tym wypadku konieczne jest, by wykonawca wyraził zgodę w formie pisemnej. Nie jest natomiast konieczne wniesienie nowego wadium lub przedłużenie okresu obowiązywania wadium.
Zachowanie niezależności przez zamawiających
Analiza przepisów PZP dotyczących możliwości przedłużenia terminu związania ofertą lub wyboru oferty po upływie terminu związania ofertą prowadzą do wniosku, że zamawiający powinien dołożyć wszelkich starań, by dokonać wyboru oferty w terminie związania nią wykonawcy, wskazanym w dokumentach zamówienia. Nie ma on bowiem gwarancji, że po upływie tego terminu będzie mógł wybrać ofertę i jest w tej kwestii całkowicie zależny od woli wykonawcy.
Termin związania ofertą w zamówieniach publicznych
Termin związania ofertą w zamówieniach publicznych jest kluczowym elementem wpływającym na efektywność i pewność procesów zakupowych. Ustalony w dokumentach zamówienia termin nie tylko definiuje ramy czasowe, w których wykonawca pozostaje związany swoją ofertą, ale również wpływa na harmonogram realizacji postępowania. Z perspektywy zamawiającego, przestrzeganie tych ram jest szczególnie istotne, ponieważ brak decyzji w przewidzianym okresie może prowadzić do konieczności renegocjacji z wykonawcami, co wiąże się z dodatkowymi ryzykami i potencjalnym wydłużeniem procedury. Dlatego tak ważne jest, aby zamawiający skrupulatnie planowali harmonogram wyboru ofert, uwzględniając obowiązujące przepisy i maksymalne terminy związania ofertą, a także przewidziane w PZP mechanizmy umożliwiające ich przedłużenie lub uzyskanie zgody wykonawcy na wybór oferty po upływie pierwotnego terminu.
W czym możemy pomóc?