Umowa po terminie związania ofertą

Artykuł 85 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych mówi o tym, że wykonawca jest związany ofertą aż do upływu terminu określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jednak nie dłużej niż:

1. 30 dni – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty, które są określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP;
2. 90 dni – jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa albo przekracza równowartość kwoty 20.000.000 euro (wyrażonej w złotych), a dla dostaw lub usług – 10.000.000 euro;
3. 60 dni – jeżeli wartość zamówienia jest inna niż określona w pkt 1 i 2.

Wykonawca może przedłużyć termin związania ofertą samodzielnie lub na wniosek zamawiającego, z tym że zamawiający może zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu – jednak tylko raz, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą oraz wyłącznie o dokładnie wyznaczony okres, z zastrzeżeniem, że nie jest on dłuższy niż 60 dni.

Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Terminy związania ofertą wyznacza się po to, aby zobligować wykonawców – pod groźbą utraty wadium – do dotrzymania warunków zawartych w ofercie, które złożyli w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

W wyroku o sygn. KIO 459/12 Izba wyjaśnia, iż:

„(…) pod pojęciem związania ofertą należy rozumieć formalne ujęcie obowiązku zawarcia umowy przez składającego ofertę w przypadku przyjęcia oferty przez jej adresata (oblata). Jej cywilistyczna konstrukcja wyraża się tym, że składający ofertę w określonym przez siebie terminie nie może zapobiec zawarciu umowy bez poniesienia negatywnych tego konsekwencji (np. konsekwencji utraty wadium). Związanie ofertą pozostaje bowiem niczym innym jak gotowością zawarcia umowy przez oferenta w przypadku przyjęcia oferty. Okres związania obejmuje pewien wycinek czasu, w ciągu którego obowiązek taki funkcjonuje, obejmujący termin początkowy i termin końcowy obowiązywania. Instytucja związania ofertą uregulowana została w ustawie PZP w sposób specyficzny, gdyż termin związania ofertą określa Zamawiający – a więc adresat oferty. Generalnie jednak instytucja ta odnosi dwojaki skutek. Do momentu upływu końcowego terminu związania chroni oblata (zamawiającego) i przyznaje mu prawo przyjęcia oferty i prawo żądania zawarcia umowy, zaś w przypadku uchylenia się składającego ofertę (wykonawcy) uprawnia oblata do zatrzymania wadium. Po upływie terminu związania ofertą instytucja ta chroni oferenta, tj. daje mu prawo do uchylenia się od zawarcia umowy bez możliwości poniesienia tego negatywnych konsekwencji – nawet w przypadku przyjęcia oferty przez jej adresata i istnienia po jego stronie woli zawarcia umowy. Nie oznacza to jednak, iż po upływie terminu związania ofertą nie może dojść do zawarcia umowy, gdyż w takim przypadku brak jest jedynie po stronie składającego ofertę (wykonawcy) takiego obowiązku. Jeżeli po upływie terminu związania ofertą istnieje zgodna wola stron zawarcia umowy wola ta może zostać zmaterializowana poprzez jej podpisanie.”.

W świetle przepisów PZP należy uznać, że ustawodawca zrezygnował z wyznaczania maksymalnego terminu, w którym powinna zostać zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego. W art. 94 PZP określono jedynie minimalne terminy, przed upływem których umowa nie może zostać zawarta.

Zgodnie z tą regulacją zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego (z zastrzeżeniem art. 183 PZP), w terminie:

1. nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 PZP, albo 15 dni – jeżeli zostało przesłane w inny sposób – w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP;
2. nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 PZP, albo 10 dni – jeżeli zostało przesłane w inny sposób – w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP.

Co to oznacza? Że zawarcie umowy z wykonawcą po upływie terminu związania ofertą należy uznać za dopuszczalne, lecz z jednym zastrzeżenie: wykonawca musi wyrazić na to zgodę, a zamawiający nie ma żadnych środków, aby “przymusić” wykonawcę do zawarcia takiej umowy.

Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w orzecznictwie. W uchwale z dnia 24 maja 2011 r. KIO¹ wskazała, że:

„(…) po upływie terminu związania ofertą, oferta nadal pozostaje ofertą, a to nie uprawnia zamawiającego do automatycznego nierozpatrywania takiej oferty” oraz, że „brak związania ofertą oznacza tylko brak obowiązku zrealizowania treści oferty po stronie wykonawcy, ale nie oznacza braku prawa tegoż wykonawcy do zrealizowania treści oferty. Skoro zatem żaden przepis prawa nie zakazuje wyboru oferty wykonawcy, który swoją ofertą związany już nie jest, nie ma podstaw, aby nie dokonywać oceny tej oferty. W związku z powyższym Zamawiający, na którym ciąży obowiązek wybrania oferty najkorzystniej wg kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i ogłoszeniu, powinien zwrócić się do wykonawcy nie związanego ofertą z pytaniem, czy ten jest gotowy mimo braku związania ofertą, zawrzeć umowę na warunkach wskazanych w tej ofercie. Gotowość wyrażona przez wykonawcę obliguje Zamawiającego do zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę.”.

W innym orzeczeniu KIO (por. wyrok KIO/UZP 1070/10) możemy przeczytać:

„PZP w brzmieniu obowiązującym, w tym również jej art. 94 ust. 1, nie obliguje stron postępowania do zawarcia umowy przed upływem terminu związania ofertą. W konsekwencji przekroczenie tego terminu nie może być ocenione jako wada postępowania uniemożliwiająca zawarcie ważnej umowy.”.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że nie ma przeszkód prawnych uniemożliwiających zawarcie z wykonawcą umowy po upływie terminu związania ofertą.