Obowiązek tłumaczenia na język polski przedmiotowych środków dowodowych i innych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia

Z uwagi na międzynarodowy charakter rynku zamówień publicznych, w tym zwłaszcza ubieganie się o udzielenie zamówień przez wykonawców zagranicznych lub z wykorzystaniem zagranicznych dostaw, coraz częściej w toku postępowań funkcjonują dokumenty sporządzone w językach obcych. Posługiwanie się takim dokumentami, które mogą stanowić np. przedmiotowe lub podmiotowe środki dowodowe, rodzi jednak szereg praktycznych wątpliwości, w szczególności w zakresie konieczności ich tłumaczenia. Problematyczne są przy tym nie tylko kwestie związane z zakresem i formą tłumaczeń, ale także dotyczące skutków braku tłumaczeń lub ich wadliwości. Artykuł ma na celu przybliżenie wybranych zagadnień związanych z tłumaczeniem dokumentów składanych przez wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Kiedy konieczne jest przedstawienie tłumaczenia przedmiotowych i podmiotowych środków dowodowych w PZP? 

W myśl art. 20 ust. 2 PZP zasadą jest prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w języku polskim. Ustawodawca przewidział w art. 20 ust. 3 PZP wyjątek przyznając zamawiającemu uprawnienie do dopuszczenia – w uzasadnionych przypadkach – możliwości złożenia m.in. oferty, oświadczeń lub innych dokumentów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym. Dotyczy to w szczególności języka angielskiego, który jest powszechnie używany w kontaktach biznesowych. Zgoda zamawiającego na odstępstwo od zasady języka polskiego powinna być jednak wyraźna oraz nastąpić w dokumentach zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu. 

Jeśli zamawiający nie skorzystał z powyższej możliwości, w przypadku składania w toku postępowania jakichkolwiek dokumentów sporządzonych w języku obcym, w tym obejmujących przedmiotowe i podmiotowe środki dowodowe, konieczne jest przedstawienie przez wykonawcę również ich tłumaczenia na język polski. 

Analizując wymóg przedstawienia tłumaczenia dokumentów należy w pierwszej kolejności zauważyć, że ma on bezwzględny charakter. Nie dotyczy jedynie tych sytuacji, gdy zamawiający wyraził zgodę na odstępstwo od zasady języka polskiego na podstawie art. 20 ust. 3 PZP.  

W praktyce obrotu gospodarczego posługiwanie się obcojęzycznymi dokumentami, w tym zwłaszcza stanowiącymi przedmiotowe środki dowodowe, jest jednak bardzo częstą sytuacją, a wręcz bywa nieuniknione. Dokumenty takie najczęściej sporządzone są w języku angielskim, a znajomość tego języka staje się powszechna również wśród zamawiających. Może więc pojawić się wątpliwość, czy zamawiający również w takiej sytuacji zobowiązany jest do żądania tłumaczenia. Z odpowiedzią przychodzi orzecznictwo KIO, w którym podkreśla się, że nie ma znaczenia to, czy zamawiający dysponuje kadrą znającą dany język obcy, w którym złożono dokumenty, gdyż znajomość taka nie zwalnia wykonawcy z obowiązku złożenia dokumentu wraz z tłumaczeniem na język polski (por. wyrok KIO z dnia 8 lipca 2021 r., sygn. akt KIO 1723/21, Legalis nr 2624617). 

W jaki sposób należy dokonać tłumaczenia dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia? 

Przepisy Prawa zamówień publicznych formułując zasadę języka polskiego nie precyzują, w jaki sposób należy dokonać tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym. Kwestii tej nie wyjaśniają również przepisy wykonawcze. W § 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) wskazano jedynie, że podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. 

Należy zatem zauważyć, że na gruncie obowiązujących przepisów w doktrynie i orzecznictwie dominuje pogląd, iż tłumaczenie dokumentu składanego w języku obcym może zostać wykonane samodzielnie przez wykonawcę i nie ma wymogu sporządzania tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. Ogranicza to więc formalizm, a także koszty związane z pozyskaniem tłumaczenia.