Z uwagi na międzynarodowy charakter rynku zamówień publicznych, w tym zwłaszcza ubieganie się o udzielenie zamówień przez wykonawców zagranicznych lub z wykorzystaniem zagranicznych dostaw, coraz częściej w toku postępowań funkcjonują dokumenty sporządzone w językach obcych. Posługiwanie się takim dokumentami, które mogą stanowić np. przedmiotowe lub podmiotowe środki dowodowe, rodzi jednak szereg praktycznych wątpliwości, w szczególności w zakresie konieczności ich tłumaczenia. Problematyczne są przy tym nie tylko kwestie związane z zakresem i formą tłumaczeń, ale także dotyczące skutków braku tłumaczeń lub ich wadliwości. Artykuł ma na celu przybliżenie wybranych zagadnień związanych z tłumaczeniem dokumentów składanych przez wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Kiedy konieczne jest przedstawienie tłumaczenia przedmiotowych i podmiotowych środków dowodowych PZP?W myśl art. 20 ust. 2 PZP zasadą jest prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w języku polskim. Ustawodawca przewidział w art. 20 ust. 3 PZP wyjątek przyznając zamawiającemu uprawnienie do dopuszczenia – w uzasadnionych przypadkach – możliwości złożenia m.in. oferty, oświadczeń lub innych dokumentów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym. Dotyczy to w szczególności języka angielskiego, który jest powszechnie używany w kontaktach biznesowych. Zgoda zamawiającego na odstępstwo od zasady języka polskiego powinna być jednak wyraźna oraz nastąpić w dokumentach zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu. Jeśli zamawiający nie skorzystał z powyższej możliwości, w przypadku składania w toku postępowania jakichkolwiek dokumentów sporządzonych w języku obcym, w tym obejmujących przedmiotowe i podmiotowe środki dowodowe, konieczne jest przedstawienie przez wykonawcę również ich tłumaczenia na język polski. Analizując wymóg przedstawienia tłumaczenia dokumentów należy w pierwszej kolejności zauważyć, że ma on bezwzględny charakter. Nie dotyczy jedynie tych sytuacji, gdy zamawiający wyraził zgodę na odstępstwo od zasady języka polskiego na podstawie art. 20 ust. 3 PZP. W praktyce obrotu gospodarczego posługiwanie się obcojęzycznymi dokumentami, w tym zwłaszcza stanowiącymi przedmiotowe środki dowodowe, jest jednak bardzo częstą sytuacją, a wręcz bywa nieuniknione. Dokumenty takie najczęściej sporządzone są w języku angielskim, a znajomość tego języka staje się powszechna również wśród zamawiających. Może więc pojawić się wątpliwość, czy zamawiający również w takiej sytuacji zobowiązany jest do żądania tłumaczenia. Z odpowiedzią przychodzi orzecznictwo KIO, w którym podkreśla się, że nie ma znaczenia to, czy zamawiający dysponuje kadrą znającą dany język obcy, w którym złożono dokumenty, gdyż znajomość taka nie zwalnia wykonawcy z obowiązku złożenia dokumentu wraz z tłumaczeniem na język polski (por. wyrok KIO z dnia 8 lipca 2021 r., sygn. akt KIO 1723/21, Legalis nr 2624617). Jak należy tłumaczyć środki dowodowe w postępowaniu PZP?Przepisy Prawa zamówień publicznych formułując zasadę języka polskiego nie precyzują, w jaki sposób należy dokonać tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym. Kwestii tej nie wyjaśniają również przepisy wykonawcze. W § 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) wskazano jedynie, że podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. Należy zatem zauważyć, że na gruncie obowiązujących przepisów w doktrynie i orzecznictwie dominuje pogląd, iż tłumaczenie dokumentu składanego w języku obcym może zostać wykonane samodzielnie przez wykonawcę i nie ma wymogu sporządzania tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. Ogranicza to więc formalizm, a także koszty związane z pozyskaniem tłumaczenia. Z przepisów nie wynika jednak w jakiej formie i w jaki sposób wykonawca może dokonać tłumaczenia, w szczególności, czy tłumaczenie musi przybrać formę odrębnego dokumentu, obejmować wszystkie elementy treści, zawierać podpis wykonawcy, zostać przedstawione w oryginale lub poświadczonej kopii. W tym zakresie w doktrynie i orzecznictwie wyrażane są następujące poglądy: Nie spełnia wymogu przedłożenia tłumaczenia, złożenie innego dokumentu (np. pisma przewodniego, czy odrębnego oświadczenia) objaśniającego w języku polskim treść dokumentów w języku obcym (por. wyrok KIO z dnia 18 marca 2022 r., sygn. akt KIO 510/22, Legalis nr 2700536). W stanie faktycznym tej sprawy wykonawca na wezwanie z art. 128 ust. 1 PZP przedstawił certyfikaty mające potwierdzać zakres uprawnień serwisantów i odbyte przez nich szkolenia bez tłumaczenia na język polski, choć taki wymóg przewidziano w SWZ. Przedstawił natomiast pismo przewodnie zawierające jedynie oświadczenie innego podmiotu, że składa certyfikaty potwierdzające kwalifikacje osób wskazanych w wykazie osób, które poza wylistowaniem tych certyfikatów nie zawierało ich tłumaczenia. Zdaniem KIO wykonawca nie wypełnił wymagania potwierdzenia posiadania uprawnień i odbycia szkoleń stosownymi certyfikatami, a tym samym nie wykazał spełnienia warunku udziału w postępowaniu. W przypadku, gdy wykonawca posługuje się dokumentami sporządzonym w języku obcym obligatoryjnie wraz z takim dokumentem powinien przedłożyć jego tłumaczenie na język polski. Dokument sporządzony w języku obcym wraz tłumaczeniem tego dokumentu na język polski stanowią pełną całość i są ze sobą nierozerwalnie związane. Podkreślić należy, że ustawodawca w omawianym zakresie posługując się określeniem „składane są wraz” nie pozostawił wykonawcom operującym takim dokumentem dowolności i nakazał wraz dokumentem w języku obcym składanie jego tłumaczenia na język polski (por. wyrok KIO z dnia 31 sierpnia 2012 r., sygn. akt KIO 1749/12, Legalis nr 2715104). Brak przetłumaczenia pieczęci, not notarialnych lub innego elementu znajdującego się w dokumencie i zasadniczo nie stanowiącego o jego treści nie stanowi o dyskwalifikacji takiego tłumaczenia, ponieważ brak przetłumaczenia takich elementów nie ma wpływu na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu (por. wyrok KIO z dnia 18 czerwca 2013 r., sygn. akt KIO 1308/13, Legalis nr 738275; wyrok SO w Warszawie z dnia 28 października 2011 r., sygn. akt XXIII Ga 666/11, Legalis nr 1336805). Brak wyraźnego zastrzeżenia w obecnym stanie prawnym, że dokumenty składane są wraz z tłumaczeniem poświadczonym przez wykonawcę, nie oznacza dowolności co do formy złożonych tłumaczeń. Tłumaczenia powinny być traktowane jak integralna część tłumaczonego dokumentu, a zatem stosuje się do ich formy rygory określone w przepisach wykonawczych. Tłumaczenia powinny być zatem złożone w oryginale (co oznacza konieczność ich podpisania) lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę (por. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane [w:] Zamówienia publiczne. Akty wykonawcze. Komentarz, wyd. 1, red. J. Pieróg, Warszawa 2015, § 7, nb 3). Kiedy pismo przewodnie może być uznane za tłumaczenie dokumentów w PZP? W praktyce wątpliwości, czy wykonawca przedstawił tłumaczenie, mogą dotyczyć zwłaszcza sytuacji, gdy w treści pisma przewodniego (np. wniesionego w odpowiedzi na wezwanie do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w trybie art. 107 ust. 2 PZP), wykonawca przedstawi tłumaczenie treści takiego środka dowodowego stanowiącego odrębny dokument. W świetle przywołanego powyżej wyroku KIO (sygn. akt KIO 510/22) złożenie takiego pisma przewodniego objaśniającego treść załączonego oświadczenia w języku obcym nie spełnia wymogu przedłożenia tłumaczenia dokumentu. Trzeba jednak zauważyć, że w analizowanym przez KIO stanie faktycznym pismo przewodnie zawierało jedynie wyliczenie dokumentów bez ich tłumaczenia. Z przepisów nie wynika natomiast obowiązek przedstawienia tłumaczenia w postaci odrębnego dokumentu zawierającego wyłącznie przełożenie treści obcojęzycznego dokumentu. Ponadto pismo przewodnie jest dokumentem sporządzonym i podpisanym przez wykonawcę. Natomiast mając na uwadze stanowisko KIO w sprawie o sygn. akt KIO 1308/13 brak tłumaczenia pieczęci, czy stopki dokumentu nie dyskwalifikuje tłumaczenia. Przyjmując więc funkcjonalne rozumienie pojęcia „tłumaczenia” nie można jednoznacznie wykluczyć, że w pewnych sytuacjach również pismo przewodnie wykonawcy będzie spełniało warunki do uznania go za takie tłumaczenie. Jakie są konsekwencje braku przedstawienia tłumaczenia? W ocenie KIO brak złożenia tłumaczenia oznacza, że wykonawca nie złożył przedmiotowego środka dowodowego i jego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia (por. wyrok KIO z dnia 8 lipca 2021 r., sygn. akt KIO 1723/21, Legalis nr 2624617). Pojawia się więc pytanie, jakie czynności może lub powinien podjąć zamawiający w takiej sytuacji, w szczególności czy zamawiający może wezwać do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, zażądać od wykonawcy wyjaśnień albo czy powinien odrzucić ofertę. Co do zasady brak złożenia tłumaczenia przedmiotowego środka dowodowego jest objęty dyspozycją art. 107 ust. 2 PZP. Brak w tym zakresie może więc podlegać uzupełnieniu na wezwanie zamawiającego. Trzeba jednak pamiętać, że wezwanie w trybie art. 107 ust. 2 PZP ma charakter jednorazowy. Jeśli więc wykonawca został już uprzednio wezwany do uzupełnienia brakujących przedmiotowych środków dowodowych i w odpowiedzi nie złożył dokumentu wraz z tłumaczeniem, to zamawiający nie będzie mógł ponowić wezwania w zakresie samego tłumaczenia. Kolejne wezwanie dotyczyłoby bowiem uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w tym samym zakresie, tj. złożenia tego samego dokumentu, ale wraz z tłumaczeniem, przy czym oryginał w języku obcym i tłumaczenie stanowią całość i są ze sobą nierozerwalnie związane. Tymczasem jednokrotność wezwania oznacza, że zamawiający może żądać uzupełnienia dokumentu z tej samej przyczyny tylko raz w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Możliwość jednorazowego skorzystania z art. 107 ust. 2 PZP nie wynika wprawdzie wprost z treści przepisu. W uzasadnieniu projektu ustawy (Druk nr 3624, s. 35 uzasadnienia) wskazano jednak, że: „Przepis art. 107 ust. 2 ustawy wprowadza przepis dotyczący obowiązku uzupełniania przedmiotowego środka dowodowego, jeśli (1) nie został on złożony, (2) złożony przedmiotowy środek dowodowy jest niekompletny. Norma z art. 107 ust. 2 ustawy jest wzorowana na dotychczasowej normie z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, choć zawiera istotne różnice względem „podmiotowej” regulacji dotyczącej uzupełniania dokumentów. Po pierwsze, dopuszczalne będzie tylko (jednorazowe) uzupełnienie „braków formalnych”, tj. braku dokumentu lub niekompletnego dokumentu, który nie pozwala przesądzić merytorycznie o wartości oferty”. Zasada jednokrotnego wzywania do uzupełnienia przedmiotowych/podmiotowych środków dowodowych znajduje też potwierdzenie w orzecznictwie KIO i doktrynie (zob. wyrok KIO z dnia 25 lutego 2022 r., sygn. akt KIO 318/22, Legalis nr 2714983; wyrok KIO z dnia 19 lipca 2021 r., sygn. akt KIO 1813/21, LEX nr 3287931; wyrok KIO z dnia 9 marca 2012 r., sygn. akt KIO 424/12, Legalis nr 532450; postanowienie KIO z dnia 22 stycznia 2008 r., sygn. akt KIO/UZP 94/07, Legalis nr 99453; P. Granecki, I. Granecka, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. 2, Warszawa 2024, art. 107, nb 7). Wielokrotne wzywanie do uzupełnienia dokumentów z tej samej przyczyny godziłoby w zasadę uczciwej konkurencji. Przyjmując za KIO, że brak złożenia tłumaczenia oznacza całkowity brak złożenia przedmiotowego środka dowodowego, nie będą zachodziły podstawy do żądania od wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowego środka dowodowego w trybie art. 107 ust. 4 PZP. Ponadto zastosowanie tego przepisu służy wyłącznie wyjaśnieniu treści oświadczeń i dokumentów, nie zaś tworzeniu nowych treści lub nowych dokumentów. Na marginesie – zastosowanie art. 107 ust. 4 PZP nie może też prowadzić do obejścia zasady jednokrotności wezwania z art. 107 ust. 2 PZP. Jeśli więc wykonawca nie przedstawi tłumaczenia przedmiotowego środka dowodowego, co będzie traktowane na równi z brakiem złożenia takiego środka, przy jednoczesnej niemożności uzupełnienia braku, konieczne stanie się odrzucenie oferty przez zamawiającego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) PZP wobec niezłożenia w przewidzianym terminie przedmiotowego środka dowodowego oraz art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP wobec niezgodności treści oferty z warunkami zamówienia.